Szkolne kluby sportowe (SKS) działające przy szkołach często zastanawiają się, czy mają możliwość ubiegania się o granty i dofinansowania na swoją działalność. Odpowiedź brzmi: tak, jak najbardziej. Trzeba jednak zrozumieć status prawny SKS, jego powiązania ze szkołą macierzystą oraz poznać potencjalne źródła finansowania i formalności z tym związane. Poniżej wyjaśniamy krok po kroku, na jakich zasadach szkolny klub sportowy może zdobywać środki oraz jakie wymagania musi spełnić.
Status prawny szkolnego klubu sportowego
Szkolny klub sportowy (często funkcjonujący także jako uczniowski klub sportowy, w skrócie UKS) jest zazwyczaj organizacją pozarządową działającą w formie stowarzyszenia. Zgodnie z przepisami ustawy o sporcie, klub sportowy (w tym uczniowski) uzyskuje osobowość prawną w momencie wpisu do odpowiedniej ewidencji. Taki wpis prowadzi starosta powiatu (właściwy ze względu na siedzibę klubu). Oznacza to, że SKS/UKS jest niezależnym podmiotem prawnym – oddzielnym od samej szkoły.
Powiązanie ze szkołą publiczną lub prywatną polega zazwyczaj na bliskiej współpracy organizacyjnej, ale nie na zależności prawnej. Klub zakładany jest często przez nauczycieli wychowania fizycznego, rodziców uczniów i samą młodzież, jednak nie jest własnością szkoły. W praktyce szkolny klub sportowy może działać “przy szkole” – korzystać z jej infrastruktury (sali gimnastycznej, boisk) za zgodą dyrekcji, posługiwać się nazwą nawiązującą do szkoły itp. – lecz od strony formalnej zwykle jest stowarzyszeniem rejestrowanym poza strukturą szkoły.
- W przypadku szkoły publicznej: Szkoła publiczna nie posiada osobowości prawnej (jest jednostką organizacyjną gminy lub powiatu). Z tego powodu wszelkie dodatkowe inicjatywy, jak klub sportowy, są organizowane jako odrębne stowarzyszenia. SKS działający przy publicznej szkole ma więc niezależność prawną i finansową, co umożliwia mu samodzielne ubieganie się o granty. Szkoła może wspierać klub np. udostępniając obiekty sportowe nieodpłatnie czy pomagając merytorycznie, ale granty klub zdobywa we własnym imieniu.
- W przypadku szkoły prywatnej (niepublicznej): Tutaj sytuacja bywa różna. Część szkół prywatnych powołuje własne kluby sportowe jako osobne stowarzyszenia (podobnie jak w przypadku szkół publicznych). Bywa jednak, że sama szkoła prywatna jest prowadzona przez fundację lub stowarzyszenie – i wówczas ta sama organizacja może prowadzić działalność sportową. Jeśli klub nie ma odrębnej rejestracji, a działa wewnątrz struktury szkoły prywatnej, możliwości pozyskania zewnętrznych grantów mogą być ograniczone do tych programów, w których beneficjentem może być placówka oświatowa. Dlatego wiele szkół niepublicznych również zakłada oddzielny UKS, aby móc korzystać ze środków dostępnych typowo dla organizacji pozarządowych.
Podsumowując: szkolny klub sportowy posiada własną osobowość prawną i zalicza się do organizacji pozarządowych. Nie jest on jednostką budżetową szkoły, dlatego może samodzielnie aplikować o fundusze – podobnie jak inne fundacje czy stowarzyszenia. Brak wpisu do KRS (Krajowego Rejestru Sądowego) nie jest przeszkodą w pozyskiwaniu dotacji, ponieważ UKS-y rejestrowane są w ewidencji starosty, co również nadaje im osobowość prawną. Warto przy tym pamiętać, że działalność klubu powinna koncentrować się na celach sportowych określonych w statucie – jeżeli klub chciałby wyjść poza sport (np. prowadzić inne projekty społeczne), może zaistnieć konieczność poszerzenia statutu lub rejestracji w KRS.
Dostępne źródła finansowania SKS
Mając już uregulowaną sytuację prawną, klub sportowy działający przy szkole może rozglądać się za różnorodnymi źródłami finansowania. Istnieje wiele programów i instytucji, które oferują granty lub dotacje dedykowane wspieraniu sportu dzieci i młodzieży. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kategorie źródeł finansowania, z których może skorzystać szkolny klub sportowy!
