Czy fundacja i stowarzyszenie muszą składać sprawozdania?

Organizacje pozarządowe – w szczególności fundacje i stowarzyszenia – podlegają różnym obowiązkom sprawozdawczym. Pytanie, czy “muszą składać sprawozdania”, jest z pozoru proste, ale odpowiedź wymaga omówienia kilku rodzajów sprawozdań i okoliczności. W praktyce każda zarejestrowana fundacja i stowarzyszenie powinna regularnie sporządzać pewne sprawozdania, choć zakres i adresaci tych raportów mogą się różnić w zależności od charakteru działalności organizacji. Poniżej przedstawiamy kompleksowo, jakie sprawozdania i deklaracje musi składać NGO, z podziałem na:

• Sprawozdania finansowe i merytoryczne składane do odpowiednich urzędów (KRS, urząd skarbowy, ministerstwa).
• Obowiązki sprawozdawcze wobec grantodawców (przy realizacji dotacji/projektów).
• Dodatkowe wymogi dla organizacji o statusie OPP (organizacji pożytku publicznego).
• Obowiązki statystyczne (sprawozdania dla GUS).
• Zróżnicowanie obowiązków w zależności od tego, czy organizacja prowadzi działalność gospodarczą, ma status OPP, lub korzysta z dotacji publicznych.
• Terminy i konsekwencje niedopełnienia obowiązków, a także dobre praktyki, które pomogą organizacji pozostać w zgodzie z wymogami prawa.

Obowiązkowe sprawozdania finansowe organizacji pozarządowych

Każda fundacja i stowarzyszenie jest zobowiązana do prowadzenia rachunkowości i sporządzania na koniec roku sprawozdania finansowego. Ten obowiązek wynika z ustawy o rachunkowości oraz z faktu, że zarówno fundacje, jak i stowarzyszenia są podmiotami posiadającymi osobowość prawną i będącymi podatnikami podatku dochodowego od osób prawnych (CIT). Niezależnie więc od skali działalności, co roku należy zamknąć księgi rachunkowe i przygotować sprawozdanie finansowe.

Elementy i wymogi związane ze sprawozdaniem finansowym NGO:

• Elementy sprawozdania finansowego: Standardowe sprawozdanie finansowe składa się z bilansu, rachunku wyników (rachunku zysków i strat) oraz informacji dodatkowej (tzw. informacji uzupełniającej). Organizacje, które nie prowadzą działalności gospodarczej, mogą stosować uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów – jednak nawet wtedy muszą sporządzić uproszczone sprawozdanie finansowe (choć w nieco prostszej formie). Większość NGO prowadzi pełną księgowość, więc sprawozdanie wygląda podobnie jak w firmie (ale jest specjalny wzór dla organizacji pozarządowych, gdzie np. przychody dzielą się na działalność statutową nieodpłatną, odpłatną, gospodarczą itd.).
• Zatwierdzenie sprawozdania: Sporządzone sprawozdanie finansowe musi zostać zatwierdzone przez organ do tego uprawniony. W stowarzyszeniu najczęściej zatwierdza je Walne Zebranie Członków (chyba że statut przewiduje inaczej, np. że zatwierdza zarząd lub komisja rewizyjna). W fundacji zatwierdzenie odbywa się zgodnie ze statutem – może to robić zarząd fundacji lub rada fundacji, jeśli jest ustanowiona. Termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego to do 30 czerwca roku następnego (zakładając rok obrotowy równy kalendarzowemu). Przykładowo, za rok 2024 sprawozdanie powinno być przyjęte uchwałą najpóźniej 30 czerwca 2025. Sprawozdanie podpisuje cały skład zarządu oraz osoba prowadząca księgowość.
• Przekazanie sprawozdania do urzędów: Tutaj dużo zależy od statusu organizacji:
