Wyobraźmy sobie niewielkie stowarzyszenie lokalne założone na początku 2025 roku lub w 2024 roku, które chce ożywić swoją społeczność – np. zorganizować cykl warsztatów dla młodzieży w gminie. Członkowie słyszeli, że są różne granty i dotacje dla organizacji pozarządowych, ale nie wiedzą, jak się za to zabrać. Ten artykuł jest właśnie dla takich osób – początkujących działaczy NGO, którzy potrzebują przystępnego omówienia tematu. Krok po kroku przedstawimy, czym są granty, jak działają konkursy dotacyjne i jak praktycznie zdobywać fundusze na działalność społeczną w 2026 roku. Wszystko okraszone przykładami z życia – dzięki czemu łatwiej będzie zrozumieć, jak teoria przekłada się na praktykę.
Granty to dziś jedno z kluczowych źródeł finansowania NGO. Nawet niewielka fundacja czy klub sportowy, dzięki dotacji, mogą zrealizować projekt, który bez wsparcia finansowego byłby niemożliwy. Z drugiej strony, zdobywanie grantów wymaga pewnej wiedzy i umiejętności – to trochę jak konkurs piękności projektów: trzeba przekonać komisję, że to nasz pomysł zasługuje na wsparcie. Poniżej omawiamy najważniejsze kwestie, które powinien znać każdy społecznik myślący o grantach.
Czym są granty i dotacje? – zrozumieć podstawy
Grant (dotacja) to bezzwrotna pomoc finansowa udzielana organizacji na realizację określonych działań. W odróżnieniu od np. kredytu, grantu nie trzeba zwracać, o ile wyda się go zgodnie z celem i zasadami ustalonymi przez dającego środk. Można to porównać do sytuacji, w której sponsor daje pieniądze na zorganizowanie koncertu charytatywnego – nie oczekuje zwrotu, ale wymaga, by koncert się odbył, a pieniądze zostały wydane np. na wynajem sceny, nagłośnienie, promocję itp. Jeśli coś zostanie – niewykorzystane fundusze oddajemy sponsorowi, bo były przeznaczone na koncert.
Każdy grantodawca (instytucja lub firma przyznająca dotację) określa z góry reguły gry: cel programu, na co wolno przeznaczyć pieniądze, w jakim czasie trzeba zrealizować zadanie oraz jak rozliczyć projekt. Przykład: gmina X ogłasza konkurs na projekty sportowe dla młodzieży – można dostać do 5000 zł na treningi lub zawody, realizacja do końca roku, a po wszystkim należy złożyć sprawozdanie i faktury. Nasze stowarzyszenie składa ofertę, wygrywa i dostaje dotację – musi więc przeprowadzić te treningi dla młodzieży, a pieniądze wydać zgodnie z kosztorysem (np. na sprzęt sportowy, opłacenie trenera). Jeśli uda kupić się sprzęt taniej i zostaną na koncie np. 200 zł, tę kwotę zwracamy gminie – bo nie wykorzystaliśmy jej zgodnie z celem.
Granty/dotacje mogą pochodzić z wielu źródeł. Ogólnie dzielimy je na: publiczne (państwowe i samorządowe), unijne/miedzynarodowe oraz prywatne (np. od firm). Dla NGO oznacza to naprawdę szeroki wachlarz możliwości. W praktyce jednak każda organizacja powinna szukać takich źródeł, które pasują do jej wielkości, doświadczenia i profilu działania. Zacznijmy od pytania: kto właściwie może starać się o granty?
Kto daje pieniądze, a kto może je dostać – przystępnie o grantodawcach i grantobiorcach
Kto przyznaje granty? W Polsce głównymi darczyńcami dla NGO są: administracja publiczna (rządowa i samorządowa), Unią Europejska (poprzez swoje programy), oraz prywatne podmioty (fundacje, firmy). Mówiąc prościej: o pieniądze możemy się starać m.in. w ministerstwach, urzędach marszałkowskich czy gminach, w instytucjach rozdających fundusze unijne, a także w fundacjach korporacyjnych czy stowarzyszeniach, które same prowadzą programy dotacyjne. Dla przykładu: Ministerstwo Kultury co roku daje dotacje na projekty kulturalne, Unia Europejska finansuje projekty edukacyjne (Erasmus+) czy społeczne (EFS+), z kolei np. Fundacja ORLEN jako prywatny podmiot przyznaje granty lokalnym społecznościom w programie “Moje miejsce na Ziemi”.
