Rejestracja fundacji albo stowarzyszenia w KRS to dopiero początek. Od tego momentu organizacja staje się podmiotem, który może zawierać umowy, otwierać konto, prowadzić księgowość, aplikować o granty i przyjmować darowizny. Jednocześnie pojawiają się pierwsze obowiązki formalne.
Poradnik ngo.pl wskazuje, że organizacja zarejestrowana w KRS otrzymuje przy rejestracji NIP i REGON, a następnie musi m.in. złożyć NIP-8, zgłosić informacje do CRBR i założyć konto bankowe.
Pierwsze kroki po rejestracji NGO
| Krok | Co zrobić? | Dlaczego to ważne? |
| 1 | sprawdzić wpis w KRS | upewniasz się, że dane są poprawne |
| 2 | pobrać numer NIP i REGON | potrzebne do umów, konta i grantów |
| 3 | złożyć NIP-8 | uzupełniasz dane identyfikacyjne |
| 4 | zgłosić beneficjentów do CRBR | obowiązek z ustawy AML |
| 5 | założyć konto bankowe | potrzebne do dotacji i darowizn |
| 6 | wybrać księgowość | organizacja musi ewidencjonować finanse |
| 7 | przygotować dokumenty wewnętrzne | uchwały, regulaminy, polityka rachunkowości |
| 8 | uporządkować statut pod granty | sprawdzasz zgodność przyszłych projektów |
CRBR – dlaczego jest ważny?
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych służy gromadzeniu informacji o beneficjentach rzeczywistych podmiotów wskazanych w ustawie AML, a jednym z jego zadań jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Dla organizacji oznacza to, że nie można potraktować CRBR jako „opcjonalnej formalności”. Brak zgłoszenia albo nieaktualne dane mogą utrudnić funkcjonowanie organizacji, współpracę z bankiem, podpisywanie umów i udział w projektach.
Konto bankowe NGO
Konto bankowe jest w praktyce niezbędne, jeśli organizacja chce:
- przyjmować darowizny,
- otrzymywać dotacje,
- prowadzić projekty publiczne,
- wypłacać wynagrodzenia,
- dokumentować przelewy,
- prowadzić przejrzystą księgowość.
Przy grantach publicznych konto bankowe jest zwykle warunkiem technicznym przekazania środków. Warto założyć konto od razu i zadbać o dostęp dla osób uprawnionych do reprezentacji.
Dokumenty, które warto przygotować od razu
| Dokument | Po co? |
| statut | podstawa działania organizacji |
| uchwała o wyborze zarządu | potwierdzenie władz |
| polityka rachunkowości | zasady księgowania |
| plan kont | porządkowanie kosztów |
| regulamin pracy zarządu | sprawniejsze decyzje |
| wzór uchwały | dokumentowanie decyzji |
| wzór umowy wolontariackiej | bezpieczna współpraca |
| klauzula RODO | przetwarzanie danych |
| zgody na wizerunek | promocja projektów |
| wzór umowy darowizny | fundraising |
Przygotowanie do grantów
Nowa organizacja może aplikować o granty, ale musi być realistyczna. Jeśli nie ma historii projektów, powinna zacząć od:
- małych grantów lokalnych,
- konkursów samorządowych,
- mikrograntów,
- projektów partnerskich,
- działań finansowanych z darowizn,
- projektów z niewielkim budżetem.
W pierwszych miesiącach warto budować portfolio: zdjęcia, relacje, listy obecności, rekomendacje, partnerstwa, stronę internetową i podstawowe sprawozdania z działań.
FAQ
Czy po rejestracji fundacja dostaje NIP i REGON automatycznie?
Organizacja zarejestrowana w KRS otrzymuje NIP i REGON wraz z rejestracją, ale musi jeszcze złożyć NIP-8 z danymi uzupełniającymi.
Czy nowa fundacja może od razu aplikować o grant?
Tak, jeśli spełnia warunki konkursu. W praktyce brak doświadczenia może jednak obniżyć ocenę, dlatego warto zaczynać od mniejszych projektów.
Czy NGO musi zgłaszać się do CRBR?
Tak, organizacje objęte obowiązkiem powinny zgłosić informacje o beneficjentach rzeczywistych do CRBR.
Granty i dotacje dla NGO – https://grantowo.pl/
Baza wiedzy dla organizacji pozarządowych – https://grantowo.pl/baza-wiedzy/
