Spotkania online stały się normalną częścią pracy organizacji. Zarząd fundacji może spotkać się zdalnie, komisja rewizyjna może omówić dokumenty przez internet, a stowarzyszenie może chcieć przeprowadzić walne w formie online lub hybrydowej. Poradnik ngo.pl wskazuje, że spotkania władz organizacji powinny być zwoływane i prowadzone zgodnie ze statutem lub regulaminami, a ich dokumentacja powinna obejmować m.in. listę obecności i uchwały.
Najważniejsze pytanie brzmi: czy statut i regulaminy organizacji pozwalają na taką formę pracy oraz czy da się później udowodnić, kto uczestniczył i jak głosował.
Co sprawdzić przed spotkaniem online?
- Statut organizacji.
- Regulamin zarządu, rady lub komisji.
- Zasady zwoływania posiedzeń.
- Kworum.
- Sposób głosowania.
- Sposób podpisywania uchwał.
- Możliwość identyfikacji uczestników.
- Sposób sporządzenia protokołu.
- Przechowywanie nagrań, jeśli są wykonywane.
- RODO i bezpieczeństwo narzędzia.
Zarząd online
W przypadku zarządu spotkanie online jest zwykle łatwiejsze niż walne, bo liczba osób jest mała. Warto jednak zachować formalny porządek:
- zawiadomienie o posiedzeniu,
- porządek obrad,
- potwierdzenie obecności,
- protokół,
- uchwały,
- podpisy lub forma dokumentowa,
- archiwizacja plików.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że uchwały zarządu fundacji powinny mieć formę pisemną lub dokumentową, ponieważ organ nadzoru może zażądać ich do wglądu.
Walne zebranie online
Walne jest trudniejsze, bo uczestników jest więcej, a decyzje bywają kluczowe: wybory władz, sprawozdania, zmiana statutu, likwidacja, składki. Trzeba szczególnie zadbać o:
- identyfikację członków,
- potwierdzenie prawa głosu,
- kworum,
- tajność głosowania, jeśli wymagana,
- sposób zgłaszania wniosków,
- protokół,
- listę obecności,
- zgodność z regulaminem.
Co powinien zawierać protokół ze spotkania online?
| Element | Opis |
| data i godzina | kiedy odbyło się spotkanie |
| narzędzie | Zoom, Teams, Google Meet, inne |
| uczestnicy | lista obecności |
| porządek obrad | tematy spotkania |
| kworum | potwierdzenie zdolności do decyzji |
| przebieg | najważniejsze ustalenia |
| uchwały | treść i wyniki głosowania |
| podpisy | zgodnie z zasadami organizacji |
| załączniki | screeny, wyniki głosowań, dokumenty |
Popularne pytania
Czy zarząd NGO może spotkać się online?
Może, jeśli statut i regulaminy nie stoją temu na przeszkodzie, a decyzje są prawidłowo udokumentowane.
Czy walne stowarzyszenia może odbyć się online?
To zależy od statutu, przepisów i zasad organizacji. Trzeba szczególnie zadbać o identyfikację członków i głosowania.
Czy trzeba nagrywać spotkanie online?
Nie zawsze. Nagranie może pomóc, ale rodzi też obowiązki RODO i archiwizacyjne.
Czy uchwała online jest ważna?
Może być ważna, jeśli została podjęta zgodnie ze statutem, regulaminem i zasadami dokumentowania decyzji.
Jak potwierdzić obecność online?
Można użyć listy obecności, potwierdzenia mailowego, logów z narzędzia, głosowania lub podpisanego oświadczenia.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