Kto może dostać dotację? Zdecydowana większość konkursów jest adresowana do organizacji pozarządowych – a to pojęcie obejmuje m.in. fundacje, stowarzyszenia (w tym kluby sportowe) oraz Ochotnicze Straże Pożarne i koła gospodyń wiejskich. Wszystkie te podmioty to NGO, choć różnią się strukturą i działają na różnych polach. Ważne jest to, że nawet bardzo małe, świeżo zarejestrowane NGO mają prawo startować w wielu konkursach.
Żeby zobrazować: Fundacja Młodzi Razem (wymyślona na potrzeby przykładu) powstała w styczniu 2025. Już w marcu 2025 złożyła wniosek w programie gminnym o mikrodotację 4 tys. zł na festyn rodzinny – i dostała te środki, choć nie miała doświadczenia. Gmina doceniła ciekawy pomysł i fakt, że fundacja ta skupia aktywnych mieszkańców. Ten przykład pokazuje, że “młodość” NGO nie przekreśla szans – kluczem jest spełnienie wymogów formalnych i dobry projekt.
Oczywiście, każdy konkurs ma swoje warunki. Np. w programach unijnych często wymaga się, by organizacja istniała minimum 2 lata i miała jakieś osiągnięcia. Są dotacje tylko dla OPP (organizacji pożytku publicznego), czyli takich, które działają dłużej i spełniają dodatkowe kryteria. Bywają konkursy dla określonych typów – np. tylko dla jednostek OSP (straży pożarnych) na sprzęt ratowniczy, albo tylko dla klubów sportowych na szkolenie dzieci. Dlatego zawsze czytajmy uważnie dla kogo jest konkurs. Na szczęście ogłoszenia zwykle jasno to precyzują.
Skąd pozyskać fundusze? – główne źródła grantów na przykładach
Omówmy teraz główne źródła dotacji dla NGO, posługując się przykładami, co w praktyce może znaczyć dla organizacji:
- Lokalne dotacje samorządowe: To często pierwsze granty, po które sięgają nowe fundacje czy stowarzyszenia. Prawie każda gmina w Polsce ogłasza konkursy ofert dla NGO na realizację zadań publicznych – w dziedzinach takich jak kultura, sport, edukacja, pomoc społeczna itd. Na przykład gmina N może ogłosić konkurs: “Organizacja czasu wolnego dla dzieci i młodzieży w 2026 roku” z pulą 50 tys. zł, gdzie pojedyncza organizacja może dostać powiedzmy do 10 tys. zł na swój projekt. Małe stowarzyszenie z tej gminy, prowadzące klub szachowy, pisze ofertę na cykl turniejów szachowych i prosi o 8 tys. zł. Jeśli wszystko dobrze opisze – ma duże szanse, bo konkurencja lokalna jest ograniczona, a cel wpisuje się w priorytety gminy. Przykład konkret: W 2025 r. miasto Kraków przeznaczyło 120 tys. zł na mikrodotacje w ramach programu rewitalizacji osiedli – dofinansowano m.in. ogród społecznościowy inicjatywy mieszkańców Nowej Huty. Taka historia zachęca inne miasta do podobnych programów. Dodatkowo istnieje tryb tzw. małych grantów – gdy potrzeba szybko dofinansować oddolną inicjatywę, samorząd może z pominięciem konkursu dać do 10 tys. zł (organizacja składa uproszczony wniosek, a urząd w 7 dni ocenia) To sposób np. na dofinansowanie nagłego wydarzenia (jubileuszu, zawodów), gdy jest mało czasu.
