Organizacje pozarządowe (NGO), takie jak stowarzyszenia czy fundacje, kojarzą się głównie z działalnością społeczną, kulturalną bądź edukacyjną. Nierzadko jednak podejmują zadania na granicy sektora komercyjnego – organizują szkolenia odpłatne, sprzedają publikacje czy świadczą różnego rodzaju usługi. W związku z tym wiele osób zastanawia się, czy stowarzyszenie lub fundacja może wystawiać faktury i na jakich warunkach może to robić. Niniejszy artykuł objaśnia również kwestie związane ze współpracą z NGO w kontekście rozliczeń finansowych, form prawnych i zasad przejrzystości.
1. Działalność odpłatna a działalność gospodarcza
Stowarzyszenie lub fundacja może wystawiać faktury, o ile prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego bądź działalność gospodarczą. Między tymi formami istnieje istotna różnica:
- Działalność odpłatna pożytku publicznego
- Polega na pobieraniu opłat za realizację zadań statutowych, np. organizowanie odpłatnych warsztatów, wydawanie publikacji za ustaloną cenę, sprzedaż biletów na imprezy kulturalne.
- Dochód z tej działalności musi być przeznaczony wyłącznie na cele statutowe, a ceny nie powinny przekraczać kosztów wytworzenia usługi (plus ewentualnie niewielki narzut).
- Organizacja nie musi rejestrować działalności gospodarczej, jeśli spełnia te warunki – ale w niektórych przypadkach nadal może wystawiać faktury (lub rachunki), by udokumentować sprzedaż.
- Działalność gospodarcza
- Jest to forma prowadzenia przedsiębiorczej aktywności (np. sklep internetowy, usługi doradcze), wykraczająca poza proste pokrycie kosztów statutowych.
- Wpis o działalności gospodarczej powinien widnieć w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), a organizacja musi przestrzegać zasad ustawy o rachunkowości, w tym prowadzić pełną księgowość i rozliczać się z podatków.
- Przy działalności gospodarczej fakturowanie jest naturalnym elementem rozliczeń z klientami.
2. Czy stowarzyszenie lub fundacja może wystawiać faktury – warunki formalne
Posiadanie numeru NIP i rejestracja VAT (o ile jest wymagana)
Aby wystawiać faktury, NGO potrzebuje numeru NIP i musi zweryfikować, czy podlega rejestracji jako podatnik VAT. Nie każda fundacja czy stowarzyszenie musi być płatnikiem VAT – zależy to od wielkości obrotów i rodzaju usług. Jeśli NGO prowadzi jedynie działalność statutową lub odpłatną w ograniczonym zakresie, może korzystać ze zwolnień VAT (np. ze względu na obroty poniżej określonego limitu rocznego).
Rodzaj dokumentów sprzedaży
- Faktura VAT – wystawiana, jeśli organizacja jest czynnym podatnikiem VAT.
- Faktura (bez VAT) lub rachunek – możliwa, gdy fundacja/stowarzyszenie zwolnione jest z VAT lub prowadzi jedynie działalność odpłatną bez rejestracji VAT.
- Umowy cywilnoprawne – w niektórych przypadkach (np. honoraria za wykłady) można rozliczać się na podstawie umów o dzieło/zlecenie, co nie wymaga fakturowania.
3. Jak współpracować z NGO przy fakturowaniu?
Wiele firm, instytucji publicznych czy nawet osób prywatnych zastanawia się, jak rozliczać się z NGO w kwestiach usług czy sprzedaży towarów:
- Precyzyjna umowa
Zanim stowarzyszenie lub fundacja wystawi fakturę (lub rachunek), warto podpisać umowę określającą zakres usług (szkolenie, warsztaty, wydarzenie kulturalne), cenę i termin płatności. W umowie należy zaznaczyć, w jakiej formie NGO udokumentuje sprzedaż. - Rozliczenie w systemie wewnętrznym
Jeżeli współpracujesz z NGO jako klient (np. kupujesz od niej usługę szkoleniową), w swojej firmie księgujesz otrzymaną fakturę/rachunek zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jeśli NGO jest czynnym podatnikiem VAT, na dokumencie pojawi się stawka VAT, w przeciwnym razie będzie to faktura „zw” (zwolniona) lub rachunek. - Transparentność i sprawozdawczość
Współpraca z organizacją pozarządową powinna być przejrzysta – w razie kontroli jednostki samorządowej czy urzędu skarbowego wymagane będzie udokumentowanie, że wydatkowanie środków przez NGO jest zgodne z celami statutowymi.
4. Korzyści ze współpracy z NGO i wystawiania faktur
- Profesjonalizacja działań organizacji
Możliwość wystawiania faktur sprawia, że stowarzyszenia lub fundacje mogą uczestniczyć w przetargach i konkursach ofert, a firmy chcące skorzystać z usług NGO otrzymują standardowe dokumenty księgowe. - Większe zaufanie w sektorze publicznym i prywatnym
NGO posiadające przejrzystą strukturę finansową łatwiej pozyskują dotacje, sponsorów i partnerów do projektów. - Skuteczniejsze pozyskiwanie środków
Dzięki sprzedaży usług czy towarów na fakturę (lub rachunek) organizacje mogą wspierać swój budżet i uniezależniać się od nieregularnych darowizn.
5. Najczęstsze pytania i wątpliwości – odpowiadamy!
- Czy można wystawić fakturę za działania statutowe?
Tak, jeśli są to usługi odpłatne (nie przekraczające kosztów) lub działalność gospodarcza. Trzeba pamiętać o rozdziale przychodów i kosztów w księgowości. - Co z podatkiem dochodowym od osób prawnych (CIT)?
Wiele NGO może korzystać ze zwolnień CIT w zakresie przychodów z działalności statutowej. Zyski z działalności gospodarczej powinny jednak służyć celom statutowym, inaczej organizacja może utracić ulgi podatkowe. - Jak to wygląda przy 1,5% podatku?
Status OPP (organizacji pożytku publicznego) nie wyklucza wystawiania faktur, ale wymaga skrupulatnego rozdziału przychodów z 1,5% i ze sprzedaży usług.
Czy można wystawić fakturę jako fundacja? Albo stowarzyszenie?
Czy stowarzyszenie lub fundacja może wystawiać faktury? – Zdecydowanie tak, jeśli prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego bądź zarejestrowaną działalność gospodarczą. Konieczne jest spełnienie wymagań prawnych, posiadanie numeru NIP i – w niektórych sytuacjach – rejestracji VAT. Dzięki temu organizacja pozarządowa może profesjonalnie współpracować z innymi podmiotami (np. urzędami, firmami), a także generować przychody potrzebne do realizacji misji statutowej. Współpraca z NGO przynosi korzyści obu stronom, pod warunkiem zachowania przejrzystości i właściwych procedur finansowych.
