Pierwszy grant często pokazuje, czy organizacja jest gotowa do działania. Sam dobry pomysł nie wystarczy. Gdy przychodzi decyzja o dofinansowaniu, trzeba podpisać umowę, otworzyć dokumentację, zebrać zgody, przygotować listy obecności, opisać faktury, zawrzeć umowy i rozliczyć działania. Poradnik ngo.pl ma osobną sekcję formularzy, kalkulatorów, dokumentów i instrukcji dla NGO, obejmującą m.in. zakładanie organizacji, status OPP, zmiany w KRS, likwidację, sprawozdania i wzory dokumentów.
Dlatego organizacja powinna przygotować „pakiet startowy” zanim jeszcze wygra dotację.
Pakiet dokumentów przed pierwszym grantem
Dokumenty formalne
- statut,
- aktualny odpis KRS,
- NIP,
- REGON,
- uchwały o wyborze władz,
- sposób reprezentacji,
- numer konta bankowego,
- dane kontaktowe organizacji,
- pełnomocnictwo, jeśli wniosek podpisuje osoba spoza zarządu.
Dokumenty projektowe
- wzór listy obecności,
- wzór formularza rekrutacyjnego,
- wzór zgody na udział,
- wzór zgody na wizerunek,
- klauzula RODO,
- wzór ankiety ewaluacyjnej,
- wzór karty pracy wolontariusza,
- wzór protokołu odbioru usługi,
- wzór opisu faktury.
Dokumenty zarządcze
- uchwała o przyjęciu projektu,
- uchwała o wkładzie własnym,
- uchwała o powołaniu koordynatora,
- polityka rachunkowości,
- procedura obiegu dokumentów,
- procedura płatności.
Tabela: dokumenty i moment użycia
| Dokument | Kiedy potrzebny? |
| statut | przy wniosku i umowie |
| KRS | przy podpisywaniu dokumentów |
| pełnomocnictwo | gdy działa koordynator |
| lista obecności | podczas warsztatów |
| zgoda na wizerunek | przed zdjęciami |
| klauzula RODO | przy zbieraniu danych |
| opis faktury | przy każdym koszcie |
| protokół odbioru | przy usługach |
| ankieta | przy ewaluacji |
| sprawozdanie | po projekcie |
Dlaczego warto przygotować wzory wcześniej?
W trakcie projektu organizacja ma mało czasu. Pojawiają się uczestnicy, faktury, wykonawcy, promocja, pytania grantodawcy i zmiany harmonogramu. Jeśli każdy dokument trzeba tworzyć od zera, rośnie ryzyko błędu.
Gotowe wzory pozwalają:
- działać szybciej,
- zachować spójność,
- uniknąć braków,
- ułatwić pracę wolontariuszom,
- lepiej rozliczyć projekt,
- przygotować się do kontroli.
Popularne pytania
Czy trzeba mieć wszystkie dokumenty już przy składaniu wniosku?
Nie zawsze, ale warto mieć je przygotowane przed podpisaniem umowy i rozpoczęciem działań.
Czy można korzystać z gotowych wzorów z internetu?
Tak, ale trzeba je dostosować do własnej organizacji, statutu, projektu i zasad RODO.
Czy pełnomocnictwo jest potrzebne zawsze?
Nie. Jest potrzebne wtedy, gdy osoba nieujawniona w reprezentacji ma podpisywać lub formalnie działać w imieniu organizacji.
Czy lista obecności jest obowiązkowa?
Nie w każdym projekcie, ale jest jednym z najprostszych dowodów realizacji działań i osiągnięcia wskaźników.
Czy wzór opisu faktury naprawdę jest potrzebny?
Tak. Przy dotacjach opis faktury często decyduje, czy koszt da się łatwo powiązać z budżetem i działaniem.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