- Konkursy ministerialne (rządowe): Na szczeblu krajowym mamy duże programy, gdzie stawka jest wyższa. NOWEFIO – Fundusz Inicjatyw Obywatelskich – to flagowy program wspierania rozmaitych działań obywatelskich. W konkursie ogólnopolskim można wygrać nawet 300 czy 400 tys. zł na projekt dwuletni, obejmujący np. aktywizację mieszkańców wielu gmin. Dla kontrastu, w ramach FIO działają też mikrogranty regionalne – np. 5–10 tys. zł – rozdawane przez organizacje pozarządowe jako operatorów, skierowane do młodych organizacji i grup. Przykład: w województwie mazowieckim program “Mazowsze Lokalnie” (inspirowany FIO) co roku finansuje ~150 małych projektów do 5 tys. zł każden: KGW organizuje warsztaty kulinarne, OSP robi piknik bezpieczeństwa, lokalna grupa nieformalna tworzy mural z młodzieżą. Inne programy rządowe: np. PROO daje dotacje na rozwój samych organizacji (jak opisano wyżej), jest też program Aktywni+ (dla projektów senioralnych), Sportowe Wakacje+ (dla klubów sportowych na lato) itp. Jeśli np. nasz klub piłkarski “Iskra” działa na wsi, może złożyć wniosek do Ministerstwa Sportu o dotację na obóz sportowy – powiedzmy 15 tys. zł, gdzie ministerstwo pokryje 80%, a klub 20%. Często w tych programach rządowych trzeba wykazać się dobrym przygotowaniem – konkurencja jest ogólnopolska. Ale duże programy starają się dzielić środki po równo regionami, dają też bonusy punktowe małym lub nowym NGO, więc warto próbować.
- Fundusze europejskie i EOG: Tutaj gra toczy się o większe pieniądze, ale i projekty są bardziej skomplikowane. Przykład: stowarzyszenie ekologiczne z Podkarpacia weszło w partnerstwo z kilkoma innymi NGO z UE i złożyło projekt do programu LIFE na ochronę mokradeł – budżet projektu 1 mln euro, w tym dla polskiego partnera 200 tys. euro. Brzmi kosmicznie dla małej organizacji? A jednak – aby dostać taką dotację, stowarzyszenie musiało udowodnić kompetencje (mieli w zespole doktora biologii), zaangażować samorząd i ekspertów. Udało się i teraz realizują projekt, którego rozmach przerósł ich wyobrażenia. Inny przykład z EOG: w programie Aktywni Obywatele mała fundacja z miasteczka zdobyła grant 90 tys. euro na utworzenie centrum porad prawnych i wsparcie ofiar przemocy. Wniosek napisali przy pomocy bardziej doświadczonej organizacji (mentoring), ale fundusze wzięli na siebie i świetnie sobie radzą. Morał: fundusze międzynarodowe wymagają profesjonalizmu, ale są osiągalne, jeśli nasz pomysł jest naprawdę dobry, a my gotowi do ciężkiej pracy przy wniosku i potem projekcie.
- Inne formy wsparcia: Organizacje, zwłaszcza te o statusie pożytku publicznego (OPP), nie powinny zapominać o 1,5% podatku. Jeśli dopiero raczkujesz jako NGO, to perspektywa OPP jest kilkuletnia (trzeba działać min. 2 lata i spełnić kryteria), ale docelowo to ważne źródło – np. znany klub sportowy z tytułu 1% (teraz 1,5%) zbiera co roku 30 tys. zł i to finansuje szkolenie dzieci bez potrzeby pisania projektów. Crowdfunding – przykłady są wszędzie: zbiórka na schronisko dla zwierząt zebrała 200% założonej kwoty; społeczność ufundowała operację choremu dziecku; zrzutka na remont siedziby stowarzyszenia przyniosła potrzebne 15 tys. zł. To pokazuje, że czasem zamiast liczyć tylko na granty, warto zaangażować ludzi dobrej woli. Co więcej, taki sukces zbiórki można potem “pokazać” grantodawcy: patrzcie, ludzie nas wsparli swoimi pieniędzmi, więc nasz projekt ma sens – zwiększa to wiarygodność.
Podsumowując tę część: źródeł finansowania NGO jest wiele i dla każdego coś się znajdzie. Mamy opowieści organizacji, którym się udało – od lokalnych festynów sfinansowanych z gminnych dotacji, po poważne projekty wspierane przez Brukselę czy Oslo (fundusze norweskie). Ważne, by ocenić realistycznie swoje siły i zacząć od grantów na miarę organizacji. Jeśli jesteś małą fundacją, spróbuj najpierw mikrograntu z gminy lub programu FIO – zyskasz doświadczenie. Gdy okrzepniesz, sięgniesz po większe wyzwania.
