Wyjazdy są częścią wielu projektów: szkolenia, konferencje, wizyty studyjne, spotkania partnerskie, działania terenowe, transport ekspertów, udział w wydarzeniach i konsultacjach. W podróż mogą być delegowane różne osoby, w tym pracownicy, zleceniobiorcy, członkowie stowarzyszenia i wolontariusze, przy czym zasady zależą od podstawy współpracy.
Przy grantach koszty podróży trzeba planować i dokumentować bardzo dokładnie.
Jakie koszty podróży mogą pojawić się w projekcie?
| Koszt | Przykład |
| przejazd | pociąg, autobus, samochód |
| nocleg | hotel, hostel, ośrodek |
| dieta | zgodnie z zasadami rozliczeń |
| transport lokalny | bilety miejskie, taxi, bus |
| parking | przy wyjeździe samochodem |
| opłaty drogowe | autostrady |
| ubezpieczenie | podróże zagraniczne |
| delegacja wolontariusza | zwrot uzgodnionych kosztów |
Co sprawdzić w regulaminie konkursu?
Przed wpisaniem kosztów podróży do budżetu sprawdź:
- czy podróże są kwalifikowalne,
- czy obowiązują limity,
- czy można finansować noclegi,
- czy dopuszczalne są diety,
- czy można rozliczać samochód prywatny,
- czy wolontariusz może otrzymać zwrot kosztów,
- czy podróż zagraniczna wymaga zgody,
- jakie dokumenty będą wymagane.
Jak dokumentować delegacje?
| Dokument | Co potwierdza? |
| polecenie wyjazdu | zgodę organizacji |
| rozliczenie delegacji | zestawienie kosztów |
| bilety | przejazd |
| faktury za nocleg | zakwaterowanie |
| potwierdzenie udziału | cel wyjazdu |
| program wydarzenia | związek z projektem |
| lista obecności | udział |
| notatka służbowa | rezultat wyjazdu |
| potwierdzenie przelewu | zapłatę |
Delegacje a wolontariusze
Wolontariusz może otrzymać zwrot kosztów podróży, jeśli zasady współpracy to przewidują. Warto wpisać takie postanowienia do porozumienia wolontariackiego i zbierać dokumenty kosztów.
Najczęstsze błędy
- Brak związku podróży z projektem.
- Brak dokumentów potwierdzających wyjazd.
- Koszt poza terminem projektu.
- Brak zgody na wyjazd.
- Brak zasad zwrotu kosztów w umowie.
- Zbyt drogie noclegi bez uzasadnienia.
- Brak potwierdzenia udziału w wydarzeniu.
- Rozliczanie podróży niezgodnie z regulaminem.
Popularne pytania
Czy delegacja może być kosztem dotacji?
Często tak, jeśli jest niezbędna do realizacji projektu i regulamin dopuszcza taki koszt.
Czy wolontariusz może mieć zwrócone koszty podróży?
Tak, jeśli zostało to ustalone i prawidłowo udokumentowane.
Czy można rozliczyć samochód prywatny?
To zależy od zasad konkursu i dokumentów wewnętrznych organizacji.
Czy trzeba mieć fakturę za nocleg?
Najbezpieczniej tak, zwłaszcza gdy koszt jest finansowany z dotacji.
Czy podróż zagraniczna wymaga specjalnej zgody?
Często tak. Przy projektach publicznych trzeba szczególnie uważnie czytać regulamin i umowę.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
