Budżet projektu to nie tabelka na końcu wniosku. To finansowy opis całego pomysłu. Pokazuje komisji, czy organizacja naprawdę wie, co chce zrobić, ile to kosztuje i czy potrafi rozsądnie zarządzać środkami.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że budżet jest jedną z trudniejszych części pracy projektowej, musi być logiczny, bez błędów rachunkowych i dopasowany do działań oraz rezultatów.
Zasada numer 1: budżet wynika z działań
Jeśli w projekcie planujesz warsztaty, budżet powinien obejmować np.:
- wynagrodzenie prowadzących,
- salę,
- materiały,
- promocję,
- dojazdy,
- koordynację,
- dokumentację,
- księgowość,
- ewaluację.
Jeśli w budżecie pojawia się koszt, którego nie ma w opisie działań, komisja może uznać go za przypadkowy lub nieuzasadniony.
Przykładowa tabela budżetowa
| Działanie | Koszt | Jednostka | Liczba | Kwota |
| warsztaty | wynagrodzenie trenera | godzina | 40 | 8 000 zł |
| warsztaty | materiały edukacyjne | komplet | 100 | 3 000 zł |
| promocja | grafika i kampania informacyjna | usługa | 1 | 2 500 zł |
| koordynacja | koordynator projektu | miesiąc | 6 | 18 000 zł |
| księgowość | obsługa rozliczenia | miesiąc | 6 | 3 600 zł |
| ewaluacja | ankiety i raport końcowy | usługa | 1 | 2 000 zł |
Koszty bezpośrednie i pośrednie
| Typ kosztu | Przykłady | Komentarz |
| bezpośrednie | trenerzy, materiały, sala, transport | wynikają bezpośrednio z działań |
| pośrednie | księgowość, administracja, koordynacja | umożliwiają realizację projektu |
| promocyjne | grafika, druk, reklama, www | muszą być proporcjonalne |
| techniczne | sprzęt, licencje, narzędzia | trzeba uzasadnić |
| osobowe | umowy, wynagrodzenia | muszą być zgodne z zasadami konkursu |
Wkład własny
Wkład własny może być:
- finansowy,
- osobowy,
- rzeczowy,
- partnerski,
- w formie wolontariatu,
- w formie użyczenia sali lub sprzętu.
Nie każdy konkurs dopuszcza każdy typ wkładu. Zawsze trzeba czytać regulamin. Wkład własny powinien być realny, udokumentowany i możliwy do wykazania.
Najczęstsze błędy w budżetach
- Koszty nie wynikają z działań.
- Brakuje kosztów koordynacji.
- Brakuje księgowości lub obsługi administracyjnej.
- Wynagrodzenia są zbyt niskie, żeby projekt był realny.
- Budżet jest „okrągły”, ale bez uzasadnienia.
- Brakuje kosztów promocji i ewaluacji.
- Wkład własny jest wpisany fikcyjnie.
- Koszty są niekwalifikowalne według regulaminu.
Jak uzasadniać koszty?
Zamiast pisać: „materiały promocyjne – 5 000 zł”, lepiej napisać:
Koszt obejmuje przygotowanie identyfikacji graficznej projektu, 10 grafik do mediów społecznościowych, projekt plakatu, skład elektronicznej broszury oraz przygotowanie materiałów do kampanii informacyjnej skierowanej do uczestników.
Komisja widzi wtedy, co kupuje organizacja i dlaczego koszt ma sens.
FAQ
Czy koordynator projektu może być kosztem dotacji?
Często tak, jeśli regulamin dopuszcza koszty osobowe i koordynacyjne. Trzeba sprawdzić zasady konkursu.
Czy księgowość może być kosztem projektu?
Często tak, szczególnie jeśli jest niezbędna do rozliczenia dotacji. Musi jednak mieścić się w katalogu kosztów kwalifikowalnych.
Jak policzyć wkład własny wolontariuszy?
Trzeba sprawdzić regulamin konkursu. Jeśli dopuszcza wkład osobowy, należy określić stawkę, zakres pracy i sposób dokumentacji.