Programy Ministerstwa Sportu i instytucji rządowych
Ministerstwo właściwe ds. sportu (obecnie Ministerstwo Sportu i Turystyki) co roku uruchamia ogólnopolskie programy dofinansowujące aktywność sportową. Dwa kluczowe przykłady to:
- Program „Szkolny Klub Sportowy” (SKS): Mimo zbieżności nazwy, chodzi tu o rządowy program upowszechniania aktywności fizycznej wśród uczniów. Program SKS finansuje organizację dodatkowych zajęć sportowych w szkołach podstawowych i ponadpodstawowych. W praktyce szkoła (we współpracy z klubem lub samodzielnie) może zgłosić grupy ćwiczebne, które przez cały rok szkolny będą mieć dodatkowe treningi kilka razy w tygodniu. Ministerstwo przekazuje fundusze (za pośrednictwem operatorów wojewódzkich, np. Szkolnych Związków Sportowych) na wynagrodzenia dla prowadzących zajęcia nauczycieli-trenerów. Program SKS jest skierowany bezpośrednio do szkół, ale szkolny klub sportowy może odegrać rolę organizacyjną – np. zapewnić kadrowo prowadzenie tych zajęć. Warto dopytać w kuratorium lub urzędzie marszałkowskim o aktualny nabór do programu SKS; zwykle odbywa się on na początku roku, a szkoły/kluby są kwalifikowane na dany rok budżetowy.
- Rządowy Program „KLUB”: To inny program Ministerstwa Sportu, dedykowany lokalnym klubom sportowym (w tym uczniowskim). Jego celem jest wsparcie małych klubów działających z młodzieżą. W ramach Programu KLUB można uzyskać dofinansowanie w kwocie kilku lub kilkunastu tysięcy złotych (w ostatnich edycjach typowo 10 tys. zł dla klubu jednosekcyjnego lub 15 tys. zł dla wielosekcyjnego). Środki te mogą być przeznaczone na dofinansowanie pracy trenerów (częściowe wynagrodzenie), zakup sprzętu sportowego oraz organizację obozów lub zgrupowań sportowych. Program KLUB jest konkursem dotacyjnym – klub składa wniosek opisujący swoją działalność i planowany sposób wykorzystania dotacji. Nabór ogłaszany jest zwykle w pierwszej połowie roku (np. wiosną), a środki przyznawane są na dany rok kalendarzowy. Dzięki temu programowi wiele szkolnych klubów sportowych zakupiło sprzęt dla sekcji albo opłaciło dodatkowe treningi i wyjazdy na zawody.
- Inne programy resortowe: W zależności od priorytetów rządu pojawiają się też czasowe inicjatywy. Przykładem był program „Sportowe Wakacje+” wspierający letnie zajęcia sportowe dla dzieci czy programy skierowane do określonych grup (np. do małych miejscowości, dziewcząt w sporcie itp.). Warto śledzić komunikaty Ministerstwa Sportu i Turystyki – często jesienią lub na początku roku ogłaszane są konkursy ofert na realizację zadań z zakresu upowszechniania kultury fizycznej. Uczniowskie kluby sportowe, jako organizacje pozarządowe, są uprawnione do startu w takich konkursach na równi z innymi stowarzyszeniami sportowymi.
Dotacje z samorządu lokalnego
Bardzo istotnym źródłem finansowania dla wielu szkolnych klubów sportowych są jednostki samorządu terytorialnego – przede wszystkim gminy (miasta) i powiaty. Samorządy mają ustawowo możliwość wspierania sportu na swoim terenie, co odbywa się najczęściej w dwóch trybach:
- Otwarty konkurs ofert (granty samorządowe): Na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie, gminy ogłaszają konkursy dla organizacji pozarządowych na realizację zadań publicznych. Sport i rekreacja dzieci i młodzieży to jedno z typowych zadań publicznych. Taki konkurs jest zwykle ogłaszany raz do roku (często na początku roku budżetowego) przez urząd miasta/gminy. Szkolny klub sportowy może złożyć ofertę – czyli wniosek opisujący planowane zajęcia sportowe, treningi, turnieje dla dzieci itp. Komisja konkursowa ocenia oferty i przyznaje dotacje. W praktyce wiele UKS-ów korzysta co roku z dotacji gminnych, pokrywających np. koszty udziału dzieci w rozgrywkach, zakup podstawowego sprzętu czy organizację lokalnych imprez sportowych (międzyszkolne zawody, dni sportu). Warto śledzić stronę internetową swojego urzędu miasta/gminy (dział NGO lub dotacje) – tam publikowane są ogłoszenia o konkursach wraz z zasadami (regulaminem, wzorem wniosku, terminami).
