Słowo „kontrola” budzi w organizacjach stres, ale nie każda kontrola oznacza to samo. Inaczej wygląda kontrola dotacji, inaczej kontrola ZUS, inaczej kontrola skarbowa, a jeszcze inaczej nadzór starosty albo ministra. Poradnik ngo.pl przypomina, że NGO mogą podlegać różnym kontrolom, m.in. wtedy, gdy wydają środki publiczne lub zatrudniają pracowników.
Dobra organizacja nie pyta: „czy nas skontrolują?”, tylko: „czy nasze dokumenty są tak prowadzone, że kontrola nie sparaliżuje pracy?”.
Kontrola dotacji
Kontrola dotacji dotyczy konkretnej umowy. Grantodawca sprawdza, czy:
- działania zostały wykonane,
- rezultaty osiągnięte,
- wydatki były kwalifikowalne,
- dokumenty są kompletne,
- promocja była zgodna z umową,
- wkład własny został wniesiony,
- zakupiony sprzęt jest używany zgodnie z celem,
- projekt był dostępny dla odbiorców.
Kontrola zewnętrzna
Kontrola zewnętrzna może dotyczyć całej organizacji albo wybranego obszaru:
| Kontrola | Co sprawdza? |
|---|---|
| urząd skarbowy | podatki, CIT, VAT, dokumenty |
| ZUS | składki, umowy, zgłoszenia |
| PIP | pracowników i warunki pracy |
| NIK | wydatkowanie środków publicznych |
| organ nadzoru | zgodność działania z prawem i statutem |
| grantodawca | realizację projektu |
| bank | dane organizacji, CRBR, AML |
Jak przygotować „pakiet kontrolny”?
Warto mieć folder, który zawiera podstawowe dokumenty organizacji:
- statut,
- aktualny KRS,
- NIP, REGON,
- uchwały władz,
- politykę rachunkowości,
- sprawozdania finansowe,
- CIT-8,
- umowy dotacyjne,
- budżety projektów,
- opisy faktur,
- listy obecności,
- dokumenty RODO,
- ewidencję sprzętu,
- umowy z wykonawcami,
- potwierdzenia płatności.
Różnica w myśleniu
Kontrola dotacji pyta: czy projekt zrobiono zgodnie z umową?
Kontrola zewnętrzna pyta: czy organizacja działa zgodnie z przepisami?
Dlatego przy dotacji najważniejszy jest budżet, harmonogram i rezultaty, a przy kontroli zewnętrznej także cała struktura organizacji.
Co robić po otrzymaniu informacji o kontroli?
- przeczytać zakres kontroli,
- ustalić osobę kontaktową,
- zebrać dokumenty,
- poinformować księgowość,
- nie poprawiać dokumentów chaotycznie,
- przygotować wyjaśnienia,
- sprawdzić umowy i korespondencję,
- robić kopie przekazywanych dokumentów,
- zachować spokojny, rzeczowy ton.
Najczęstsze błędy
- Brak jednej osoby odpowiedzialnej.
- Dokumenty rozproszone między zarządem, księgową i koordynatorami.
- Brak opisów faktur.
- Brak list obecności.
- Niespójność między wnioskiem a realizacją.
- Brak uchwał.
- Nieaktualny KRS.
- Nerwowe poprawianie dokumentów po czasie.
Popularne pytania
Czy kontrola dotacji może odbyć się po zakończeniu projektu?
Tak. Umowy dotacyjne często przewidują możliwość kontroli także po zakończeniu projektu.
Czy urząd skarbowy kontroluje projekty grantowe?
Może kontrolować podatki i dokumenty księgowe, które obejmują także projekty.
Czy brak list obecności może być problemem?
Tak, jeśli listy miały potwierdzać udział uczestników i osiągnięcie wskaźników.
Czy NGO może prosić o doprecyzowanie zakresu kontroli?
Tak, warto wiedzieć, jakie dokumenty i okres będą sprawdzane.
Czy kontrola zawsze oznacza problemy?
Nie. Dla uporządkowanej organizacji kontrola jest przede wszystkim weryfikacją dokumentów.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
