podmiotów, z którymi nie współpracują. Poradnik ngo.pl już na stronie głównej wskazuje KSeF i cyberbezpieczeństwo jako osobny temat dla fundacji i stowarzyszeń, w tym ochronę przed fałszywymi kodami QR.
Dla NGO ryzyko jest szczególnie duże, ponieważ w wielu organizacjach dokumenty obsługują osoby społeczne, wolontariusze, członkowie zarządu albo zewnętrzna księgowość. Wystarczy jedna fałszywa faktura opłacona z konta projektu, żeby organizacja miała problem finansowy i rozliczeniowy.
Główne zagrożenia
1. Fałszywy e-mail „z fakturą”
Oszuści mogą wysłać wiadomość udającą dostawcę, urząd, operatora płatności albo księgowość. Link może prowadzić do fałszywej strony, złośliwego pliku albo formularza wyłudzającego dane.
2. Fałszywy kod QR
Kod QR może kierować do strony podszywającej się pod system płatności, bank albo panel faktur. Dlatego organizacja nie powinna automatycznie skanować i opłacać faktur z kodów przesyłanych e-mailem.
3. Faktura od nieznanego dostawcy
W KSeF lub poza nim może pojawić się dokument, którego organizacja nie rozpoznaje. Sam fakt otrzymania faktury nie oznacza, że organizacja powinna ją zapłacić.
4. Zmiana numeru rachunku
Klasyczny schemat oszustwa polega na przesłaniu informacji: „zmieniliśmy numer rachunku”. Przy dotacjach taka płatność może być szczególnie bolesna, bo środki publiczne znikają, a koszt może nie zostać uznany.
Procedura bezpieczeństwa faktur
Każda NGO powinna przyjąć zasadę: nie płacimy faktury, której nie rozumiemy. Minimalna procedura powinna wyglądać tak:
- Sprawdzamy, czy dostawca jest znany.
- Sprawdzamy, czy zamówienie faktycznie było złożone.
- Sprawdzamy, czy kwota zgadza się z umową lub ofertą.
- Sprawdzamy, czy numer rachunku jest właściwy.
- Przy większej kwocie potwierdzamy dane innym kanałem.
- Dopiero wtedy akceptujemy płatność.
- Fakturę opisujemy i przekazujemy księgowości.
Tabela: czerwone flagi przy fakturach
| Sygnał ostrzegawczy | Co zrobić? |
| nieznany dostawca | nie płacić, wyjaśnić |
| presja czasu | zweryfikować telefonicznie |
| nowy numer konta | potwierdzić z osobą znaną |
| literówki w mailu | nie klikać linków |
| załącznik ZIP/EXE | nie otwierać |
| dziwny kod QR | nie skanować bez weryfikacji |
| faktura poza projektem | sprawdzić z koordynatorem |
| brak zamówienia | odrzucić lub wyjaśnić |
KSeF a kontrola dotacji
Jeśli organizacja zapłaci fałszywą fakturę, problemem nie będzie tylko strata pieniędzy. W projekcie grantowym powstaną pytania:
- czy wydatek był kwalifikowalny,
- czy zakup rzeczywiście nastąpił,
- czy organizacja zachowała należytą staranność,
- czy procedura akceptacji kosztów była prawidłowa,
- czy środki publiczne zostały zabezpieczone.
Dlatego bezpieczeństwo faktur trzeba traktować jako część zarządzania projektem.
Co warto wdrożyć?
- zasadę dwóch osób przy płatnościach,
- listę zaufanych dostawców,
- potwierdzanie zmiany rachunku telefonicznie,
- szkolenie zarządu i koordynatorów,
- zakaz płatności wyłącznie na podstawie e-maila,
- procedurę zgłaszania podejrzanych faktur,
- oddzielny folder na faktury projektowe,
- regularny backup dokumentów.
Popularne pytania
Czy faktura w KSeF zawsze jest bezpieczna?
Nie należy automatycznie zakładać, że każda faktura jest zasadna. Trzeba sprawdzić, czy odpowiada realnemu zamówieniu.
Czy można płacić faktury z kodu QR?
Można, ale tylko po weryfikacji źródła, kwoty, dostawcy i rachunku bankowego.
Co zrobić z fakturą od nieznanej firmy?
Nie płacić automatycznie. Najpierw trzeba wyjaśnić, czy organizacja faktycznie zamawiała daną usługę lub towar.
Czy cyberbezpieczeństwo faktur dotyczy małej fundacji?
Tak. Małe organizacje bywają bardziej narażone, bo często nie mają formalnych procedur płatności.
Czy procedura faktur pomaga przy kontroli dotacji?
Tak. Pokazuje, że organizacja zachowuje staranność przy wydatkowaniu środków.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