- Dotacja celowa na podstawie ustawy o sporcie (tzw. dotacja na sport): Niezależnie od powyższego trybu konkursowego, niektóre samorządy przyznają wsparcie klubom sportowym w oparciu o art. 28 ustawy o sporcie. Wymaga to podjęcia przez radę miasta/gminy odpowiedniej uchwały określającej cel publiczny z zakresu sportu i zasady finansowania. Środki przekazywane są wtedy tylko klubom sportowym (np. stowarzyszeniom prowadzącym sekcje sportowe) na realizację tego celu – może to być np. poprawa kondycji fizycznej dzieci i młodzieży, udział klubów w ligach itp. Tryb uzyskania takiej dotacji bywa uproszczony (czasem wystarczy złożyć wniosek, który jest rozpatrywany administracyjnie, a nie konkursowo). Warunki różnią się w zależności od gminy – np. może być wymagany minimalny wkład własny klubu lub określone priorytetowe dyscypliny. Warto zorientować się w wydziale sportu lub edukacji swojego urzędu, czy funkcjonuje taki mechanizm wsparcia klubów. Dzięki dotacjom samorządowym wiele szkolnych klubów ma zapewnione stałe dofinansowanie do zajęć pozalekcyjnych sportowych czy udziału w rozgrywkach międzyszkolnych.
Dodatkowo, samorządy powiatowe lub wojewódzkie czasem prowadzą własne programy wsparcia sportu młodzieżowego. Na poziomie powiatu mogą to być np. stypendia sportowe dla uzdolnionych zawodników lub drobne granty dla klubów na szkolenie w dyscyplinach istotnych dla regionu. Samorząd województwa z kolei bywa operatorem programów ogólnopolskich (jak wspomniany SKS) lub własnych konkursów na upowszechnianie kultury fizycznej. Dlatego dobrze jest monitorować również strony starostwa powiatowego i urzędu marszałkowskiego.
Programy organizacji pozarządowych i fundacji korporacyjnych:
Poza typowo publicznymi funduszami, istnieją także granty oferowane przez fundacje prywatne, korporacje oraz duże organizacje pozarządowe. Często są one ukierunkowane na rozwój sportu, promocję zdrowego stylu życia czy wsparcie lokalnych inicjatyw dla młodzieży. Przykłady takich możliwości to:
- Fundacje korporacyjne (przedsiębiorstw): Duże firmy, zwłaszcza spółki Skarbu Państwa lub przedsiębiorstwa mocno zaangażowane społecznie, prowadzą programy grantowe w obszarze sportu. Przykładem jest Fundacja ORLEN, która cyklicznie organizuje konkurs „Sportowy ORLEN”. W ramach tego programu uczniowskie kluby sportowe i inne organizacje mogą uzyskać dofinansowanie (nawet do 100 tys. zł) na organizację regularnych zajęć sportowych dla dzieci i młodzieży, turniejów, obozów sportowych czy zakup sprzętu. Co ważne, takie programy często nie wymagają wkładu własnego finansowego, co jest dużym ułatwieniem dla małych klubów. Innym przykładem może być Fundacja LOTTO, PZU czy banków – ich priorytety mogą obejmować sport dziecięcy, więc warto sprawdzać ogłoszenia o konkursach grantowych na stronach tych fundacji. Zazwyczaj nabory odbywają się raz do roku lub co kilka miesięcy, a aplikowanie odbywa się online poprzez formularze konkursowe.
