Liczba założycieli i kto może założyć stowarzyszenie: Zgodnie z polskim prawem do utworzenia stowarzyszenia rejestrowego (zarejestrowanego w KRS) potrzebna jest grupa co najmniej 7 osób. Ustawa Prawo o stowarzyszeniach precyzuje, że muszą to być osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych i niepozbawione praw publicznych. W praktyce oznacza to, że każdy założyciel powinien być pełnoletni (18 lat lub więcej) i w pełni prawnie zdolny (nie ubezwłasnowolniony). Osoby niepełnoletnie nie mogą zakładać stowarzyszeń – mogą najwyżej później należeć do organizacji na specjalnych zasadach (młodzież 16–17 lat może być członkiem i nawet wybieranym do władz, o ile większość w zarządzie stanowią dorośli, zaś dzieci poniżej 16 lat mogą należeć za zgodą opiekunów, ale bez prawa głosu)(poradnik.ngo.pl) (linke.pl). Wymóg posiadania praw publicznych oznacza, że nikt z założycieli nie może być prawomocnie pozbawiony praw obywatelskich (np. w wyniku wyroku sądowego). Cudzoziemcy również mogą zakładać lub współzakładać stowarzyszenia – jeśli mają miejsce zamieszkania na terenie Polski, podlegają takim samym zasadom jak obywatele polscy(bip.radom.pl). Cudzoziemcy niemający stałego pobytu w Polsce mogą natomiast wstępować do stowarzyszeń (przyłączać się jako członkowie) o ile statut danej organizacji to dopuszcza(poradnik.ngo.pl). Co istotne, do założenia stowarzyszenia nie jest wymagany żaden kapitał zakładowy ani majątek – liczy się przede wszystkim grupa ludzi i ich chęć do wspólnego działania(bip.radom.pl).
Statut – najważniejszy dokument organizacji w stowarzyszeniu
Aby stowarzyszenie mogło zaistnieć formalnie, musi posiadać statut. Statut jest uchwalany przez członków założycieli na zebraniu założycielskim i stanowi fundament działania organizacji. Ustawa wymaga, by statut stowarzyszenia zawierał szereg obligatoryjnych postanowień. Co musi znaleźć się w statucie? Między innymi: nazwa stowarzyszenia (unikatowa, odróżniająca od innych podmiotów), teren działania i siedziba, cele stowarzyszenia i sposoby ich realizacji, zasady nabywania i utraty członkostwa (prawa i obowiązki członków), władze stowarzyszenia (walne zebranie członków oraz organy wykonawcze i kontrolne), wraz z określeniem trybu ich wyboru i kompetencji(kancelariaurban.com), sposób reprezentacji stowarzyszenia i zaciągania zobowiązań majątkowych, kworum i warunki ważności uchwał, zapisy o możliwościach otrzymywania wynagrodzenia przez członków zarządu (opcjonalnie). To taki katalog podstawowych wymogów z art. 10 ustawy Prawo o stowarzyszeniach – oczywiście statut może zawierać też inne postanowienia dopasowane do specyfiki organizacji. Kluczowe jest jednak, by statut był zgodny z prawem i kompletny, gdyż sąd rejestrowy wnikliwie oceni ten dokument. Warto skorzystać z dostępnych poradników lub wzorców statutów przy pisaniu własnego – dzięki temu upewnimy się, że uwzględniliśmy wszystkie wymagane elementy. Pamiętajmy, że dobrze napisany statut ułatwi zarządzanie stowarzyszeniem w przyszłości i zapobiegnie wielu problemom organizacyjnym.
Zebranie założycielskie i uchwały
Kiedy mamy już grupę założycieli i przygotowany projekt statutu, kolejnym krokiem jest przeprowadzenie walnego zebrania założycielskiego. W zebraniu musi uczestniczyć co najmniej 7 założycieli (dla stowarzyszenia rejestrowego). Na zebraniu tym przyszli członkowie: oficjalnie powołują stowarzyszenie, uchwalają statut oraz wybierają władze organizacji. Ustawa dopuszcza dwie opcje: albo wybór od razu właściwych władz (tj. zarządu i komisji rewizyjnej), albo powołanie tzw. Komitetu Założycielskiego, który będzie reprezentował organizację na etapie rejestracji w KRS. W praktyce jednak najczęściej od razu wybiera się zarząd i komisję rewizyjną na zebraniu założycielskim. Wszystkie decyzje muszą zostać podjęte w formie uchwał przegłosowanych przez zebranych. Najważniejsze uchwały to: uchwała o założeniu stowarzyszenia, uchwała o przyjęciu statutu oraz uchwały o wyborze organów (np. osobno o wyborze składu zarządu i składu komisji rewizyjnej)(bip.radom.pl). Z przebiegu spotkania sporządza się protokół, który powinien zawierać porządek obrad, przebieg dyskusji w skrócie oraz wyniki głosowań nad poszczególnymi uchwałami. Protokół podpisuje przewodniczący zebrania i sekretarz (protokolant). Do protokołu należy załączyć listę obecności założycieli wraz z ich danymi i podpisami. Dobrą praktyką jest zamieszczenie w nagłówku listy założycieli oświadczenia, że wszyscy podpisani spełniają warunki ustawowe by być założycielami – w ten sposób każdy, kto się podpisuje, potwierdza jednocześnie swoją zdolność prawną i posiadanie praw publicznych(poradnik.ngo.plporadnik.ngo.pl).