Jak przygotować się do aplikowania o grant – omówienie procesu z perspektywy NGO
Wiele osób pyta: “No dobrze, wiemy gdzie szukać pieniędzy, ale jak w praktyce wygląda zdobycie grantu?”. Prześledźmy to jak historię pewnej organizacji – będzie łatwiej zrozumieć poszczególne etapy.
Przykład sytuacyjny: Stowarzyszenie “Razem dla Sztuki” działa od roku w małym mieście. Chcą zorganizować pierwszy w historii miasta festiwal street art – murale, warsztaty grafitti, koncert hip-hopowy, włączając młodzież i lokalnych artystów. Mają zapał, pomysł, ale brak funduszy. Postanawiają aplikować o grant. Co robią krok po kroku?
- Krok 1: Szukanie konkursu i czytanie ogłoszenia. Lider stowarzyszenia sprawdza ngo.pl i dowiaduje się, że Urząd Marszałkowski woj. X ma konkurs na projekty kulturalne dla młodzieży, maksymalna dotacja 50 tys. zł, termin składania – za miesiąc. To strzał w dziesiątkę – ich pomysł idealnie pasuje, bo festiwal street art jest kulturalno-młodzieżowy. Ściągają więc regulamin konkursu i go czytają. Zapisują kluczowe rzeczy: cele (aktywizacja kulturalna młodzieży), wymagania (projekt musi odbyć się do 31.10.2026, grupa docelowa 13-30 lat, wkład własny 10% wymagany, sprawozdanie 30 dni po zakończeniu). Sprawdzają kryteria oceny – dużo punktów za innowacyjność, partnerstwa lokalne, trwałość efektów. W głowie już rodzą się pomysły, jak to ująć.
- Krok 2: Planowanie projektu (cele, działania, rezultaty). Zwołują spotkanie w 5-osobowym zarządzie. Burza mózgów: co dokładnie ma się zadziać na festiwalu? Ustalają, że: przez 3 miesiące powstanie 5 murali na budynkach miejskich (każdy mural to warsztaty dla młodzieży z artystą), do tego finałowy koncert hip-hop z młodymi wykonawcami, plus wystawa prac. Cel projektu: zwiększenie zaangażowania młodzieży w kulturę street art i ożywienie przestrzeni miejskiej. Rezultaty: 50 młodych uczestników warsztatów, 5 murali, udział ok. 200 mieszkańców w wydarzeniach, poprawa estetyki miasta i integracja międzypokoleniowa (bo seniorzy też zostaną zaproszeni). Brzmi pięknie! Ważne – wszystkie te elementy pasują do założeń konkursu (a nawet mogą je przekroczyć kreatywnością).
- Krok 3: Budżet i zasoby. Siadają nad budżetem: farby i materiały malarskie – np. 5 muralów x 2000 zł = 10 000 zł; wynagrodzenia artystów prowadzących warsztaty – 5 osób x 1500 zł = 7500 zł; nagłośnienie i scena na koncert – 5000 zł; promocja (plakaty, ulotki, social media) – 2000 zł; koordynator projektu – 1 osoba x 3000 zł; drobne koszty (woda, kanapki dla uczestników warsztatów) – 1000 zł. Razem około 28 500 zł. Dodają 10% zapasu i wychodzi im 31 000 zł. Tyle mniej więcej będą wnioskować. Wiedzą, że wkład własny 10% muszą zapewnić – to ~3100 zł. Skąd je wezmą? Postanawiają, że część to praca wolontariuszy (np. członkowie stowarzyszenia włożą swoją pracę – mogą wycenić np. 100 godzin pracy po 30 zł, co już da 3000 zł wkładu rzeczowego), a brakujące 100 zł dołożą ze składek członkowskich. Uff, budżet dopięty tak, żeby urząd go przyjął (wolontariat bywa akceptowany jako wkład).