- Granty od organizacji pozarządowych i stowarzyszeń sportowych: Niektóre większe NGO-sy, zwłaszcza o charakterze sportowym lub edukacyjnym, prowadzą własne programy dotacyjne. Na przykład Polska Fundacja Sportu Młodzieżowego czy inne stowarzyszenia promujące aktywność fizyczną mogą ogłaszać konkursy na projekty sportowe. Bywają też inicjatywy typu mikrogranty lokalne, gdzie lokalne fundacje (czasem centra organizacji pozarządowych w danym mieście) rozdają małe dotacje (np. 2–5 tys. zł) na oddolne projekty – w tym np. osiedlowe turnieje sportowe czy doposażenie małych klubów. Szkolny klub sportowy, jako formalne stowarzyszenie, zazwyczaj spełnia kryteria uczestnictwa w takich programach.
- Sponsorzy prywatni a granty: Warto wspomnieć, że oprócz grantów, kluby sportowe pozyskują też środki przez sponsoring lub darowizny. To nie to samo co granty, ale często równie ważne. Lokalny przedsiębiorca może zasponsorować drużynie stroje, a rodzice składają się na wyjazd na zawody. Takie fundusze prywatne nie wymagają konkursów ani formalnych wniosków, ale wymagają budowania relacji i zaufania. Przydaje się tu status organizacji pożytku publicznego (OPP), jeśli klub go posiada – wtedy np. może otrzymywać 1,5% podatku dochodowego od sympatyków. Status OPP może uzyskać klub po spełnieniu wymogów (m.in. 2 lata działalności i odpowiednie zapisy statutu) i jest to dodatkowe źródło finansowania działań sportowych, choć nie w formie jednorazowego grantu.
Podsumowując, dostępnych źródeł finansowania jest wiele – od ministerialnych programów sportowych, przez dotacje samorządów, po granty korporacyjne i fundacyjne. Dobrą praktyką jest regularne śledzenie informacji w mediach branżowych (portale sportowe, ngo.pl, strony urzędów) oraz profilów społecznościowych instytucji przyznających dotacje. Warto też nawiązać kontakt z osobami w wydziale sportu urzędu gminy czy w lokalnej federacji sportu szkolnego – często mają oni bieżące informacje o nowych możliwościach dofinansowania dla klubów.
Na co można otrzymać środki? – zakres możliwych działań
Pozyskane granty i dotacje muszą być wykorzystane zgodnie z celem, na jaki zostały udzielone. Zakres finansowanych działań jest zwykle ściśle określony w regulaminie danego programu lub w umowie dotacyjnej. Niemniej jednak istnieją pewne typowe obszary, na które szkolne kluby sportowe mogą zdobywać środki. Oto najczęstsze przykłady, na co można otrzymać dofinansowanie:
- Zajęcia pozalekcyjne i treningi sportowe: To podstawowy obszar – wiele programów wspiera regularne treningi dla dzieci i młodzieży prowadzone poza lekcjami WF. Dotacje mogą pokryć wynagrodzenie trenerów lub instruktorów prowadzących zajęcia w ramach klubu (np. popołudniowe sekcje siatkówki, piłki nożnej, zajęcia ogólnorozwojowe). Programy takie jak SKS czy Klub są wręcz skoncentrowane na organizacji systematycznych zajęć. Inne granty (np. od fundacji) również często finansują projekty typu “aktywne popołudnia” dla dzieci, zajęcia sportowe jako forma profilaktyki zdrowotnej, dodatkowe treningi przed zawodami itp. Warunkiem bywa określona liczba uczestników, częstotliwość zajęć i ich bezpłatność dla młodzieży.
- Zakup sprzętu sportowego i wyposażenia: Uzupełnienie lub modernizacja sprzętu to wydatek, na który zawsze brakuje środków z samych składek członkowskich. Dlatego granty często obejmują zakup sprzętu sportowego – piłek, stroi sportowych, przyrządów treningowych, ochraniaczy, a nawet elementów wyposażenia sali (bramki, siatki, materace). Programy finansowane publicznie zwykle narzucają limit kwotowy lub procentowy na sprzęt (np. w Programie Klub znaczną część dotacji można przeznaczyć na sprzęt sportowy). Przy składaniu wniosku warto sprecyzować, jaki sprzęt jest potrzebny i jak to poprawi jakość treningów. Trzeba pamiętać, że zakupiony sprzęt staje się własnością klubu i powinien służyć celom statutowym – nie można go sprzedać lub wykorzystać komercyjnie, bo to naruszyłoby warunki dotacji.
