Dobrze prowadzona organizacja to nie tylko dobre działania, ale też dobra dokumentacja. Grantodawcy, księgowość, urząd, kontrola i zarząd muszą móc sprawdzić, kto podjął decyzję, kto podpisał umowę, kto odpowiada za projekt i na jakiej podstawie wydano pieniądze.
Poradnik ngo.pl prowadzi osobny dział poświęcony dokumentom NGO, obejmujący m.in. protokoły, uchwały, dokumenty dotyczące sprawozdań, zmiany statutu, OPP, działalności gospodarczej i umów w organizacji.
Jakie dokumenty warto mieć w organizacji?
| Dokument | Do czego służy? |
| statut | określa cele i zasady działania |
| uchwały zarządu | dokumentują decyzje |
| protokoły posiedzeń | pokazują przebieg decyzji |
| pełnomocnictwa | pozwalają działać wybranym osobom |
| umowy z wykonawcami | regulują zadania i płatności |
| porozumienia wolontariackie | dokumentują wolontariat |
| regulaminy | porządkują pracę organów |
| polityka rachunkowości | opisuje zasady księgowe |
| dokumenty RODO | zabezpieczają dane osobowe |
| dokumentacja projektowa | potwierdza realizację dotacji |
Kiedy potrzebna jest uchwała?
Uchwała jest przydatna, gdy organizacja:
- przyjmuje sprawozdanie,
- zatwierdza budżet,
- zmienia statut,
- rozpoczyna projekt,
- upoważnia osobę do podpisania umowy,
- przyjmuje regulamin,
- rozpoczyna działalność odpłatną lub gospodarczą,
- ustala wynagrodzenie,
- przyjmuje darowiznę o szczególnym charakterze,
- podejmuje decyzję o partnerstwie.
Przykładowa struktura uchwały
| Element | Co wpisać? |
| numer uchwały | np. 1/2027 |
| data i miejsce | kiedy podjęto decyzję |
| organ | zarząd, rada, walne zebranie |
| podstawa | statut, regulamin, potrzeba projektu |
| treść decyzji | jasne rozstrzygnięcie |
| wykonanie | kto odpowiada |
| podpisy | zgodnie z zasadami organizacji |
Dokumenty przy wniosku grantowym
Przy dotacjach najczęściej przydają się:
- aktualny odpis KRS,
- statut,
- pełnomocnictwo,
- oświadczenia,
- sprawozdanie finansowe,
- sprawozdanie merytoryczne,
- listy intencyjne partnerów,
- dokumenty potwierdzające doświadczenie,
- uchwała o wkładzie własnym,
- dokumenty potwierdzające prawo do lokalu lub sprzętu.
Najczęstsze błędy
- Brak uchwał dla ważnych decyzji.
- Podpisy niezgodne z reprezentacją.
- Brak protokołów z posiedzeń.
- Pełnomocnictwa bez zakresu.
- Umowy podpisane przez niewłaściwe osoby.
- Brak dokumentów potwierdzających wkład własny.
- Chaos w archiwizacji.
Popularne pytania
Czy każda decyzja zarządu wymaga uchwały?
Nie każda, ale ważne decyzje finansowe, organizacyjne i projektowe warto dokumentować uchwałami.
Czy protokół z posiedzenia zarządu jest obowiązkowy?
Zależy od statutu i regulaminów, ale w praktyce warto dokumentować kluczowe posiedzenia.
Czy pełnomocnik może podpisać wniosek grantowy?
Tak, jeśli ma prawidłowe pełnomocnictwo i konkurs dopuszcza taki podpis.
Czy statut trzeba załączać do każdego wniosku?
To zależy od regulaminu konkursu. Często grantodawca wymaga statutu albo sam sprawdza go w KRS.
Czy dokumenty NGO powinny być przechowywane elektronicznie czy papierowo?
Najlepiej prowadzić uporządkowane archiwum w obu formach, zgodnie z wymaganiami prawnymi i projektowymi.
Linki
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
