Uzyskanie pierwszego grantu unijnego może wydawać się skomplikowane, zwłaszcza dla początkującej organizacji. Proces aplikowania rzeczywiście składa się z wielu etapów i formalności, ale przy dobrym planie działania staje się on jak najbardziej do opanowania. Poniżej przedstawiamy przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci przejść przez wszystkie niezbędne etapy – od pomysłu na projekt aż do złożenia wniosku. Pamiętaj, że choć procedury unijne bywają zawiłe, przy odpowiednim przygotowaniu możesz znacznie zwiększyć swoje szanse na sukces (grantowo.pl).
Krok 1: Wybierz odpowiedni program lub akcję. Erazmus – kto się kwalifikuje?
Zaczynamy od najważniejszego – znalezienia dofinansowania odpowiedniego do Twojego pomysłu. W ramach Erasmus+ dostępne są różne rodzaje projektów, dlatego upewnij się, że wybierasz tę akcję, która najlepiej pasuje do profilu Twojej organizacji i planowanego przedsięwzięcia(grantowo.pl). Przeanalizuj obszar, którego dotyczy Twój projekt (edukacja szkolna, wymiana młodzieży, szkolenia dorosłych, sport itp.) i sprawdź, pod którą część programu Erasmus+ (KA1, KA2 czy KA3) się kwalifikuje. Na przykład mobilność uczniów lub pracowników to Akcja 1 (KA1), a partnerstwa strategiczne organizacji z różnych krajów to Akcja 2 (KA2)(grantowo.pl). Dopasowanie pomysłu do właściwego konkursu jest kluczowe – zwiększy to Twoje szanse na pozytywną ocenę wniosku już na starcie.
Krok 2: Zapoznaj się z wytycznymi i kryteriami.
Gdy już wiesz, o jaki grant chcesz się ubiegać, dokładnie przeczytaj Przewodnik po programie Erasmus+ oraz dokumentację konkursową. Każdy program i każda akcja mają ściśle określone wymagania formalne, kryteria oceny i priorytety, na które Twój projekt musi odpowiedzieć. Poświęć czas na analizę tych informacji – sprawdź, czy Twoja organizacja jest uprawniona do złożenia wniosku, jakie są limity budżetu, terminy naboru oraz jakie dokumenty trzeba dołączyć. Pamiętaj, że projekt musi wpisywać się w cele programu, inaczej szanse na dofinansowanie są znikome(grantowo.pl). Jeśli jakieś kryterium jest niejasne, poszukaj wyjaśnień na stronach Komisji Europejskiej lub Narodowej Agencji programu.
Krok 3: Zarejestruj organizację w systemie Komisji Europejskiej.
Aby móc formalnie złożyć wniosek, Twoja organizacja musi być zarejestrowana w unijnym systemie informatycznym uczestników. Każda instytucja aplikująca o grant Erasmus+ musi posiadać swój unikalny numer identyfikacyjny – Participant Identification Code (PIC) lub nowszy Organisation ID (OID). Uzyskanie takiego numeru jest stosunkowo proste: najpierw załóż konto w systemie EU Login (centralny portal logowania Komisji Europejskiej), a następnie zarejestruj swoją organizację na odpowiedniej platformie (Funding & Tenders Portal lub platformie Erasmus+ Organisational Registration)(grantowo.pl). W wyniku rejestracji otrzymasz numer PIC lub OID przypisany do Twojej organizacji – jest on kluczowy, ponieważ identyfikuje organizację we wszystkich systemach grantowych UEgrantowo.pl. Bez tego numeru nie będziesz mógł wysłać wniosku, dlatego nie pomijaj tego kroku. (Szczegółowe wskazówki na temat rejestracji znajdziesz w osobnym poradniku poniżej.)
Krok 4: Znajdź partnerów do projektu (jeśli są wymagani).
Wiele projektów Erasmus+ – zwłaszcza tych międzynarodowych – wymaga posiadania partnerów z innych krajów. Już na wczesnym etapie pomyśl, kto mógłby zostać Twoim partnerem. Powinny to być organizacje, które mają podobne cele lub uzupełniają kompetencje Twojej instytucji i wniosą wartość dodaną do projektu(grantowo.pl). Przykładowo, jeśli planujesz młodzieżową wymianę międzynarodową, poszukaj organizacji z krajów, do których chcesz pojechać, zainteresowanych podobną tematyką. Partnerów możesz szukać poprzez różne kanały: specjalne bazy i platformy (np. SALTO-YOUTH dla projektów młodzieżowych, EPALE dla edukacji dorosłych), kontakty na wcześniejszych szkoleniach i konferencjach lub nawet poprzez media społecznościowe w grupach tematycznych. Pomocne bywają również krajowe bazy prowadzone przez agencje programu Erasmus+ – umożliwiają one nawiązanie współpracy między organizacjami szukającymi partnerów. Najważniejsze, aby już na starcie wybrać partnerów rzetelnych i zaangażowanych, bo od ich pracy będzie zależeć połowa sukcesu Twojego projektu.