- Organizacja zawodów, turniejów i imprez sportowych: Wielu grantodawców chętnie wspiera jednorazowe wydarzenia sportowe, zwłaszcza o charakterze lokalnym, integrującym społeczność. Szkolny klub sportowy może otrzymać środki na zorganizowanie np. międzyszkolnego turnieju jakiejś dyscypliny, biegu ulicznego, dnia sportu, rodzinnej olimpiady, pikniku sportowego itp. Dofinansowanie pokryje wtedy koszty wynajmu obiektów (jeśli potrzebne), medale, puchary, nagrody rzeczowe dla uczestników, opiekę medyczną, sędziów, materiały promocyjne czy poczęstunek dla dzieci. Często lokalne samorządy wspierają finansowo takie inicjatywy, widząc w nich wartość integracyjną i promocyjną dla gminy. Fundacje korporacyjne również lubią projekty wydarzeń, szczególnie jeśli mają element prozdrowotny czy charytatywny.
- Udział w zawodach i wyjazdy sportowe: Kluby szkolne rywalizują nie tylko na poziomie lokalnym – najlepsze drużyny czy zawodnicy często kwalifikują się na zawody wojewódzkie lub ogólnopolskie (np. finały Szkolnej Ligi, ogólnopolskie igrzyska młodzieży szkolnej). Wyjazd na takie zawody to koszt (transport, opłaty startowe, wyżywienie, nocleg). Można poszukiwać dofinansowania tych wyjazdów poprzez granty celowe. Gminy czasem przewidują pulę środków właśnie na dotacje na udział w rozgrywkach ligowych lub mistrzowskich – klub składa wniosek o sfinansowanie wyjazdu reprezentacji szkoły/klubu na finał. Również sponsorzy prywatni lub lokalne firmy mogą chętniej wesprzeć konkretny cel jak wyjazd młodzieży na mistrzostwa (tu częściej formuła sponsoringu niż formalnego grantu). Niemniej warto wiedzieć, że w kosztorysie projektów można uwzględniać np. transport i ubezpieczenie uczestników zawodów – wiele programów to akceptuje.
- Obozy sportowe i zgrupowania: Podnoszenie umiejętności sportowych często wymaga intensywniejszego treningu, np. podczas letniego obozu sportowego. Niektóre dotacje (np. Program Klub, Fundusz Orlen) dopuszczają sfinansowanie obozów treningowych. Dotacja może pokryć część kosztów pobytu dzieci na obozie sportowym, wynagrodzenie kadry trenerskiej podczas obozu czy wynajem obiektów treningowych. Organizacja obozu musi oczywiście być zgodna z przepisami (odpowiednia liczba opiekunów, zgłoszenie do kuratorium jeśli dotyczy niepełnoletnich) – to również trzeba uwzględnić w projekcie. Dzięki grantom wiele UKS-ów organizuje dzieciom wyjazdy sportowe latem czy zimą, na które inaczej nie wszystkich byłoby stać.
- Wynagrodzenia kadry szkoleniowej i specjalistów: Prowadzenie zajęć sportowych na wysokim poziomie często wymaga zaangażowania wykwalifikowanej kadry – trenerów, instruktorów, a czasem dodatkowo fizjoterapeutów, dietetyków czy psychologów sportu. Niektóre programy grantowe pozwalają opłacić tego typu usługi. Np. we wspomnianym programie Fundacji ORLEN do 30% dotacji można przeznaczyć na wynagrodzenia trenerów prowadzących systematyczne zajęcia, a także przewidziano możliwość sfinansowania usług fizjoterapeuty czy dietetyka dla młodych sportowców. Również dotacje samorządowe często obejmują koszty obsługi merytorycznej – trener pracujący z dziećmi może otrzymać skromne wynagrodzenie czy zwrot kosztów dojazdu. Oczywiście, tego typu wydatki muszą być realistycznie skalkulowane i uzasadnione we wniosku (np. ile godzin treningów, stawka za godzinę itp.), a później rozliczone umowami i rachunkami.
