Pierwszy grant – poradnik dla początkujących na 2026 rok w Polsce

Startująca organizacja pozarządowa – czy to nowo zarejestrowana fundacja, stowarzyszenie, klub sportowy, OSP czy koło gospodyń wiejskich – prędzej czy później zada sobie pytanie: “Skąd wziąć fundusze na naszą działalność?”. Działalność społeczna często wymaga nakładów finansowych, a własne składki członków czy drobne darowizny to nie zawsze wystarczające źródło. Na szczęście istnieją granty, dotacje i dofinansowania publiczne, po które NGO mogą sięgnąć. Pierwszy grant bywa jednak wyzwaniem – nie tylko merytorycznym, ale i organizacyjnym. Ten poradnik to kompendium wiedzy dla początkujących organizacji, które chcą przygotować się do skutecznego aplikowania o pierwsze środki publiczne. Omówimy, czym są NGO i jaką pełnią rolę, dlaczego państwo i inni sponsorzy dają im pieniądze, a przede wszystkim – jak krok po kroku przygotować się do zdobycia pierwszej dotacji. Prostym językiem, bez prawniczego żargonu, za to z praktycznymi wskazówkami i listą rzeczy do zrobienia.

NGO – co to takiego i dlaczego dostaje dotacje?

Organizacja pozarządowa (NGO) to każdy podmiot, który nie jest częścią administracji publicznej ani nastawioną na zysk firmą, a działa w celach społecznie użytecznych. W Polsce typowe formy NGO to fundacje i stowarzyszenia. Pod ich definicje podpadają też m.in. kluby sportowe, Ochotnicze Straże Pożarne czy koła gospodyń wiejskich – choć OSP mają dodatkowo swoją ustawę, a KGW osobny rejestr, w praktyce funkcjonują jak stowarzyszenia. Istotne jest, że każda organizacja pozarządowa ma statut (lub regulamin), w którym określono jej cele działania. Dlaczego to ważne? Bo ubiegając się o dotację, projekt musi wpisywać się w cele statutowe NGO – inaczej nie powinniśmy go realizować (np. stowarzyszenie ekologiczne nie może nagle robić projektu z pomocową misją medyczną, bo to poza jego celami).

Rola NGO w społeczeństwie jest ogromna: wypełniają one luki, których nie zapełnia rynek czy sektor publiczny. Prowadzą świetlice dla dzieci, kluby seniora, dbają o lokalne zabytki, organizują zawody sportowe, szkolą młodzież, chronią przyrodę i zwierzęta, animują kulturę, bronią praw obywatelskich i wykonują setki innych pożytecznych aktywności. Państwo i samorządy dostrzegają, że wspierając NGO, tak naprawdę zlecają im realizację pewnych zadań publicznych – czyli takich, które służą ogółowi mieszkańców. Dlatego właśnie istnieje system dotacji: administracja (albo prywatni grantodawcy) przekazuje środki organizacjom, by te zrealizowały konkretne przedsięwzięcia na rzecz społeczeństwa.

Innymi słowy: NGO dostaje pieniądze, bo robi coś, co wpisuje się w dobro publiczne. Jest na to nawet podstawa prawna – np. ustawa o działalności pożytku publicznego i wolontariacie określa obszary, w których organizacje mogą wykonywać zadania zlecane przez administrację (np. pomoc społeczna, kultura, ekologia, sport młodzieżowy itd.). W zamian za dotację organizacja musi wykonać zadanie zgodnie z umową i rozliczyć się – to uczciwa transakcja. Warto tu wspomnieć, że niektóre dotacje mają charakter konkursów ofert na realizację zadań publicznych (to najczęstsze – NGO proponują, że coś zrobią, a urząd wybiera najlepszą ofertę i finansuje ją), inne to stypendia, granty celowe itd.