- Krok 4: Pisanie wniosku. Tutaj spędzą większość czasu. Wypełniają formularz oferty (online, w generatorze). Najważniejsze części to: opis projektu, uzasadnienie potrzeby, grupa odbiorców, cele i rezultaty, działania (harmonogram), budżet oraz informacje o wnioskodawcy. Starają się pisać językiem korzyści: “Nasz projekt zaangażuje młodzież, nauczy ich współpracy i da trwały efekt w postaci murali zdobiących miasto”. Uzasadniają potrzebę: “W naszym mieście brak dotąd wydarzeń street art, młodzież sygnalizowała taką potrzebę w ankietach – nasz festiwal odpowie na te oczekiwania”. Przy opisie działań robią listę chronologiczną: 1) Przygotowanie (czerwiec – nabór uczestników przez szkoły i internet), 2) Warsztaty muralowe (lipiec – 5 tygodni, w każdą sobotę inna lokalizacja muralu), 3) Przygotowanie koncertu (sierpień – próby lokalnych raperów, promocja), 4) Wrzesień – finał: koncert + odsłonięcie 5 muralu + wystawa zdjęć z procesu. Budżet wpisują zgodnie z wyliczeniami, rozpisany na kategorie, i zaznaczają wkład własny (praca wolontariuszy). W sekcji o wnioskodawcy piszą, że co prawda są nowi, ale mają za sobą udane mniejsze akcje (np. zrobili wcześniej z własnych środków jeden mural na szkole – to dla komisji sygnał, że potrafią). Całość starają się zmieścić w narzuconych limitach znaków, więc piszą konkretnie, punktami.
- Krok 5: Partnerstwa i listy poparcia (opcjonalnie). Ponieważ kryteria konkursu przewidują punkty za partnerów, stowarzyszenie zdobywa list poparcia od lokalnego domu kultury i od szkoły plastycznej z sąsiedniego miasta, która deklaruje przysłanie uczniów na warsztaty. Te dokumenty załączają do wniosku jako PDF. Upewniają się też, że statut stowarzyszenia i KRS mają pod ręką, bo trzeba je dołączyć.
- Krok 6: Sprawdzenie i złożenie wniosku. Gotowy wniosek dają do przeczytania znajomej, która pracuje w urzędzie gminy (ale nie zaangażowana w ten konkurs). Ona mówi: “Wszystko ok, tylko doprecyzujcie mierniki – np. wpiszcie, że powstanie 5 murali o łącznej powierzchni X m², komisja lubi konkretne dane”. Poprawiają to, korygują kilka zdań stylistycznie. W końcu, na dzień przed terminem, klikają “Wyślij” w generatorze. Dostają potwierdzenie złożenia oferty.
- Krok 7: Czekanie na wyniki i dalsze działania. Komisja zbiera się zapewne w ciągu miesiąca. W tym czasie stowarzyszenie nie próżnuje – rozgląda się za ewentualnymi sponsorami na wypadek, gdyby dotacji nie dostali (może jakaś lokalna firma budowlana da parę tysięcy?). Rozsądnie mieć plan B, ale liczą na wygraną. Po około 5 tygodniach przychodzi e-mail: “Gratulujemy, Państwa oferta otrzymała 87 punktów na 100 i została wybrana do dofinansowania kwotą 30 800 zł”. Radość! Teraz podpisują umowę z Urzędem Marszałkowskim (umowa precyzuje harmonogram płatności, zasady wydatkowania – np. że muszą stosować ustawę o zamówieniach publicznych powyżej pewnej kwoty, i że urząd wypłaci pieniądze w dwóch transzach: 80% na start, 20% po złożeniu sprawozdania). Można ruszać z projektem.
Ta historia pokazuje, jak wygląda proces od pomysłu do uzyskania grantu, na bardzo praktycznym poziomie. Oczywiście w różnych konkursach mogą być nieco inne elementy (np. czasem jest tylko ocena merytoryczna bez formalnej, czasem wymagany jest wkład własny finansowy, a nie wolontariat, itp.), ale ogólny przebieg jest podobny:
Ogólny przebieg (schemat):
- NGO składa ofertę – szuka konkursu, pisze wniosek odpowiadający na wymagania, składa go w terminie (papierowo lub elektronicznie).
- Ocena formalna – organizator sprawdza, czy wszystko jest kompletne, podpisane, czy NGO się kwalifikuje. Jeśli są braki, ofertę odrzuca się na tym etapie.
- Ocena merytoryczna – komisja (złożona z ekspertów, urzędników i czasem przedstawicieli NGO) przyznaje punkty według kryteriów: pomysłowość, zgodność z celami programu, realność budżetu, doświadczenie itp. Tworzy się lista rankingowa.