- Drobne inwestycje i infrastruktura sportowa: Co do zasady duże inwestycje budowlane (typu budowa boiska, generalny remont sali) nie są finansowane z grantów dla klubów – to domena programów dla samorządów. Jednak zdarzają się możliwości pozyskania środków na drobne ulepszenia infrastruktury. Przykładowo, fundacje korporacyjne mogłyby sfinansować zakup i montaż niewielkich urządzeń na szkolnej siłowni plenerowej, wyposażenie siłowni szkolnej, remont szatni sportowej itp., o ile jest to element większego projektu pracy z młodzieżą. Trzeba wtedy pokazać, jak ta inwestycja służy społeczności (np. remont szkolnej sali bokserskiej, by utworzyć sekcję boksu dla młodzieży zagrożonej wykluczeniem – jako projekt społeczny). Należy jednak pamiętać, że klub jako odrębna organizacja nie zawsze jest właścicielem obiektu – jeśli np. sala należy do szkoły (samorządu), to kwestie zgód i trwałości inwestycji trzeba uzgodnić. W wielu przypadkach bardziej realne jest ubieganie się o sprzęt niż prace budowlane.
Jak uzyskać grant? – proces wnioskowania i wymagania formalne
Pozyskiwanie grantów wymaga zarówno wyszukiwania odpowiednich konkursów, jak i przygotowania rzetelnego wniosku oraz spełnienia szeregu formalności. Dla szkolnego klubu sportowego, często prowadzonego społecznie przez pasjonatów, biurokracja może wydawać się wyzwaniem. Jednak dobrze zorganizowany klub jest w stanie skutecznie aplikować o środki. Poniżej przedstawiamy krok po kroku proces wnioskowania o grant oraz najważniejsze formalne wymagania, o których trzeba pamiętać.
Krok 1: Identyfikacja odpowiedniego źródła finansowania. Najpierw klub musi zdecydować, o jakie dofinansowanie chce się ubiegać. Należy śledzić ogłoszenia o naborach:
- Sprawdzać strony internetowe: Ministerstwa Sportu (i innych resortów, np. edukacji, jeśli granty sportowo-edukacyjne), urzędu gminy/miasta, urzędu marszałkowskiego, a także stronę powiatową.
- Zaglądać na portale informacyjne dla NGO i sportowe, gdzie pojawiają się newsy o konkursach (np. ngo.pl, portale samorządowe, media społecznościowe).
- Ustalić, czy interesujący nas konkurs jest dla nas dostępny – tzn. czy klub spełnia kryteria. Trzeba zwrócić uwagę, kto może być wnioskodawcą: czy wymagany jest KRS, czy wystarczy rejestracja w ewidencji? (Zwykle status stowarzyszenia z ewidencji starosty jest akceptowany jako forma prawna uprawniona do dotacji. W razie potrzeby klub może dołączyć do wniosku skan wyciągu z ewidencji potwierdzający osobowość prawną). Czasem programy są adresowane np. tylko do OPP albo tylko do klubów z małych miejscowości – należy takie warunki zweryfikować przed podjęciem pracy nad wnioskiem.
- Notować terminy naboru – większość konkursów ma ściśle określony deadline składania wniosków. Nierzadko czasu jest mało (np. 2–4 tygodnie od ogłoszenia do zakończenia naboru), więc szybkie podjęcie decyzji i podział zadań jest kluczowy.
Krok 2: Przygotowanie koncepcji projektu i budżetu. Gdy już wiemy, o jaki grant aplikujemy, trzeba dokładnie zaplanować, na co chcemy wydać pieniądze i co dzięki temu osiągniemy. Ten etap jest merytorycznym opracowaniem projektu:
- Określamy cele projektu – np. zwiększenie aktywności fizycznej 50 uczniów poprzez cotygodniowe zajęcia piłki ręcznej; przygotowanie drużyny do udziału w zawodach wojewódzkich; integracja dzieci z różnych klas poprzez sport itp. Cel powinien być spójny z celami programu grantowego (czyli czytamy uważnie, na co fundator chce dać pieniądze).
- Ustalamy działania i harmonogram – np. od marca do czerwca treningi 2x w tygodniu, w maju organizacja lokalnego turnieju, w czerwcu wyjazd na zawody finałowe. Dla każdego działania warto opisać, kto będzie uczestniczył, gdzie się odbędzie i jakie zasoby są potrzebne.
