Czym są koszty kwalifikowane?
Koszty kwalifikowane to wydatki, które można sfinansować lub współfinansować z przyznanego dofinansowania. Muszą one być bezpośrednio związane z realizacją celów projektu oraz spełniać określone kryteria narzucone przez grantodawcę.
Główne cechy kosztów kwalifikowanych:
- Zgodność z regulaminem konkursu – koszty muszą mieścić się w kategoriach określonych w dokumentacji konkursowej.
- Zasadność – wydatki powinny być uzasadnione celami projektu i niezbędne do jego realizacji.
- Rzetelność dokumentacji – każdy wydatek musi być odpowiednio udokumentowany (np. fakturami, rachunkami).
- Czas realizacji – koszty muszą zostać poniesione w okresie kwalifikowalności określonym w umowie o dofinansowanie.
Jak planować koszty kwalifikowane?
- Przeanalizuj regulamin konkursu
Każdy program grantowy definiuje, jakie wydatki są kwalifikowane, a jakie nie. Przykłady kosztów kwalifikowanych to: wynagrodzenia, zakup materiałów, wynajem sprzętu, usługi zewnętrzne czy podróże służbowe. - Ustal budżet projektu
Podziel wydatki na kategorie, np. koszty osobowe, operacyjne, inwestycyjne. Upewnij się, że każda kategoria jest zgodna z wytycznymi programu. - Zapewnij wkład własny
Wiele projektów wymaga współfinansowania przez beneficjenta. Sprawdź, jaka część budżetu musi być pokryta z wkładu własnego i jakie źródła finansowania możesz wykorzystać.
Przykłady kosztów kwalifikowanych
- Koszty osobowe – wynagrodzenia, umowy o dzieło, umowy zlecenia.
- Zakup sprzętu i materiałów – np. komputery, oprogramowanie, narzędzia.
- Koszty podróży – transport, zakwaterowanie, diety.
- Promocja projektu – ulotki, plakaty, organizacja wydarzeń promocyjnych.
Na co zwrócić uwagę przy rozliczaniu kosztów kwalifikowanych?
- Dokumentacja
Każdy wydatek musi być potwierdzony fakturą lub innym dowodem księgowym. - Czas kwalifikowalności
Sprawdź, czy wydatek został poniesiony w okresie realizacji projektu. - Przejrzystość
Unikaj wydatków, które mogą budzić wątpliwości. Wszystkie koszty muszą być jasno powiązane z celami projektu.
Przydatne linki:
- Koszty kwalifikowane – wytyczne Funduszy Europejskich
- Poradnik NGO: jak dokumentować koszty?
- Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji – FAQ
