Faktura lub rachunek to nie tylko dokument sprzedaży. W NGO to także dowód, że organizacja prowadzi odpłatne działania w uporządkowany sposób. Błąd w fakturze może utrudnić rozliczenie dotacji, współpracę z partnerem albo księgowanie przychodu.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że organizacja prowadząca działalność gospodarczą albo odpłatną, jeśli jest zwolniona z VAT, nie zawsze musi wystawiać fakturę z własnej inicjatywy, ale musi ją wystawić, gdy zażąda tego nabywca.
Kiedy NGO wystawia fakturę?
Organizacja może wystawiać faktury, gdy sprzedaje towary lub usługi, np.:
- bilety na wydarzenie,
- udział w warsztatach,
- publikacje,
- kurs online,
- usługę szkoleniową,
- konsultację,
- usługę promocyjną dla sponsora,
- produkt w sklepie internetowym.
Jeśli organizacja nie prowadzi żadnej sprzedaży, zwykle nie ma czego fakturować. Darowizna nie jest sprzedażą i co do zasady nie powinna być dokumentowana fakturą.
Faktura, rachunek, darowizna – różnice
| Dokument | Kiedy występuje? | Co oznacza? |
| faktura | sprzedaż towaru lub usługi | dokument sprzedaży |
| rachunek | potwierdzenie sprzedaży w niektórych sytuacjach | dokument księgowy |
| umowa darowizny | nieodpłatne przekazanie środków lub rzeczy | brak ekwiwalentu |
| nota księgowa | wybrane rozliczenia niebędące sprzedażą | dokument pomocniczy |
| potwierdzenie przelewu | dowód wpłaty | nie zastępuje każdej umowy |
Co powinna zawierać faktura NGO?
Podstawowe elementy to:
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy,
- numer faktury,
- data wystawienia,
- data sprzedaży,
- nazwa usługi lub towaru,
- kwota,
- stawka VAT lub informacja o zwolnieniu,
- podstawa zwolnienia, jeśli dotyczy,
- sposób płatności.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że przy zwolnieniu podmiotowym z VAT na fakturze trzeba wskazać podstawę prawną zwolnienia.
Faktury a dotacje
Jeśli organizacja realizuje dotację, faktury mogą występować w dwóch kierunkach:
- Faktury kosztowe – organizacja kupuje towary lub usługi do projektu.
- Faktury sprzedażowe – organizacja pobiera opłaty od uczestników lub sprzedaje usługi.
Przy dotacjach trzeba uważać, czy przychody z odpłatności są dopuszczalne, jak wpływają na budżet i czy nie zmieniają podatkowego charakteru działania.
Popularne pytania
Czy NGO może wystawić fakturę bez działalności gospodarczej?
Może, jeśli prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego i sprzedaje usługę lub towar w jej ramach.
Czy darowiznę dokumentuje się fakturą?
Nie. Darowizna nie jest sprzedażą, więc nie dokumentuje się jej fakturą.
Czy faktura bez VAT jest poprawna?
Tak, jeśli organizacja ma prawo do zwolnienia i prawidłowo wskazuje podstawę zwolnienia.
Czy rachunek i faktura to to samo?
Nie. To różne dokumenty, choć oba mogą potwierdzać operacje gospodarcze.
Czy faktury trzeba przechowywać?
Tak. Dokumenty księgowe trzeba przechowywać zgodnie z przepisami i zasadami archiwizacji organizacji.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