- Tworzymy budżet projektu – czyli listę kosztów, które pokryjemy z dotacji (oraz ewentualnie z wkładu własnego, jeśli jest wymagany). Koszty trzeba skalkulować realistycznie: np. 80 godzin pracy trenera * X zł za godzinę, 30 piłek * Y zł za sztukę, transport autokarem na zawody Z km * stawka za km, ubezpieczenie N osób * stawka itd. Każda pozycja powinna być uzasadniona. Należy też sprawdzić w regulaminie, które wydatki są kwalifikowalne, a które nie (np. często nie można kupować alkoholu – co akurat w klubie sportowym nie powinno mieć miejsca, ale dotacje publiczne mają różne ograniczenia; czasem nie można finansować nagród pieniężnych, czasem sprzętu o określonej trwałości powyżej iluś lat bez zgody itd.). Trzymając się zasad programu, komponujemy budżet, który bilansuje się z kwotą dotacji (i wkładu własnego, jeśli dotyczy).
- Jeśli wymagany jest wkład własny, decydujemy, skąd go zapewnimy. Wkład własny może być finansowy (np. z kasy klubu, od sponsora) lub osobowy/rzeczowy, tzw. wkład niepieniężny/wolontariat (np. praca społeczna trenerów, udostępnienie sali przez szkołę za darmo – takie rzeczy też często można wykazać jako wkład własny). Trzeba dobrze udokumentować później wniesienie wkładu, więc planujmy tylko to, co naprawdę możemy dać.
Krok 3: Wypełnienie i złożenie wniosku. Mając opracowany pomysł i liczby, przechodzimy do spisania tego w formalnym wniosku:
- Formularz wniosku – każdy konkurs ma swój wzór. Coraz częściej jest to formularz elektroniczny na specjalnej platformie (np. Witkac, Generator ofert NIW, system AMODIT lub EBOI dla programów ministerialnych). Niekiedy trzeba złożyć wniosek papierowy z podpisami – to zależy od organizatora. Warto zacząć wypełniać wcześniej, bo trzeba tam wpisać sporo informacji: od danych klubu (adres, nr KRS/ewidencji, NIP, REGON, osoby uprawnione), przez opis projektu (cele, działania, rezultaty, grupa odbiorców, liczba uczestników, uzasadnienie potrzeby), po szczegółowy budżet. Piszemy językiem zrozumiałym i przekonującym, ale konkretnym. Dobrze jest podkreślić unikalne atuty projektu – np. zaangażowanie wolontariuszy, wsparcie dyrekcji szkoły, partnerstwo z inną organizacją, innowacyjny pomysł na aktywizację trudnej młodzieży itp. Oceniający muszą zobaczyć, że projekt jest wartościowy społecznie i wykonalny.
- Załączniki – pamiętajmy o wszystkich wymaganych załącznikach. Często trzeba dołączyć statut lub inny dokument rejestrowy (w przypadku UKS może to być wypis z ewidencji starosty potwierdzający status klubu), oświadczenia (np. o niekaralności, o braku zaległości podatkowych/ZUS – czasem wystarczy, że podpisując wniosek, oświadczamy pewne rzeczy), listy intencyjne partnerów (jeśli projekt robimy z kimś – np. ze szkołą, dobrze mieć pismo od dyrektora, że wyraża chęć współpracy i udostępni obiekty). Dla dotacji samorządowych bywa wymagane np. sprawozdanie finansowe klubu za poprzedni rok lub aktualny odpis KRS (dla UKS – odpis z ewidencji). W konkursach ministerialnych zwykle wystarczy skan podpisanego wniosku i statutu. Warto zrobić sobie check-listę i upewnić się przed wysyłką, że niczego nie brakuje.
- Podpisy i uprawnienia – wniosek musi podpisać osoba/osoby upoważnione do reprezentacji klubu. Zwykle zgodnie ze statutem stowarzyszenia do reprezentacji upoważniony jest zarząd (np. prezes i inny członek zarządu łącznie). Jeśli wniosek jest elektroniczny, podpisuje się go elektronicznie (np. Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem) – warto zawczasu sprawdzić, czy np. prezes ma już założony Profil Zaufany, aby nie było problemu na ostatnią chwilę. Gdy wysyłamy papier, podpisy muszą być odręczne zgodnie z zasadami reprezentacji.