Dla początkującej organizacji kluczowe jest zrozumienie dwóch spraw:

1. Czy moja organizacja jest uprawniona do składania wniosków? – W 99% przypadków tak, jeśli jesteście fundacją lub stowarzyszeniem (zarejestrowanym w KRS). Jeśli jesteście stowarzyszeniem zwykłym, OSP czy KGW – też tak, chociaż niekiedy mogą być niuanse (np. stow. zwykłe czasem muszą aplikować poprzez inne NGO jako partnera). Nawet grupy nieformalne mogą próbować – albo szukając konkursów dla nich, albo “przyklejając” się do jakieś zaprzyjaźnionej fundacji, która złoży wniosek w ich imieniu.
2. Czy nasz pomysł/projekt mieści się w definicji zadań publicznych? – Najczęściej tak, bo katalog jest szeroki. Ale warto to sprawdzić. Jeśli np. chcemy sfinansować zakup sprzętu do naszej siedziby tylko dla naszych członków (np. nowe biurka do biura fundacji) – to nie przejdzie, bo dotacje są na działania dla ogółu (chyba że sprzęt służy realizacji projektu dla ludzi, np. komputery do pracowni dostępnej dla młodzieży). Zrozumienie tej filozofii ułatwi nam pisanie wniosków tak, by pokazać społeczny pożytek.

Podsumowując: NGO dostaje dotacje, bo realizuje ważną społecznie misję, a grantodawca chce jej w tym pomóc, widząc korzyść dla społeczności. Ale aby to się stało, organizacja musi odpowiednio się do tego przygotować – o czym w następnych sekcjach.

Zanim złożysz wniosek – przygotowania organizacyjne

Zanim przystąpimy do pisania wniosku o pierwszy grant, warto upewnić się, że nasza organizacja jest do tego gotowa od strony formalnej i organizacyjnej. Oto kilka kroków przygotowawczych, które polecamy:

1. Dopnij sprawy rejestrowe i dokumenty podstawowe: Upewnij się, że macie aktualny KRS (wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, dotyczy fundacji i stowarzyszeń rejestrowych) – będzie potrzebny odpis KRS jako załącznik do wielu wniosków. Jeśli jesteście KGW – sprawdźcie, czy figuruje w wykazie ARiMR. OSP często ma KRS jak stowarzyszenie lub jest w rejestrze stowarzyszeń, to też warto mieć odpis. Przygotujcie statut organizacji – przyda się nie tylko do załączenia, ale też by wyciągnąć z niego zapisy o celach (czasem we wniosku trzeba je wpisać, by pokazać, że projekt jest zgodny z celami statutowymi). Dobrze też posiadać NIP, REGON – to też bywa wymagane w formularzach.
2. Konto bankowe i pieczątka: Choć nie zawsze obligatoryjne, posiadanie rachunku bankowego organizacji jest praktycznie niezbędne – dotacje przekazywane są przelewem. Załóżcie konto (są banki oferujące NGO bezpłatne prowadzenie). Pieczątka – nie jest już prawnie wymagana, ale w praktyce wiele dokumentów łatwiej opieczętować niż pisać ręcznie dane, więc warto ją mieć (nazwę organizacji, adres, KRS, NIP). Niektóre urzędy lubią stempel na umowie czy sprawozdaniu.
3. Zespół i podział ról: Nawet najmniejsze stowarzyszenie warto, by wyznaczyło osoby odpowiedzialne za różne rzeczy: kto będzie głównym autorem wniosku, kto pomoże w zbieraniu danych (np. ofert cenowych do budżetu, listów poparcia), a potem – jeśli dostaniemy grant – kto zajmie się księgowością projektu (czy macie księgową, czy skorzystacie z biura rachunkowego). Często w młodych NGO jedna osoba ciągnie temat grantów – to ok, ale dobrze, by zarząd wspierał i wiedział co się dzieje.
4. Analiza potrzeb i pomysł na projekt: Nie startujcie po grant tylko dlatego, że “są pieniądze do wzięcia”. Dobry projekt wynika z rzeczywistych potrzeb otoczenia. Usiądźcie i odpowiedzcie sobie: Co chcemy zmienić? Komu pomóc? Może brakuje zajęć pozalekcyjnych w waszej okolicy – więc projekt dla dzieci? Może seniorzy są samotni – więc klub seniora? A może macie zdolnych sportowo młodych, tylko brak sprzętu – więc zajęcia sportowe z wyposażeniem? Wybierzcie obszar, który was kręci i gdzie widzicie sens działania. To będzie podstawa waszego wniosku. Pamiętajcie, że projekt musi pasować do misji waszej organizacji – np. jeśli jesteście fundacją ekologiczna, to raczej róbcie projekt eko, a nie historyczny.
5. Poszukajcie partnerów i konsultujcie pomysł: Warto rozejrzeć się, czy ktoś w waszej okolicy albo sieci kontaktów chciałby z wami współpracować przy projekcie. Np. szkoła, dom kultury, biblioteka, inna organizacja. Partnerzy nie tylko mogą pomóc w realizacji (udostępnią salę, zarekrutują uczestników), ale też dodają wam wiarygodności we wniosku. Jeśli np. napiszecie, że partnerem waszego projektu jest Urząd Gminy albo lokalny Uniwersytet Trzeciego Wieku, to komisja zobaczy, że macie wsparcie. W pierwszym projekcie partnerem może być nawet nieformalna grupa (np. sołtys i rada sołecka deklarują współpracę). Porozmawiajcie też z potencjalnymi odbiorcami – czy pomysł im się podoba, co by im się przydało. Te informacje potem można wykorzystać w uzasadnieniu projektu (“przeprowadziliśmy rozmowy z seniorami – wskazali, że brakuje im zajęć ruchowych, stąd nasz pomysł gimnastyki dla seniorów”).