  • Urząd skarbowy (KAS): Po zatwierdzeniu sprawozdania, organizacja musi wysłać je do urzędu skarbowego. Obecnie odbywa się to elektronicznie – sprawozdanie finansowe sporządzone w formie elektronicznej (w formacie XML zgodnym ze strukturą e-sprawozdań) należy przesłać do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Termin to 10 dni od zatwierdzenia, czyli maksymalnie do 10 lipca (kontynuując przykład – za 2024 r. do 10 lipca 2025). Niezłożenie sprawozdania finansowego do KAS jest wykroczeniem skarbowym i grozi za to grzywna.
  • Krajowy Rejestr Sądowy (KRS): Jeśli organizacja jest wpisana nie tylko do rejestru stowarzyszeń, ale również do rejestru przedsiębiorców KRS (czyli prowadzi działalność gospodarczą), to ma obowiązek złożyć sprawozdanie finansowe również do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS. Termin to 15 dni od zatwierdzenia, czyli z reguły do 15 lipca. Składa się je poprzez system e-KRS (Portal EKRS) – obecnie także elektronicznie. Jeśli stowarzyszenie/fundacja nie prowadzi działalności gospodarczej, to formalnie nie musi składać sprawozdania do KRS. W praktyce jednak wiele organizacji i tak je tam przekazuje (istnieje możliwość złożenia sprawozdania przez profil zaufany, nawet gdy nie ma wpisu w rejestrze przedsiębiorców), bo jest to element transparentności. Podsumowując: prowadzenie działalności gospodarczej = obowiązkowe złożenie SF do KRS, brak działalności – obowiązkowe wysłanie do KAS, a do KRS opcjonalne (chyba że status OPP – o czym za chwilę).
  • Sprawozdanie dla członków i publikacja: Choć nie jest to “złożenie” do urzędu, warto wspomnieć: dobre praktyki (a czasem zapisy statutów) wskazują, by sprawozdanie finansowe było przedstawione członkom stowarzyszenia (na walnym zebraniu) lub np. opublikowane na stronie fundacji. Obecnie coraz więcej NGO publikuje swoje sprawozdania finansowe na własnych witrynach internetowych – buduje to zaufanie darczyńców i interesariuszy.
• Obowiązek badania sprawozdania przez biegłego (audyt): Zwykle małe i średnie NGO nie muszą mieć badania biegłego rewidenta. Jednak istnieją sytuacje, gdy audyt jest obowiązkowy:
  • Gdy organizacja spełnia ogólne kryteria z ustawy o rachunkowości (dwie z trzech: sumę aktywów ponad 2 mln euro, przychody ponad 4 mln euro, zatrudnienie >50 etatów) – to dotyczy nielicznych, bardzo dużych NGO.
  • Dla OPP ustawodawca wprowadził dodatkowe kryteria: jeśli organizacja pożytku publicznego osiągnęła w danym roku przychody co najmniej 3 mln zł, musi poddać sprawozdanie badaniu biegłego rewidenta. Również gdy OPP otrzymała znaczące środki publiczne – według przepisów, audyt jest wymagany, jeśli suma środków publicznych (w tym 1% podatku, dotacji, subwencji) przekroczyła 50 tys. zł i jednocześnie przychody ogółem przekroczyły 3 mln zł (te progi mogą ulec zmianie w przepisach – są plany ich podniesienia). Warto sprawdzić aktualne wymogi co roku.
  • Dodatkowo, czasem warunek przeprowadzenia audytu może wynikać z umowy z grantodawcą (np. projekt UE o budżecie ponad określoną kwotę wymaga audytu na koniec).
  Jeśli audyt jest obowiązkowy, to organizacja musi wyznaczyć biegłego rewidenta, który zweryfikuje sprawozdanie finansowe i wyda opinię. Tę opinię (raport z badania) składa się wraz ze sprawozdaniem do KRS i publikacji OPP.

