Księgowość w NGO to temat, którego nie warto odkładać. Nawet mała fundacja lub stowarzyszenie, które nie ma pracowników i realizuje tylko jeden projekt, musi wiedzieć, skąd ma pieniądze, na co je wydaje i jak dokumentuje działania.
Poradnik ngo.pl podkreśla, że organizacje pozarządowe muszą pamiętać o przepisach podatkowych i ustawie o rachunkowości, a prowadzenie księgowości jest obowiązkiem każdej organizacji, w tym fundacji, stowarzyszeń i stowarzyszeń zwykłych.
Pełna księgowość czy UEPIK?
| Forma | Dla kogo? | Co oznacza? |
|---|---|---|
| pełna księgowość | większość fundacji i stowarzyszeń | księgi rachunkowe, sprawozdanie finansowe, plan kont |
| UEPIK | organizacje spełniające warunki ustawowe | uproszczona ewidencja przychodów i kosztów |
| księgowość projektowa | organizacje realizujące granty | wyodrębnienie kosztów projektu |
| księgowość odpłatna/nieodpłatna | organizacje prowadzące działalność odpłatną | rozdzielenie przychodów i kosztów działalności |
Serwis podatki.gov.pl wskazuje, że stowarzyszenie lub fundacja może prowadzić uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów, jeśli spełnia warunki z ustawy o rachunkowości; w takiej sytuacji nie sporządza i nie przesyła sprawozdania finansowego.
Co to jest polityka rachunkowości?
Polityka rachunkowości to dokument, który opisuje zasady księgowania w organizacji. Powinien odpowiadać na pytania:
- jak organizacja opisuje dokumenty księgowe,
- jak numeruje faktury i rachunki,
- jak księguje dotacje,
- jak rozdziela koszty projektów,
- jak rozlicza wkład własny,
- jak przechowuje dokumenty,
- kto odpowiada za przekazywanie dokumentów księgowemu.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że polityka rachunkowości określa zasady rejestrowania zdarzeń finansowych, a jednym z jej elementów jest plan kont.
Plan kont pod granty
Dobra organizacja grantowa powinna mieć plan kont, który pozwala łatwo odpowiedzieć na pytanie: ile pieniędzy wydaliśmy w danym projekcie, na dane działanie i z danego źródła finansowania?
| Obszar | Przykładowe konto lub subkonto |
| projekt A | koszty bezpośrednie projektu A |
| projekt B | koszty bezpośrednie projektu B |
| administracja | koszty ogólne organizacji |
| wkład własny | środki własne do projektów |
| darowizny | przychody z darowizn |
| dotacje publiczne | przychody z dotacji |
| działalność odpłatna | przychody i koszty odpłatne |
| wynagrodzenia | koszty personelu |
KSeF w NGO
Od 2026 roku NGO muszą przygotować się do KSeF. Komitet do Spraw Pożytku Publicznego informował, że od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy, także NGO, będą zobowiązani do odbierania faktur w KSeF.
Dla fundacji i stowarzyszeń oznacza to potrzebę ustalenia:
- kto ma dostęp do KSeF,
- kto odbiera faktury,
- kto przekazuje faktury do księgowości,
- jak opisywane są faktury projektowe,
- jak organizacja zabezpiecza dane dostępowe,
- jak reaguje na faktury błędnie wystawione.
Księgowość a rozliczenie dotacji
W projektach grantowych księgowość musi odpowiadać na pytania kontrolera:
| Pytanie kontrolera | Co powinno być przygotowane? |
| Czy wydatek był w budżecie? | budżet i umowa dotacyjna |
| Czy wydatek był potrzebny? | opis merytoryczny |
| Czy wydatek został zapłacony? | przelew lub potwierdzenie płatności |
| Czy dokument jest poprawny? | faktura, rachunek, umowa |
| Czy koszt jest przypisany do projektu? | opis księgowy |
| Czy zachowano konkurencyjność? | rozeznanie rynku, jeśli wymagane |
| Czy jest rezultat? | dokumentacja działań |
FAQ
Czy mała fundacja musi mieć księgowego?
Może prowadzić księgowość samodzielnie, jeśli ma kompetencje, ale zarząd nadal odpowiada za prawidłowość księgowości. Poradnik ngo.pl wskazuje, że odpowiedzialność za księgowość ponosi zarząd, nawet jeśli księgowość jest zlecona zewnętrznie.
Czy UEPIK wystarczy do grantów?
To zależy od konkursu i warunków organizacji. UEPIK może być dopuszczalna, ale organizacja musi umieć wyodrębnić przychody i koszty projektu.
Czy KSeF dotyczy fundacji bez działalności gospodarczej?
Temat KSeF dotyczy również organizacji pozarządowych, dlatego każda NGO powinna sprawdzić swoje obowiązki i dostęp do systemu.
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