- Decyzja i ogłoszenie wyników – najczęściej zatwierdza je szef instytucji (np. wójt, minister) na podstawie rekomendacji komisji. Ogłaszana jest lista organizacji, które dostaną dotacje, i kwoty. Wtedy zaprasza się je do podpisania umów.
Pamiętajmy: Każdy konkurs może mieć swoją specyfikę, ale znajomość powyższego schematu bardzo pomaga poruszać się pewniej. Jeśli czegoś nie rozumiemy z procedur, zawsze można zadzwonić do organizatora – często podają numer do osoby kontaktowej, która wyjaśni wątpliwości.
Najczęstsze pytania i obawy związane z grantami – wyjaśnienia na przykładach
Na koniec odpowiedzmy na kilka typowych pytań, jakie nurtują zwłaszcza debiutujące organizacje, ilustrując odpowiedzi przykładami:
Pytanie 1: Czy małe NGO albo takie dopiero co założone mają realne szanse na dotacje?
Odpowiedź: Tak, choć trzeba mądrze dobierać konkursy. Są programy wręcz stworzone dla początkujących – np. lokalne mikrodotacje, NOWEFIO w ścieżce dla nowych NGO, czy Moc Małych Społeczności 2025 (program NIW dla małych wiejskich organizacji, w którym OSP, KGW i kluby z małych gmin dostały nawet po 10 tys. zł bez wkładu własnego). Przykład: Stowarzyszenie “Aktywni Razem” z małej wsi powstało w 2024, a już w 2025 zdobyło 5000 zł z lokalnego Ośrodka Działaj Lokalnie (program Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności) na warsztaty rękodzieła. Był to ich pierwszy wniosek, napisany z pomocą doświadczonej animatorki. Udało się, projekt zrealizowali, rozliczyli. Rok później – ośmieleni – startują w konkursie powiatowym o 15 tys. zł na kontynuację i też dostają. Jak widać, od czegoś trzeba zacząć, ale początki bywają udane. Ważne jest, by na starcie szukać “łatwiejszych” konkursów (prostych, lokalnych) i stopniowo zdobywać doświadczenie.
Pytanie 2: Ile czasu to wszystko zajmuje? Czy trzeba zatrudniać specjalistę od pisania projektów?
Odpowiedź: Napisanie pierwszego wniosku może zająć kilkanaście godzin rozłożonych na parę dni (zbieranie pomysłów, pisanie, poprawki). W miarę wprawy idzie szybciej. Są organizacje, które mają tzw. fundraiserów lub specjalistów od projektów, ale na początku często liderzy NGO sami są “ludźmi orkiestrami”. Przykład: Pani Maria – prezeska fundacji edukacyjnej – wspomina, że jej pierwszy wniosek (do FIO) pisała tydzień, ciągle coś zmieniając. Nie dostała wtedy dotacji. Poszła na szkolenie, dowiedziała się, co poprawić. Drugi wniosek poszedł sprawniej (2-3 dni pracy) i udało się zdobyć 30 tys. zł. Dziś Maria pisze kilka wniosków rocznie, każdy w jeden wieczór jest w stanie opracować z zarysu – bo wie już, na co zwracać uwagę. Nie zatrudnia profesjonalisty, bo nauczyła się tego sama. Oczywiście przy bardzo dużych, skomplikowanych projektach międzynarodowych warto konsultować się z kimś doświadczonym lub włączyć do zespołu specjalistę (choćby na umowę zlecenie). Ale przy typowych grantach krajowych spokojnie działacze NGO mogą sami skutecznie aplikować – jest mnóstwo poradników i szkoleń, a także grup na Facebooku, gdzie ludzie dzielą się wiedzą.
Pytanie 3: Czego unikać we wniosku? Co najczęściej dyskwalifikuje lub obniża ocenę?
Odpowiedź: Z praktyki wielu konkursów wynika, że główne powody odrzucenia to: błędy formalne, niezgodność projektu z celami programu oraz nieprzekonujący opis.
- Błędy formalne: Np. brak podpisu, brak załącznika, zły format dokumentu, złożenie po terminie – to wszystko można łatwo wyeliminować przez uważność i sprawdzenie checklisty przed wysyłką. Przykład: W konkursie gminnym w 2024 r. odpadły 3 oferty z 15, bo… organizacje zapomniały załączyć aktualnego odpisu z KRS. Wystarczył drobiazg, a projekt (merytorycznie dobry) nawet nie trafił do oceny.