Konsekwencje braku sporządzenia/złożenia sprawozdania finansowego:
Brak sprawozdania to poważne naruszenie. Po pierwsze, zarząd organizacji naraża się na sankcje skarbowe (mandat za niedopełnienie obowiązków podatnika CIT). Po drugie, KRS może wezwać do złożenia dokumentów, a ignorowanie wezwań może skutkować nawet wszczęciem postępowania przymuszającego (sąd może nałożyć grzywnę, a w skrajności – wszcząć procedurę rozwiązania organizacji). Dla OPP brak publikacji sprawozdań oznacza utratę możliwości otrzymywania 1,5% podatku za dany rok, a w razie opóźnienia powyżej określonego terminu – nawet utratę statusu OPP. Dlatego absolutnie należy tych terminów pilnować.

Deklaracja CIT-8 – obowiązek podatkowy każdego NGO

Kolejnym obligatoryjnym dokumentem jest deklaracja roczna CIT-8 składana do urzędu skarbowego. Każda fundacja i stowarzyszenie jako osoba prawna jest podatnikiem CIT i musi złożyć zeznanie, nawet jeśli nie ma dochodu do opodatkowania.

Główne informacje o CIT-8 dla organizacji pozarządowych:

• Termin złożenia: do 31 marca za poprzedni rok podatkowy (zakładając rok podatkowy = kalendarzowy). W ostatnich latach bywały jednorazowe przesunięcia terminu (np. z powodu pandemii przedłużano do lipca), ale co do zasady koniec marca to data graniczna.
• Forma złożenia: Od 2020 r. deklaracje CIT-8 składa się wyłącznie elektronicznie. Organizacja musi wysłać formularz przez system e-Deklaracje lub portal podatki.gov.pl, podpisując go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym (w tym drugim przypadku formularz musi być wysłany przez członka zarządu posiadającego profil zaufany i upoważnionego do reprezentacji). Dla bardzo małych organizacji wprowadzono pewne ułatwienie: jeśli NGO nie składała żadnych deklaracji PIT-ów jako płatnik i wszystkie dochody ma zwolnione z CIT, to może wydrukować CIT-8 i wysłać papierowo – ale to już coraz rzadziej stosowana opcja, lepiej po prostu złożyć elektronicznie, by nie ryzykować błędów.
• Co wykazać w CIT-8: W deklaracji CIT-8 organizacja wykazuje swoje przychody, koszty i dochód za dany rok. Większość organizacji korzysta ze zwolnień podatkowych przewidzianych w art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy CIT – zwalniających dochody przeznaczone na cele statutowe (pożytku publicznego) z podatku. W praktyce oznacza to, że jeśli NGO wydaje pieniądze na swoją działalność statutową (a nie np. na działalność gospodarczą z zamiarem zysku), to zazwyczaj nie płaci podatku, ale i tak musi złożyć deklarację wykazującą ten fakt. Często CIT-8 wychodzi “na zero” – wszystkie przychody pokryte kosztami lub zwolnione, więc podatek należny 0 zł, ale urząd chce to mieć formalnie zgłoszone.
• Załączniki CIT-8/O i sprawozdanie z działalności (CIT-8 sprawozdawcze): Jeśli organizacja korzystała ze zwolnień podatkowych (co jest bardzo częste), powinna dołączyć załącznik CIT-8/O, gdzie wykaże kwoty zwolnionych dochodów i na jakie cele je przeznaczyła. Dodatkowo, jeżeli prowadziła działalność gospodarczą, a ma statutowe cele pożytku publicznego, czasem dołącza się CIT-8/OS (o wydatkach na te cele). Urząd Skarbowy wymaga też, by organizacje posiadające status OPP złożyły wraz z CIT-8 sprawozdanie merytoryczne ze swojej działalności – w praktyce jest to jednak realizowane poprzez portal NIW/MPiPS (omówione poniżej), więc CIT-8 składa się samego. Warto upewnić się w danym roku, czy nie ma nowych wymogów (np. by zaznaczyć w CIT-8, że ma się status OPP itd.).
• Konsekwencje braku CIT-8: Niezłożenie deklaracji CIT-8 w terminie stanowi wykroczenie skarbowe. Może skutkować mandatem dla członków zarządu odpowiedzialnych za finanse (mandat może wynieść kilkaset złotych, a przy uporczywym uchylaniu się od deklaracji – nawet więcej). Jeśli organizacja zapomni, lepiej złożyć po terminie niż wcale – urząd zwykle i tak wyśle ponaglenie. By uniknąć sankcji, czasem stosuje się instytucję czynnego żalu (pismo wyjaśniające spóźnienie), ale najprościej po prostu pamiętać o tym obowiązku co roku.
• CIT-8 nawet przy braku działalności: Wiele stowarzyszeń pyta: “nie mieliśmy żadnych wpływów ani wydatków, czy też musimy składać CIT-8?” Odpowiedź: tak, musimy. W deklaracji po prostu wpisuje się zera, wykazuje brak dochodu i to tyle, ale złożenie jest obowiązkowe. Oczywiście, jeśli organizacja jest nowa i powstała np. w grudniu danego roku, to też za ten rok musi (w większości przypadków) złożyć CIT-8, nawet jeżeli realnie nie podjęła jeszcze działań.

Sprawozdawczość wobec grantodawców i instytucji kontrolujących

Oprócz obowiązków wobec państwa jako takiego, organizacje pozarządowe często mają szczególne obowiązki sprawozdawcze wynikające z otrzymanych dotacji czy projektów. Każdy grantodawca – czy to organ publiczny (np. urząd miasta, ministerstwo, UE) czy fundacja prywatna – wymaga rozliczenia się z przekazanych środków. Te sprawozdania nie są wprawdzie publiczne (składa się je do danego grantodawcy), ale są nie mniej ważne, bo warunkują uznanie wydatków i często możliwość otrzymania kolejnych transz lub przyszłych dotacji.

Obowiązki sprawozdawcze wobec GUS (statystyka publiczna)

Organizacje pozarządowe również podlegają badaniom statystycznym. GUS (Główny Urząd Statystyczny) prowadzi cykliczne badania dotyczące trzeciego sektora. Co roku lub co dwa lata GUS realizuje badanie oznaczone symbolem SOF-1 – sprawozdanie z działalności fundacji, stowarzyszeń i innych organizacji społecznych. Jest to formularz z pytaniami o liczbę członków, wolontariuszy, rodzaje działalności, przychody z różnych źródeł, wydatki, itp. Nie wszystkie organizacje są badane co roku – GUS wysyła formularze do wybranych podmiotów (próba badawcza) lub prowadzi badanie pełne w określonych odstępach. Jeśli organizacja dostanie takie pismo z GUS, ma obowiązek je wypełnić i odesłać (obecnie najczęściej elektronicznie przez portal GUS). Ponadto, GUS może wylosować organizację do bardziej szczegółowego badania (pogłębionego) – wtedy poprosi o dodatkowe informacje lub dokumenty. Udział w badaniach statystycznych jest obowiązkowy na mocy ustawy o statystyce publicznej. Dane dostarczone do GUS są wykorzystywane anonimowo do opracowań statystycznych (np. raport o kondycji sektora pozarządowego w Polsce) – nie są publikowane informacje o konkretnej organizacji, ale łączne zestawienia.