Wiele NGO przechowuje dokumenty w Google Drive, OneDrive, Dropboxie, mailu, komunikatorach albo prywatnych komputerach członków zarządu. To wygodne, ale może być ryzykowne. Organizacja przetwarza dane uczestników, darczyńców, pracowników, wolontariuszy i partnerów, a RODO dotyczy również organizacji pozarządowych. Poradnik ngo.pl wskazuje, że niemal każda NGO zbiera lub będzie zbierać dane osobowe, więc musi stosować przepisy RODO i dobrać środki ochrony danych do ryzyka.
Chmura może bardzo pomóc w projektach grantowych, ale tylko wtedy, gdy jest uporządkowana.
Największy problem: prywatne konta
Najczęstszy błąd polega na tym, że dokumenty organizacji są na prywatnych kontach członków zarządu lub koordynatorów. Gdy osoba odchodzi, zmienia pracę albo traci dostęp do konta, organizacja może stracić dokumenty.
Zasada: dokumenty organizacji powinny być w przestrzeni organizacji, nie w prywatnych folderach osób fizycznych.
Co powinno być w chmurze?
- statut,
- uchwały,
- umowy,
- dokumenty projektowe,
- wzory formularzy,
- listy obecności,
- zgody RODO,
- materiały promocyjne,
- faktury pomocnicze,
- sprawozdania,
- raporty,
- zdjęcia projektowe,
- ewidencja sprzętu.
Struktura folderów dla NGO
Przykładowy układ:
- 01_Dokumenty_formalne
- 02_Zarząd_i_uchwały
- 03_Księgowość
- 04_Granty_i_dotacje
- 05_Projekty_2027
- 06_Wolontariat
- 07_RODO
- 08_Promocja
- 09_Sprawozdania
- 10_Archiwum
W folderze projektu warto mieć podfoldery:
- umowa,
- budżet,
- faktury,
- uczestnicy,
- promocja,
- rezultaty,
- sprawozdanie,
- korespondencja.
Zasady dostępu
Nie każdy musi mieć dostęp do wszystkiego. Warto podzielić uprawnienia:
| Rola | Dostęp |
| zarząd | pełny lub nadzorczy |
| księgowość | dokumenty finansowe |
| koordynator | projekt |
| wolontariusz | tylko potrzebne materiały |
| grafik | materiały promocyjne |
| partner | wybrane foldery |
| członek komisji rewizyjnej | dokumenty do kontroli |
RODO i chmura
Organizacja powinna wiedzieć:
- gdzie są dane,
- kto ma dostęp,
- czy dane są zabezpieczone,
- czy hasła są silne,
- czy włączono uwierzytelnianie dwuskładnikowe,
- czy dostęp jest odbierany po zakończeniu współpracy,
- czy dokumenty są archiwizowane zgodnie z zasadami,
- czy dostawca narzędzia spełnia wymogi ochrony danych.
Popularne pytania
Czy NGO może trzymać dokumenty w chmurze?
Tak, ale musi zadbać o bezpieczeństwo, dostęp, RODO i archiwizację.
Czy dokumenty mogą być na prywatnym koncie prezesa?
To ryzykowne. Lepiej korzystać z konta organizacyjnego, do którego zarząd ma kontrolowany dostęp.
Czy każdy wolontariusz może mieć dostęp do folderu projektu?
Nie. Wolontariusz powinien mieć dostęp tylko do dokumentów potrzebnych do jego zadań.
Czy zdjęcia z projektu też są danymi?
Mogą być, jeśli pozwalają rozpoznać osoby. Trzeba zadbać o zgody i zasady publikacji.
Czy chmura pomaga przy kontroli dotacji?
Tak, jeśli dokumenty są uporządkowane, opisane i łatwe do znalezienia.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
