Staranie się o granty to proces wymagający wiedzy i przygotowania. Młode fundacje i stowarzyszenia, stawiające pierwsze kroki w świecie dotacji, nierzadko popełniają podobne błędy, które zmniejszają ich szanse na sukces. Poniżej omawiamy najczęstsze błędy popełniane przy aplikowaniu o dotacje – oraz rady, jak ich skutecznie unikać, aby zwiększyć szansę na otrzymanie dofinansowania.
Najczęstsze błędy przy pisaniu wniosków grantowych
- Błąd 1: Projekt niedopasowany do celów konkursu lub misji organizacji
- Jest to podstawowy błąd – złożenie nawet dobrze napisanego wniosku, który jednak nie wpisuje się w tematykę konkursu albo w statutowe cele fundacji, to niemal gwarancja porażki. Unikniesz tego, dokładnie analizując regulamin i priorytety dotacji przed aplikacją. Upewnij się, że Twój pomysł realizuje założenia grantodawcy i jednocześnie mieści się w działalności Twojej organizacji (np. ekologiczna fundacja nie powinna składać projektu z obszaru medycyny, bo to poza jej misją[grantowo.pl]). Jeśli konkurs wymaga konkretnych rezultatów lub kieruje się do określonych beneficjentów – nie ignoruj tego. Zawsze “szyj projekt na miarę” konkursu, a nie próbuj dopasować na siłę programu do wymarzonego projektu, który zupełnie nie pasuje do wymagań(grants.capital).
- Błąd 2: Niedokładne czytanie wytycznych i ignorowanie kryteriów. W pośpiechu łatwo pominąć jakiś zapis w regulaminie konkursu – a diabeł tkwi w szczegółach. Częstym błędem jest niezastosowanie się do kryteriów oceny – np. wniosek nie odpowiada na wszystkie pytania ze wzoru, przekracza dopuszczalną długość, albo pomija obowiązkowe elementy (jak analiza potrzeb czy plan kontynuacji). Komisje często oceniają punktowo różne aspekty wniosku – jeśli coś pominiesz, tracisz punkty. Rozwiązanie? Dokładna lektura dokumentacji konkursowej od A do Z i stworzenie checklisty. Sprawdź, czy Twój wniosek spełnia każdy wymóg formalny i merytoryczny. Jeśli kryteria mówią np. o innowacyjności, pokaż, co nowego wnosi Twój projekt. Jeżeli za partnerstwo są dodatkowe punkty – rozważ dodanie partnera. Ignorowanie kryteriów oceny to jeden z najczęstszych powodów odrzucenia aplikacji(owocneinwestycje.pl).
- Błąd 3: Błędy formalne i braki w dokumentach. Wielu początkujących wnioskodawców odpada na etapie oceny formalnej, bo popełnili proste błędy techniczne. Klasyka to niepełna dokumentacja – np. brak podpisu pod wnioskiem, brak wymaganych załączników (statutu, CV osób, uchwały itp.), zła wersja formularza, niewłaściwe formaty plików. Zdarza się też wysłanie wniosku po terminie lub na zły adres. Aby uniknąć wpadki: przed złożeniem sprawdź kompletność wniosku trzy razy. Czy wszystkie pola są wypełnione? Czy dołączyłeś wszystkie załączniki wymienione w regulaminie? Czy dokumenty są aktualne (np. aktualny KRS)? Czy są podpisane przez osoby upoważnione? Nawet drobiazg może zaważyć – np. błędny tytuł e-maila ze zgłoszeniem albo brak numeracji stron. Jeśli konkurs jest popularny, komisja nie będzie prosić o uzupełnienia, tylko odrzuci wniosek. Warto posiłkować się poradnikami – wiele organizacji (np. ngo.pl) publikuje listy typowych formalnych błędów, by pomóc innym ich nie popełnić. Rada: stwórz listę kontrolną i odhaczaj każdy element, zanim klikniesz “wyślij”(grantowo.pl).
- Błąd 4: Nierealistyczny budżet i harmonogram. Zakładanie zbyt optymistycznych założeń finansowych lub czasowych to częsty grzech młodych organizacji. Przykłady? Zaniżanie kosztów (bo może komisja da więcej punktów za tani projekt) – potem okazuje się, że brakuje środków na realizację działań. Albo odwrotnie, budżet napompowany ponad potrzeby projektu, co wygląda podejrzanie. Inny aspekt to pominięcie ważnych pozycji (np. kosztów koordynacji, transportu, ubezpieczenia) – skutkuje to brakującymi pieniędzmi w trakcie projektu. Z kolei w harmonogramie często spotykany błąd to zaplanowanie zbyt wielu działań naraz lub w nierealnym tempie. Komisja mając doświadczenie od razu wyczuje, że plan jest oderwany od rzeczywistości. Jak uniknąć tych błędów? Twórz budżet na podstawie realnych cen (sprawdź oferty, zapytaj dostawców) i upewnij się, że obejmuje wszystkie konieczne wydatki zgodnie z regulaminem dotacji!
- Błąd 5: Brak komunikacji i wsparcia, pisanie wniosku w samotności. Choć pisanie projektu to często praca jednej osoby, błąd młodych liderów NGO to niekonsultowanie pomysłu z nikim. Zamykają się z formularzem i tworzą aplikację w oderwaniu od otoczenia. W efekcie projekt może nie odpowiadać faktycznym potrzebom społeczności albo pomijać ważne aspekty. Ponadto samotne zmagania sprzyjają przeoczeniu błędów. Warto skonsultować wniosek z kimś doświadczonym – np. pracownikiem Centrum Organizacji Pozarządowych, zaprzyjaźnioną fundacją czy nawet kimś z gminy (w przypadku lokalnych konkursów często urzędnicy służą radą przed złożeniem oferty). Czasem organizator konkursu organizuje spotkania informacyjne – korzystaj z nich i zadawaj pytania. Nie bój się też poprosić kogoś z zespołu o przeczytanie wniosku przed wysyłką – świeże spojrzenie bywa bezcenne. Innym błędem jest niezadawanie pytań grantodawcy – jeśli coś w dokumentacji jest niejasne, lepiej napisać maila czy zadzwonić do osoby kontaktowej, niż zgadywać. Dobra komunikacja może uchronić Cię przed napisaniem wniosku, który mija się z oczekiwaniami fundatora.
Granty w 2026 bez błędów – to możliwe!
Unikanie powyższych błędów znacznie zwiększy Twoje szanse na otrzymanie dotacji. Choć żadna organizacja nie jest idealna i każdemu zdarzy się potknięcie, ważne by uczyć się na błędach – własnych lub (jeszcze lepiej) cudzych. Zawsze zaczynaj od solidnego czytania regulaminu, planuj projekt realistycznie, dopilnuj formalności i szukaj rad u bardziej doświadczonych. Dzięki temu Twoja młoda fundacja szybko przestanie być „początkująca” w oczach grantodawców, a stanie się poważnym kandydatem do otrzymania dofinansowania. Powodzenia!