- Niezgodność z celami: Gdy konkurs jest na projekty pro-ekologiczne, a ktoś składa pomysł na koncert rockowy – to oczywiście odpada. Czasem nie jest tak drastycznie, ale np. program chce aktywizować seniorów, a my skupiamy się głównie na dzieciach – komisja uzna, że nie trafiamy w sedno. Dlatego czytanie regulaminu i używanie w opisie języka, który odzwierciedla cele konkursu, jest tak ważne.
- Słaby opis: To pojęcie szerokie, ale często chodzi o: zbyt ogólnikowe przedstawienie pomysłu (“zrobimy fajne warsztaty i będzie super” – za mało konkretów), brak uzasadnienia potrzeby (“dlaczego akurat ten projekt jest ważny?”), niespójność (cel jedno, działania co innego), albo budżet oderwany od rzeczywistości. Przykład negatywny: Fundacja X napisała we wniosku, że zrobi szkolenia dla NGO w całym województwie, budżet 100 tys. zł – ale nie wykazała żadnego doświadczenia w szkoleniach, nie miała partnerów w regionie, a większość budżetu chciała przeznaczyć na wynagrodzenia dla siebie. Komisja to wychwytuje: “pachnie to chęcią pozyskania pieniędzy na własne koszty, bez gwarancji rezultatów”. Projekt przepadł. Przykład pozytywny: Stowarzyszenie Y aplikowało o podobne pieniądze na szkolenia, ale dołączyło listy poparcia od 10 organizacji z regionu, w budżecie znaczną część stanowiły koszty dojazdu uczestników i materiały (czyli korzyści dla grupy docelowej), a samo stowarzyszenie wzięło minimalne kwoty na koordynację. Komisja to czyta: “aha, oni faktycznie chcą szkolić innych, są skromni, mają poparcie – damy im punkty”.
Warto też unikać przesadnego “koloryzowania” – oczywiście chcemy pokazać projekt w jak najlepszym świetle, ale piszmy prawdę. Nie wpisujmy, że mamy 5 lat doświadczenia, jak działamy od roku (łatwo to sprawdzić choćby po KRS). Lepiej podkreślić inne atuty, np. zaangażowanie wolontariuszy czy partnerstwa.
Pytanie 4: Dostaliśmy dotację – i co teraz? Czyli czego dopilnować podczas realizacji i rozliczenia?
Odpowiedź: Po euforii z otrzymania grantu, trzeba zakasać rękawy i zrealizować projekt zgodnie z umową. To znaczy zrobić wszystko, co obiecaliśmy we wniosku, w terminach tam zapisanych, i wydać pieniądze tak jak w budżecie (albo bardzo podobnie). Niekiedy życie weryfikuje plany – np. jakiś wykonawca wypadnie, ceny wzrosną – wtedy kontaktujemy się z grantodawcą i pytamy, czy możliwa jest zmiana (często drobne przesunięcia w budżecie są dozwolone, np. do 15%, ale poważniejsze wymagają aneksu). Po zakończeniu robimy sprawozdanie: opisujemy co się udało, załączamy materiały (zdjęcia, listy obecności) i rozliczamy wydatki fakturami. Instytucja sprawdza i akceptuje (lub prosi o poprawki). Później przechowujemy dokumenty parę lat, bo może być kontrola.
Przykład: Klub sportowy zdobył 10 tys. zł na zakup strojów i organizację turnieju. W trakcie okazało się, że stroje są tańsze niż zakładano, więc zostało 1000 zł niewykorzystane – klub zwrócił je na konto urzędu (to dobrze, nie kombinowali na siłę wydawać). Turniej wyszedł świetnie, ale niestety zapomnieli wydrukować logotypów ministerstwa na banerze (co było wymagane). Kontroler to zauważył, ale skończyło się na upomnieniu, bo cała reszta się zgadzała. Klub nauczył się, że następnym razem zadbają o promocję darczyńcy zgodnie z wytycznymi. Ogólnie – jeśli uczciwie wykonamy, co zadeklarowaliśmy, i rozliczymy się dokładnie, to nie ma się czego bać. Instytucje chcą dawać pieniądze i widzieć efekty, nie szukają haków na NGO.