Reasumując: Zanim wypełnisz pierwszy formularz wniosku, sprawdź, czy fundamenty są gotowe – oficjalne papiery organizacji, konto bankowe, ludzie do pracy, dobry pomysł i wstępna sieć wsparcia. To tak jak przygotowanie do budowy domu: plany, pozwolenia, ekipa – dopiero potem kładziesz cegły. Dobra wiadomość jest taka, że wiele tych przygotowań robi się raz, a potem już z górki. Posiadanie np. opisu waszych celów czy misji przyda się przy każdym kolejnym wniosku – nie trzeba za każdym razem wymyślać koła na nowo.

Znajdź odpowiedni konkurs grantowy (pierwszy wybór jest kluczowy)

Skoro organizacja jest przygotowana formalnie i ma pomysł, czas rozejrzeć się za konkretnym konkursem lub programem dotacyjnym, w którym ten pomysł można przedstawić. Wybór pierwszego “celu” jest bardzo ważny – zbyt trudny konkurs może zniechęcić porażką, zbyt łatwy (a raczej za mały) może nie dać pełnej satysfakcji albo nie pokryć potrzeb. Poniżej kilka rad jak znaleźć pierwszy grant do zdobycia:

• Postaw na konkurs lokalny lub regionalny: Statystyki pokazują, że najłatwiej zacząć od poziomu lokalnego – dotacje gminne, powiatowe lub wojewódzkie. Tam pula jest mniejsza, ale i chętnych zwykle mniej, a wymagania formalne często prostsze. Przykład: Jeśli jesteście stowarzyszeniem w niewielkim mieście, idźcie na stronę urzędu miasta (BIP) i sprawdźcie, jakie konkursy były w zeszłym roku – pewnie podobne będą w tym. Może konkurs na kulturę, sport, zdrowie? Już to podpowie, gdzie pasuje wasz projekt. Plus lokalnych dotacji: komisja często zna realia waszego terenu, może kojarzy waszą organizację, więc ocenianie jest “bliżej życia”. Poza tym, jak czegoś brakuje we wniosku, urzędnik czasem zadzwoni, żeby uzupełnić – na szczeblu krajowym raczej od razu odpada.
• Sprawdź programy dla nowych NGO: Istnieją inicjatywy skierowane specjalnie do młodych organizacji. Narodowy Instytut Wolności (NIW) w ramach NOWEFIO miał komponent dla nowych; często też fundacje prowadzące mikrogranty (np. “Fundusz Małych Inicjatyw” itp.) celowo premiują debiutantów. Poszukajcie w internecie haseł typu “granty dla młodych organizacji pozarządowych 2026” – być może znajdziecie projekt, gdzie to właśnie wy będziecie mile widziani. W 2025 ruszył np. program “Moc Małych Społeczności” – dotacje do 10 tys. zł dla organizacji z małych miejscowości (w tym OSP, KGW). Jeśli będzie kontynuacja w 2026, to idealny przykład programu startowego.
