Dobrze opisany dokument księgowy to taki, który po roku, trzech latach albo podczas kontroli nadal odpowiada na pytanie: co kupiono, po co, z jakich środków i w ramach jakiego projektu. Poradnik ngo.pl wskazuje, że dokumentację księgową należy przechowywać w sposób chroniący przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
To szczególnie ważne w grantach, gdzie samo posiadanie faktury nie zawsze wystarcza. Trzeba jeszcze wykazać związek kosztu z projektem.
Co powinien zawierać opis faktury?
Przy projektach dotacyjnych opis faktury powinien obejmować:
- nazwę projektu,
- numer umowy dotacyjnej,
- pozycję budżetową,
- kwotę finansowaną z dotacji,
- kwotę wkładu własnego,
- opis związku z działaniem,
- informację o zatwierdzeniu merytorycznym,
- informację o zatwierdzeniu finansowym,
- podpis osoby odpowiedzialnej,
- datę opisu.
Przykład opisu
Wydatek poniesiony w ramach projektu „Akademia Kompetencji Cyfrowych”, umowa nr 12/2027. Dotyczy zakupu materiałów edukacyjnych dla uczestników warsztatów, pozycja budżetowa 2.1. Kwota finansowana z dotacji: 1 200 zł. Wydatek zgodny z harmonogramem i kosztorysem. Zatwierdzono merytorycznie i finansowo.
Jak długo przechowywać dokumenty?
Poradnik ngo.pl wskazuje, że dokumenty podatkowe, księgi rachunkowe i dowody księgowe trzeba przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku, którego dokumenty dotyczą.
Uwaga: umowa dotacyjna może wymagać dłuższego przechowywania dokumentacji. Dotyczy to zwłaszcza projektów unijnych.
Dokumenty projektowe do archiwizacji
| Typ | Przykłady |
| finansowe | faktury, rachunki, przelewy |
| umowne | umowy z wykonawcami, aneksy |
| uczestników | listy obecności, formularze |
| merytoryczne | programy, scenariusze, materiały |
| promocyjne | plakaty, posty, screeny |
| rezultaty | raporty, publikacje, zdjęcia |
| kontrolne | korespondencja, wyjaśnienia |
| RODO | zgody, klauzule, rejestry |
Popularne pytania
Czy wystarczy przechowywać skany faktur?
To zależy od zasad księgowych, podatkowych i projektowych. Warto ustalić jednolity sposób archiwizacji z księgowością.
Czy każdą fakturę trzeba opisywać?
W projektach grantowych zdecydowanie warto opisywać każdą fakturę finansowaną z dotacji lub wkładu własnego.
Jak długo przechowywać dokumenty z dotacji?
Co najmniej zgodnie z przepisami księgowymi i podatkowymi, ale umowa dotacyjna może wymagać dłuższego okresu.
Czy listy obecności też są dokumentacją projektową?
Tak. Potwierdzają udział uczestników i realizację wskaźników.
Co grozi za brak dokumentów przy kontroli?
Grantodawca może zakwestionować koszt i zażądać wyjaśnień albo zwrotu części dotacji.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