- Terminowość – dotrzymajmy terminu złożenia! Nawet najlepszy wniosek złożony dzień po terminie przepadnie z powodów formalnych. Przy elektronicznym składaniu bywają przeciążenia systemu w ostatnich godzinach – bezpieczniej nie odkładać tego na ostatni moment. Po wysłaniu wniosku (i ewentualnym dostarczeniu papierów, jeśli to wymagane) zazwyczaj otrzymuje się potwierdzenie złożenia.
Krok 4: Czekanie na rozstrzygnięcie i zawarcie umowy. Po złożeniu pozostaje uzbroić się w cierpliwość. Ocena wniosków może trwać od kilkunastu dni (w małych lokalnych konkursach) do nawet paru miesięcy (przy dużych programach ogólnopolskich). Gdy już pojawią się wyniki:
- Jeśli klub otrzyma grant, trzeba będzie podpisać z grantodawcą umowę dotacji. Umowa określa szczegółowo warunki wykorzystania środków, termin realizacji zadania, kwotę dotacji, wymagany wkład własny, zasady sprawozdawczości i kontroli. Należy uważnie ją przeczytać i przestrzegać zapisów. Zwykle już na tym etapie należy np. przedstawić zaktualizowany budżet (jeśli przyznano mniej środków niż wnioskowano, co się zdarza, trzeba skorygować kosztorys i zakres działań). Umowę podpisują uprawnieni reprezentanci klubu, a ze strony dotującej np. prezydent miasta czy dyrektor fundacji.
- Jeśli nie udało się – nie zrażajcie się porażką. Warto poprosić o informację zwrotną (w wielu konkursach listy rankingowe z oceną punktową są publikowane, można zobaczyć, czego zabrakło). Być może następnym razem, poprawiając wniosek, się uda. W międzyczasie można próbować innych źródeł finansowania.
Krok 5: Realizacja projektu i rozliczenie dotacji. Otrzymanie środków to dopiero początek pracy. Teraz klub musi zrealizować wszystko, co obiecał we wniosku, zgodnie z harmonogramem i budżetem:
- Prowadzimy zajęcia, turnieje, zakupy – dokumentując to na bieżąco. Gromadzenie dokumentów jest bardzo ważne: wszystkie faktury, rachunki, umowy zlecenia z trenerami, listy obecności dzieci na zajęciach, zdjęcia z wydarzeń – to będzie baza do sprawozdania. Wydatek musi być zgodny z budżetem (jeśli np. kupujemy piłki, to nie za kwotę większą niż zaplanowana; jeśli jakaś pozycja się zmienia, często trzeba pytać grantodawcę o zgodę na przesunięcia powyżej pewnego progu procentowego).
- Pilnujemy terminu wykorzystania środków – dotacje publiczne najczęściej muszą być wydane do końca roku budżetowego lub innego wskazanego terminu. Pieniądze niewykorzystane trzeba zwrócić. Nie wolno też wydawać ich przed lub po okresie realizacji projektu (chyba że umowa dopuszcza np. zakup sprzętu wcześniej, ale to rzadkie – generalnie liczy się data poniesienia wydatku).
- Po zakończeniu projektu przygotowujemy sprawozdanie merytoryczne i finansowe dla grantodawcy. Każdy grant ma swoje wymogi sprawozdawczości. Często dostaje się wzór sprawozdania, gdzie opisuje się, co zrealizowano, ilu uczestników skorzystało, jakie rezultaty osiągnięto (np. drużyna zajęła II miejsce w lidze, 60% dzieci poprawiło swoją sprawność, itp.), a także szczegółowe rozliczenie finansowe (zestawienie wydatków z dotacji, ewentualnie też rozliczenie wkładu własnego). Do sprawozdania dołącza się dokumenty potwierdzające – kopie faktur, potwierdzenia przelewów, listy uczestników, materiały z promocji projektu (np. artykuły, plakaty jeśli wymagano informacji o sponsorach). Ważne jest, by wydać środki dokładnie zgodnie z przeznaczeniem – jeśli jakieś pieniądze zostały niewykorzystane lub wydane niezgodnie z umową, klub będzie musiał je zwrócić. Poprawne i terminowe rozliczenie zamyka projekt i buduje wiarygodność klubu na przyszłość.