• Kwota dostosowana do potrzeb i możliwości: Zastanówcie się, ile pieniędzy faktycznie potrzeba na wasz projekt. Jeśli np. wychodzi 5000 zł, nie ma sensu iść od razu do programu, gdzie minimalny grant to 50 tys. – po co sztucznie rozdmuchiwać projekt. I odwrotnie, jeśli plan wymaga 100 tys. zł (bo np. chcecie wyremontować świetlicę wiejską), to mały grant 4 tys. zł z gminy tego nie pokryje, trzeba celować wyżej (np. program PROO ma ścieżkę infrastrukturalną). Na pierwszy raz rozsądnie jest celować w dofinansowanie rzędu kilku do kilkunastu tysięcy zł. Z taką skalą zwykle sobie poradzicie organizacyjnie. Większe kwoty to większa odpowiedzialność, skomplikowane procedury (np. przetargi powyżej 50 tys. zł).
• Zasięgnij języka w Centrum Organizacji Pozarządowych: W wielu miastach działają Centra / Fora NGO, które oferują doradztwo. Można tam pójść i zapytać: “Jesteśmy nową fundacją, działamy w obszarze np. edukacji – gdzie polecacie złożyć pierwszy wniosek?”. Tacy doradcy często mają przegląd aktualnych konkursów i potrafią dobrać coś “na miarę”. Często też pomagają sprawdzić wniosek przed wysłaniem, co bywa zbawienne.
• Internet – portale grantowe i wyszukiwarki: O narzędziach typu ngo.pl, fundusze.europejskie.gov.pl, Grantowo.pl pisaliśmy już sporo wcześniej. Dla was jako startujących NGO ważne jest, by regularnie śledzić ogłoszenia. Można np. ustawić alert na fundusze.ngo.pl dla województwa i dziedziny. Pierwszy konkurs może pojawić się znienacka – np. gmina ogłosi dodatkowy nabór w połowie roku, bo zostały pieniądze. Kto pierwszy ten lepszy, więc bądźcie czujni.

Gdy upatrzycie konkurs, przeanalizujcie go dokładnie. Przeczytajcie ogłoszenie i regulamin od deski do deski. Zwróćcie uwagę na:

• Termin składania – czy zdążycie (lepiej nie brać się za wniosek na 2 dni przed deadlinem, chyba że jest krótki i prosty).
• Czy wasza organizacja się kwalifikuje (np. wymagany min. roczny staż – jeśli nie spełniacie, odpuśćcie ten konkurs, szkoda pracy).
• Czy projekt, który chcecie zrobić, wpisuje się w zakres tematyczny konkursu.
• Jakie są limity finansowe (min/max dotacja, wkład własny).
• Jak wygląda ocena – jeśli np. 30% punktów to “doświadczenie organizacji”, a wy go nie macie, to wasza strata punktowa. Ale czasem doświadczenie = 0 lub 5 pkt, więc może i bez tego się wygra.

Dobierając konkurs z głową, zwiększacie swoje szanse. Nie chodzi o to, by iść na łatwiznę, ale by mierzyć siły na zamiary. Pierwszy sukces da wam energię i pewność siebie na kolejne wyzwania. A zatem: wybierzcie taki pierwszy grant, który jest w waszym zasięgu.

Pisanie wniosku krok po kroku – jak się za to zabrać?