Krok 5: Opracuj szczegółowy plan projektu.
Mając zespół (Twoja organizacja + ewentualni partnerzy) oraz pomysł, przystąp do dopracowania wniosku projektowego. Bardzo jasno zdefiniuj cele projektu – opisz, jakie potrzeby chcesz zaspokoić i jaki problem rozwiązać. Upewnij się przy tym, że cele te są zgodne z priorytetami programu Erasmus+ i danej akcji konkursowej. Określ grupę docelową (kto skorzysta z rezultatów projektu) oraz zaplanuj kluczowe działania: warsztaty, szkolenia, spotkania, wymiany – wszystko, co zamierzacie zrobić, by osiągnąć cele. Przygotuj harmonogram, czyli realistyczny plan kiedy poszczególne działania będą realizowanegrantowo.pl. Bardzo ważnym elementem jest też budżet – rozpisz szczegółowo wszystkie koszty, jakie projekt wygeneruje (podróże, zakwaterowanie, materiały, wynagrodzenia trenerów itp.), pamiętając o limitach finansowych i zasadach kwalifikowalności wydatków ustalonych przez program. Nie zapomnij zaplanować rezultatów (konkretnych produktów lub zmian, które osiągnie projekt) oraz sposobu ich ewaluacji – zastanów się, po czym poznasz, że cel został osiągnięty. Im lepiej przemyślany i spójny projekt, tym lepiej zostanie oceniony przez ekspertów Erasmus+.
Krok 6: Wypełnij i złóż wniosek w terminie.
Gdy masz już gotowy plan, czas wypełnić formularz wniosku Erasmus+. Odbywa się to online – Komisja Europejska udostępnia specjalne formularze elektroniczne na dedykowanej platformie (np. portal Webgate dla większości akcji Erasmus+). Przy wypełnianiu formularza postępuj zgodnie z instrukcjami – pamiętaj, aby odpowiedzieć na wszystkie pytania i sekcje. Bardzo ważne jest zachowanie terminu naboru – każdy konkurs ma ściśle określoną datę i godzinę zamknięcia, po której złożenie wniosku nie będzie możliwe(grantowo.pl). Dlatego nie zostawiaj wysyłania na ostatnią chwilę. Zanim klikniesz “Wyślij”, sprawdź dokładnie swój wniosek: czy wszystkie pola są uzupełnione, czy budżet się bilansuje, czy załączyłeś wymagane załączniki (np. listy intencyjne od partnerów, jeśli są potrzebne)(grantowo.pl grantowo.pl). Upewnij się także, że wniosek spełnia wszystkie wymogi formalne wskazane w dokumentacji konkursu (np. limity słów w opisach, wymagany język wniosku, podpisy elektroniczne itp.). Dobrze wypełniony i kompletny wniosek to podstawa – nawet świetne projekty odpadają z powodów formalnych, więc bądź pod tym względem perfekcjonistą.
Krok 7: Monitoruj status i czekaj na wyniki.
Po pomyślnym złożeniu aplikacji pozostaje uzbroić się w cierpliwość. Ocena wniosku może potrwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od programu i liczby zgłoszeń. W tym czasie warto monitorować status swojego wniosku na portalu, przez który go złożyłeś – możesz tam sprawdzać, czy nie pojawiły się jakieś komunikaty lub prośby o uzupełnienie informacjigrantowo.pl. Czasami komisja oceniająca może poprosić o dodatkowe dokumenty lub wyjaśnienia – reaguj na takie prośby szybko i rzeczowo. Gdy nadejdą wyniki konkursu, otrzymasz oficjalną informację (najczęściej e-mail). Jeśli Twój projekt zostanie zakwalifikowany do dofinansowania – gratulacje! Będziesz musiał następnie podpisać umowę grantową z odpowiednią agencją (co jest formalnością otwierającą drogę do otrzymania środków) i możesz przystąpić do realizacji projektu zgodnie z planem. Jeśli tym razem się nie udało – nie zrażaj się. Postaraj się uzyskać informację zwrotną (tzw. ocenę merytoryczną wniosku) i wyciągnij wnioski, co poprawić następnym razem. Pozyskiwanie dotacji unijnych bywa wyzwaniem, ale z każdym kolejnym wnioskiem nabierzesz doświadczenia i zwiększysz swoje szanse na sukces. Najważniejsze to trzymać się planu, dbać o szczegóły i nie poddawać się w dążeniu po swój pierwszy grant unijny.