Dokumenty do rejestracji stowarzyszenia
Po przeprowadzeniu zebrania założycielskiego należy przygotować komplet dokumentów wymaganych do rejestracji nowego stowarzyszenia w sądzie. Do wniosku rejestracyjnego KRS (formularz KRS-W20 wraz z załącznikami KRS-WK dotyczącymi składu organów) dołączamy następujące załączniki: statut stowarzyszenia – podpisany przez cały skład wybranego zarządu(poradnik.ngo.pl); protokół z zebrania założycielskiego – podpisany przez przewodniczącego i protokolanta zebrania; lista członków założycieli ze wszystkimi wymaganymi danymi i podpisami(poradnik.ngo.pl); komplet uchwał z zebrania – podpisanych przez przewodniczącego i protokolanta (w tym uchwała o powołaniu stowarzyszenia, o przyjęciu statutu oraz uchwały o wyborze zarządu i komisji rewizyjnej)(poradnik.ngo.pl); oświadczenia członków zarządu o adresach do doręczeń (każdy członek zarządu musi złożyć pisemne oświadczenie z aktualnym adresem do korespondencji)! Wszystkie te dokumenty stanowią podstawę wpisu stowarzyszenia do rejestru i są kluczowym elementem wniosku – upewnijcie się, że są kompletne i prawidłowo podpisane. Wniosek wraz z załącznikami składamy do właściwego wydziału KRS (dla stowarzyszeń jest to rejestr stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych).
Termin: pamiętajcie, że wniosek do KRS należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia zebrania założycielskiego. Niedotrzymanie tego terminu nie powoduje co prawda automatycznego odrzucenia wniosku, ale jest naruszeniem przepisów – lepiej więc dopełnić formalności na czas.
Opłaty i finalizacja rejestracji
Rejestracja stowarzyszenia w rejestrze stowarzyszeń KRS jest zwolniona z opłat sądowych (poradnik.ngo.pl). Oznacza to, że nie musicie wnosić opłaty rejestracyjnej (która dla innych podmiotów wynosi 500 zł + 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym, ale stowarzyszenia – na mocy art. 17 ust. 4 Prawa o stowarzyszeniach – są z tego zwolnione(poradnik.ngo.pl). Wyjątkiem byłaby sytuacja, gdybyście od razu rejestrowali działalność gospodarczą stowarzyszenia – wtedy obowiązuje opłata 600 zł (poradnik.ngo.pl), jednak początkujące stowarzyszenia rzadko decydują się na taki krok na starcie. Po złożeniu wniosku pozostaje czekać na decyzję sądu. Jeśli wszystkie dokumenty są w porządku, rejestracja przebiega dość sprawnie. Sąd w procedurze rejestrowej zasięga jeszcze opinii organu nadzorującego (starosty) – jest to dodatkowa kontrola legalności statutu i uchwał. Czas oczekiwania bywa różny: przepisy przewidują co prawda, że sąd rejestrowy ma 7 dni na rozpoznanie wniosku, ale w praktyce dla stowarzyszeń proces ten często trwa dłużej (nawet do około 2–3 miesięcy) z uwagi na udział wspomnianego organu nadzoru oraz ewentualne uzupełnienia braków (powiat.kolobrzeg.pl). Po uzyskaniu postanowienia o wpisie Wasze stowarzyszenie oficjalnie istnieje jako osoba prawna. Wraz z rejestracją KRS zostaną nadane numery REGON i NIP, a informacje o rejestracji otrzymacie listownie z sądu. Na tym etapie warto pamiętać o dalszych obowiązkach: należy zgłosić stowarzyszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) i złożyć do urzędu skarbowego formularz NIP-8 z dodatkowymi danymi (macie na to 21 dni od rejestracji). Dobrze jest również założyć rachunek bankowy dla stowarzyszenia, aby móc przyjmować składki i dotacje. Mając spełnione wszystkie wymogi prawne, możecie w pełni działać – powodzenia!