Kiedy już zdecydowaliście: “Startujemy w konkursie X, termin do dnia Y”, czas przystąpić do sedna – przygotowania wniosku o dotację. To zadanie, które może wydawać się skomplikowane, ale można je oswoić, dzieląc na etapy. Oto poradnik pisania wniosku krok po kroku, specjalnie z myślą o pierwszym razie:

Krok 1: Zbierz i przeczytaj dokumenty konkursowe. Zazwyczaj będą to: ogłoszenie konkursowe, regulamin (zasady), wzór oferty (formularz wniosku) oraz może karta oceny (kryteria) i wzór umowy. Wszystko to warto mieć przed oczami. Przeczytajcie dokładnie, zakreślając ważne rzeczy. Jeśli czegoś nie rozumiecie (np. co znaczy “wkład własny rzeczowy” albo “uwarunkowania strategiczne projektu”), poszukajcie wyjaśnienia – często regulamin ma definicje na końcu, albo można sprawdzić w internecie.

Krok 2: Opracuj zarys projektu na brudno. Zanim wypełnicie formularz, zróbcie sobie konspekt: wypiszcie cel projektu (co chcecie osiągnąć), działania (co konkretnie zrobicie), grupę docelową (do kogo skierowany projekt), rezultaty (co zmieni projekt, ile osób skorzysta, jakie powstaną “produkty” typu publikacje, wydarzenia), oraz szacunkowy budżet. Taki szkic pomoże wam pisać spójnie. Wróćmy do przykładu stowarzyszenia “Razem dla Sztuki” z omówienia powyżej: oni mieli wyraźny plan (warsztaty muralowe + koncert) i to spisały przed pisaniem oferty. Wy zróbcie tak samo – np. cel: “Integracja mieszkańców wsi poprzez festyn”, działania: “przygotowanie + festyn (konkursy, występy, poczęstunek) + ewaluacja”, grupa: “mieszkańcy sołectwa, ok. 200 osób, wszystkie grupy wiekowe”, rezultaty: “1 wydarzenie z frekwencją 200 osób, integracja 3 pokoleń, poprawa więzi społecznych”, budżet: “namiot 1000 zł, nagłośnienie 500 zł, nagrody 500 zł, catering 1000 zł, razem 3000 zł”. Mając taki szkielet, łatwiej wypełnić każdy punkt formularza.

Krok 3: Wypełnianie formularza wniosku. Często odbywa się to elektronicznie – np. w generatorze Witkac, systemie elektronicznym ofert (na poziomie gmin też są generatory), albo w Wordzie tabelka. Niezależnie od formy, zwykle trzeba opisać następujące elementy:

• Opis problemu i uzasadnienie potrzeby projektu: Tu piszecie, dlaczego ten projekt jest potrzebny. Dobrze powołać się na jakieś fakty: np. “w naszej gminie nie było dotąd festynu wiejskiego, mieszkańcy są spragnieni integracji – potwierdziła to ankieta sołecka (80% pytanych chciało takiego wydarzenia)” albo “nasze stowarzyszenie od roku prowadzi świetlicę – widzimy duże zainteresowanie zajęciami plastycznymi, ale brak środków na materiały ogranicza liczbę uczestników”. Uzasadnienie ma przekonać, że problem jest realny, a projekt go rozwiązuje lub zmniejsza.
• Cele projektu: Najlepiej sformułować 1 główny cel i ewentualnie cele szczegółowe. Cel główny to właściwie synonim rozwiązania problemu. Np. problem: niski poziom integracji – cel: integracja społeczności; problem: brak wiedzy ekologicznej – cel: zwiększenie świadomości ekologicznej wśród dzieci. Cele szczegółowe mogą doprecyzować (np. “aktywizacja 50 mieszkańców do działań sąsiedzkich”, “zwiększenie wiedzy 100 uczniów o segregacji odpadów”). Upewnijcie się, że cel wpisuje się w cel konkursu – bo jeśli urząd da pieniądze na sport, to cel projektu musi dotyczyć sportu/zdrowia, inaczej będzie rozjazd.
• Grupa docelowa: Opiszcie, kto skorzysta z projektu. Liczbowo i jakościowo. Np. “Około 30 dzieci w wieku 7-12 lat z terenu gminy X (głównie uczniowie Szkoły Podstawowej w Y, w tym ok. 5 dzieci z niepełnosprawnością)”. Warto dodać, jak je zrekrutujecie (np. we współpracy ze szkołą, ogłoszenia).
• Działania (harmonogram): Wypiszcie kolejno planowane działania, każdemu przypiszcie ramy czasowe, osoby odpowiedzialne i krótki opis. Ważne by pokazać logikę: najpierw przygotowanie, potem realizacja, na końcu podsumowanie. Np. 1) Przygotowanie festynu (marzec-kwiecień, wolontariusze pozyskują nagrody, organizator załatwia pozwolenia), 2) Promocja wydarzenia (maj, plakaty i social media), 3) Festyn (czerwiec, 1 dzień, atrakcje: zawody sportowe, konkurs ciast, koncert orkiestry strażackiej), 4) Rozliczenie i ewaluacja (lipiec, ankieta satysfakcji, sprawozdanie). Działania muszą prowadzić do realizacji celu – jeśli coś nie pasuje (np. w projekcie ekologicznym nagle działanie “zakup strojów sportowych” – bez sensu), to znaczy że do wyrzucenia.
• Rezultaty (mierniki): Tutaj wpiszcie konkretne efekty waszych działań. Ile osób weźmie udział, ile powstanie sztuk czegoś, co się zmieni. Rezultaty dzielą się na produkt (twarde – liczby) i rezultaty miękkie (zmiany w postawach, wiedzy, integracji). Oba rodzaje są ważne. Na przykład: produktowe – “przeprowadzimy 10 warsztatów, w których łącznie udział weźmie 50 osób, powstanie 10 obrazów namalowanych przez uczestników, wydamy 1 broszurę, zasięg promocji: 1000 osób przez Facebook”; miękkie – “uczestnicy rozwiną umiejętności artystyczne i zwiększą pewność siebie (na podstawie ankiet 80% oceni wzrost swoich kompetencji)”. Dobrze jak rezultaty są mierzalne i realistyczne. Unikajcie obietnic bez pokrycia (“wszyscy mieszkańcy pokochają aktywność fizyczną” – jak to zmierzyć?).
• Budżet: W wielu generatorach budżet to tabela do wypełnienia: rodzaj kosztu, kwota z dotacji, kwota z wkładu własnego, opis kosztu. Zasady budżetu: musi się zgrywać z działaniami (jak robicie 10 warsztatów, budżet powinien pokazywać koszty tych warsztatów – materiały, trener, sala… a nie np. zakup lodówki, bo to nie pasuje), nie może zawierać kosztów niekwalifikowalnych (sprawdźcie w regulaminie, często np. alkohol, nagrody finansowe dla uczestników – nie wolno finansować), sumy muszą być poprawnie policzone. Przy pierwszym wniosku polecamy budżet zrobić w Excelu osobno, a potem wkleić – łatwiej sumować i korygować. Dobrze jest dodać uzasadnienia wydatków: np. “Materiały plastyczne – 1000 zł (papier, farby, pędzle dla 20 os. x 50 zł/os)” – komisja widzi wtedy, skąd kwota. Pamiętajcie też oznaczyć w budżecie, co pokryjecie z wkładu własnego (jeśli wymagany). Np. wkład własny: sala udostępniona za darmo – wycenić, wolontariat 50 godz. – wycenić itd. Łącznie budżet z dotacji + własny = całkowity koszt projektu.
• Informacje o wnioskodawcy: To często osobna część – tu piszecie o swojej organizacji. Skoro jesteście młodzi i nie macie dużych dokonań, skupcie się na atutach: kwalifikacjach osób (np. “w naszym zespole jest pedagog z 10-letnim doświadczeniem”), małych sukcesach (np. “mimo krótkiego stażu zorganizowaliśmy 2 akcje wolontariackie lokalnie, w których wzięło udział 30 mieszkańców”), misji i zaangażowaniu (“naszą misją jest integracja wsi, mamy silną motywację i wsparcie sołtysa, co gwarantuje powodzenie projektu”). Ważne: nie koloryzujcie – szczerość popłaca. Jak czegoś nie wiecie – trudno, pomińcie. Jak dopiero zaczynacie – napiszcie, że to wasz pierwszy tak duży projekt, ale za to przygotowany z pomocą partnera X lub przemyślany w każdym detalu.

Krok 4: Sprawdź wniosek i zadbaj o załączniki. Gdy już wszystko wypełnicie, przeczytajcie całość od początku do końca. Sprawdźcie, czy nie ma sprzeczności (np. w opisie pisaliście o 3 szkoleniach, a w budżecie jest 5 – poprawcie to, ma być spójnie), czy język jest klarowny (unikać żargonu, skrótów myślowych – komisja może nie znać waszych realiów, tłumaczcie jak laikowi). Poprawcie literówki, bo choć niby drobiazg, wyglądają niechlujnie. Następnie przygotujcie załączniki wymagane. Najczęstsze: odpis KRS/wyciąg z innego rejestru, statut (rzadziej, ale bywa), oświadczenia (np. o niekaralności, o braku podwójnego finansowania – często treść jest w generatorze do kliknięcia), czasem rekomendacje czy listy intencyjne partnerów (jeśli macie – warto dołączyć, jeśli regulamin pozwala). Upewnijcie się, że dokumenty PDF nie przekraczają limitu rozmiaru pliku, bo potrafi zblokować wysyłanie.

Krok 5: Złóż wniosek w terminie. Brzmi banalnie, ale bywa zgubne. Jeśli nabór kończy się np. 31 marca o 16:00, to nie planujcie klikać “wyślij” o 15:59, bo np. padnie internet i koniec. Najlepiej wysłać dzień wcześniej lub rano w dniu deadline. Zróbcie sobie zrzut ekranu potwierdzenia złożenia, albo wydrukujcie potwierdzenie z generatora (na e-mail często też przychodzi). Jeśli to konkurs papierowy – nadajcie list polecony co najmniej dzień przed deadlinem (niektóre konkursy liczą datę wpływu, nie stempla – sprawdźcie tę ważną rzecz w regulaminie!). Dostarczenie oferty po terminie zwykle skutkuje odrzuceniem bez litości.

To tyle, jeśli chodzi o pisanie wniosku. Na początku to sporo pracy, ale pomyślcie – tworzycie plan działania waszej organizacji, który ktoś ma ocenić i dać wam na to pieniądze. Warto się przyłożyć. Dobra wiadomość: raz napisany projekt można potem częściowo wykorzystywać przy kolejnych konkursach (oczywiście modyfikując pod wymagania). Ucząc się pisać projekty, inwestujecie w umiejętność, która zostanie z wami na długo.

Przygotowanie do realizacji projektu i pierwszej dotacji

Załóżmy optymistycznie, że Wasz pierwszy wniosek został pozytywnie oceniony i otrzymaliście dofinansowanie. Gratulacje! 🥳 Teraz czeka Was kolejny etap – przygotowanie organizacji do realizacji projektu oraz dopełnienie formalności związanych z podpisaniem umowy dotacyjnej. Kilka porad na ten moment:

• Przeczytaj uważnie umowę dotacji: Kiedy przyjdzie do podpisania umowy z grantodawcą (np. z gminą czy ministrem), przeczytajcie jej treść. Zwykle opiera się na standardowych wzorach – np. jest rozporządzenie określające wzór umowy dla zadań publicznych. Zwróćcie uwagę na: terminy przekazania pieniędzy, terminy i sposób złożenia sprawozdania (bardzo ważne – wpiszcie sobie do kalendarza np. “do 30 stycznia 2027 złożyć sprawozdanie”), ewentualne wymogi dot. promocji (np. logotypy), możliwość dokonywania zmian w projekcie (często do 20% budżetu można przesuwać między pozycjami bez pytania, ale nie zawsze – sprawdźcie). Jeśli czegoś nie rozumiecie, dopytajcie przed podpisaniem.
• Zorganizujcie księgowość projektu: Upewnijcie się, że wasza księgowa (czy ktokolwiek prowadzi finanse stowarzyszenia) wie o projekcie i jest gotowa prowadzić wyodrębnioną ewidencję księgową dotacji. W praktyce – jeśli macie jedno konto, najlepiej załóżcie subkonto na dotację, żeby nie pomieszać z innymi środkami. Albo załóżcie drugie konto w tym samym banku specjalnie na projekt (bywa, że umowa tak nakazuje). Ustalcie sposób opisywania dokumentów księgowych – np. każda faktura opłacona z dotacji powinna mieć na odwrocie podpis “Zrealizowano ze środków dotacji X, umowa nr Y” itd. To bardzo ułatwia późniejszą kontrolę i sprawozdawczość.
• Realizujcie projekt zgodnie z harmonogramem: Macie zaplanowane działania – trzymajcie się planu. Oczywiście drobne przesunięcia mogą się zdarzyć (np. warsztat zrobi się tydzień później), ale nie opóźniajcie zakończenia projektu poza termin w umowie. Każde działanie dokumentujcie: róbcie listy obecności (zachowajcie je), róbcie zdjęcia (będą świetnym załącznikiem do sprawozdania), zbierajcie materiały, ewentualnie artykuły prasowe jeśli były. Prowadźcie teczkę projektu, a w niej: umowa, harmonogram, każda faktura (albo ich kopie, jeśli oryginały w księgowości), umowy wolontariackie/dziela (jeśli były), notatki ze spotkań projektowych, egzemplarze materiałów promocyjnych z logotypami itd. Teczka niech będzie waszym archiwum – przyda się do raportu i ewentualnej kontroli.
• Pilnujcie budżetu i zasad wydatkowania: Płaćcie za rzeczy przewidziane w budżecie. Jeśli musicie coś zmienić – np. drukarnia okazała się droższa o 200 zł niż przewidywaliście – zobaczcie, czy możecie zdjąć 200 zł z innej pozycji by to pokryć. Jeśli tak (i np. nie przekracza to dozwolonych przesunięć), to ok. Jeśli nie – lepiej spytać grantodawcę o zgodę na zmianę. Unikajcie wydatków, których nie było we wniosku, bo potem mogą nie zostać uznane. Zbierzcie wszystkie faktury i rachunki za wydatki – upewnijcie się, że są poprawnie wystawione (na waszą organizację, z datą w trakcie trwania projektu, z wyszczególnieniem co kupiono/usługa jaka). Jeśli płacicie gotówką i macie paragony – dołączcie notkę kto, kiedy i za co zapłacił (albo lepiej róbcie noty księgowe do paragonów).
• Przygotujcie się do sprawozdania: Już w trakcie projektu warto mieć z tyłu głowy pytania, jakie będą w sprawozdaniu (czasem formularz sprawozdania jest załącznikiem do umowy – zajrzyjcie). Zbierajcie dane potrzebne do wypełnienia rezultatów. Np. jeśli mieliście zwiększyć wiedzę uczestników – zróbcie ankietę na koniec warsztatów, by mieć wyniki do raportu. Jeśli mieliście osiągnąć frekwencję – policzcie dokładnie uczestników (i miejcie listy). To ułatwi wam potem pisanie raportu, bo wszystko będziecie mieli czarno na białym.

Po zakończeniu projektu przyjdzie czas na przygotowanie i złożenie sprawozdania – ale to już temat na osobny poradnik. Najważniejsze, by zrobić to w terminie i rzetelnie. Pamiętajcie – pierwsze rozliczenie dotacji to wasz egzamin wiarygodności. Jeśli zdacie go celująco (projekt zrealizowany, dokumenty w porządku, efekty osiągnięte), to kolejny grant dostaniecie dużo łatwiej – bo macie już historię sukcesu. Zyskacie też ogromną dawkę praktycznej wiedzy, co się sprawdza, a co było trudne – to bezcenne przed kolejnymi projektami.