Samo znalezienie odpowiedniego konkursu to pierwszy krok. Kolejnym – kluczowym – jest przygotowanie dobrej aplikacji grantowej. Poniżej kilka rad, dzięki którym stowarzyszenie – nawet początkujące – może lepiej zaplanować proces aplikowania i zwiększyć swoje szanse na sukces.
- Przeanalizuj wymagania konkursu i dopasuj pomysł: Zanim cokolwiek napiszesz, dokładnie przeczytaj dokumentację konkursową. Upewnij się, że Twoje stowarzyszenie jest uprawnione (czy nie trzeba np. 2 lat działalności, statusu OPP, określonego obrotu finansowego – niektóre konkursy to zastrzegają). Sprawdź, czy pomysł mieści się w zakresie tematycznym. Jeśli np. konkurs jest na projekty proekologiczne, a Twój pomysł to głównie event kulturalny, to musisz go przeprofilować lub poszukać innego konkursu. Staraj się myśleć językiem konkursu: jakie cele wskazuje fundator? (np. integracja społeczna, aktywizacja zawodowa, promocja zdrowia) – i zastanów, jak Twój projekt wpisuje się w te cele. Dopasowanie jest kluczem – nawet świetny projekt otrzyma niską ocenę, jeśli nie odpowiada na priorytety danego programu.
- Zaplanuj projekt – cele, grupę docelową, działania: Dobra aplikacja musi mieć jasno określone cele (najlepiej SMART: konkretne, mierzalne, realistyczne, osadzone w czasie) oraz dobrze zdefiniowaną grupę docelową, czyli odbiorców, uczestników działań. Zadaj sobie pytania: jaki problem rozwiązujemy? komu chcemy pomóc? co zmienimy dzięki projektowi?. Na tej podstawie opisz działania krok po kroku: co dokładnie zrobicie (np. przeprowadzimy 10 warsztatów kompetencji cyfrowych dla 50 seniorów, zorganizujemy piknik integracyjny dla mieszkańców i uchodźców, wydamy publikację o historii regionu i zrobimy 3 spotkania autorskie, itp.). Ważne, by działania logicznie prowadziły do osiągnięcia celu. Sporządź harmonogram – kiedy poszczególne aktywności się odbędą (realistycznie, z marginesem na przygotowania i ew. opóźnienia). Dobrze widziane jest wskazanie rezultatów i wskaźników – np. liczba przeszkolonych osób, % uczestników, którzy zwiększyli wiedzę (można to zmierzyć ankietą), liczba powstałych materiałów (np. 1 film promocyjny, 1000 broszur). Wskaźniki to język grantodawców – pokazują, że wiemy, jak zmierzyć sukces.
- Zbuduj zespół i partnerstwa: Przemyśl, kto będzie realizował projekt. Wymień kluczowe osoby wraz z ich rolami i kwalifikacjami. Np. koordynator – doświadczenie w zarządzaniu projektami 5 lat, ekspert merytoryczny – wykształcenie kierunkowe, 10 lat praktyki, wolontariusze – członkowie stowarzyszenia gotowi do pomocy. Grantodawcy lubią widzieć, że stoi za projektem kompetentny zespół. Jeśli Twoje stowarzyszenie jest małe i nie ma wszystkich zasobów, rozważ partnerstwo. Partnerem może być np. lokalny dom kultury, biblioteka, szkoła, inna organizacja, a nawet firma. W projekcie możesz formalnie dodać partnera (często w programach to punktowane). Przykładowo, aplikując o środki unijne na aktywizację seniorów, warto mieć partnera w postaci ośrodka pomocy społecznej – wniesie on wiedzę o seniorach potrzebujących wsparcia i doda wiarygodności. Pamiętaj tylko, by dołączyć list intencyjny lub porozumienie z partnerem przy składaniu wniosku (jeśli jest wymagane).
- Stwórz realistyczny budżet: Budżet projektu musi być szczegółowy, racjonalny i odpowiadać działaniom. Wypisz wszystkie przewidywane koszty: personalne (wynagrodzenia), rzeczowe (materiały, sprzęt), usługi (np. catering, transport, druk), inne (ubezpieczenie wydarzenia, pozwolenia). Do każdej pozycji przypisz kwotę, wyjaśnij, skąd się wzięła (np. „20 zestawów materiałów szkoleniowych x 50 zł = 1000 zł”). Sprawdź w regulaminie, czy nie ma limitów (np. na koszty administracyjne czy promocję) i trzymaj się ich. Unikaj budżetu z „luźnymi” pozycjami typu „inne koszty – 5000 zł” bez wyjaśnienia. Grantodawca lubi przejrzystość: jak widzi budżet, powinien rozumieć, za co płaci. Jeśli wymaga wkładu własnego, wykaż go (np. 10% budżetu – napisz, z czego się złoży: wolontariat wyceniony X zł, środki finansowe własne Y zł, darowizny rzeczowe Z zł). Zawsze lepiej lekko niedoszacować wpływy z dotacji niż potem nie móc rozliczyć – więc budżetuj precyzyjnie. I nie zapomnij o ewentualnych podatkach (czy kwoty brutto, czy netto – to zależy od Twojego statusu VAT i zasad konkursu).
- Zadbaj o wymagane załączniki i dokumenty: Wcześniej wspomniane odpisy KRS, statuty, umowy partnerstwa – przygotuj je z wyprzedzeniem. Sprawdź, czy stowarzyszenie ma aktualne sprawozdania finansowe i merytoryczne (w niektórych konkursach trzeba je dołączyć lub przynajmniej podać informacje z nich). Upewnij się, że osoby podpisujące wniosek mają do tego umocowanie (zgodnie z KRS – najczęściej prezes lub inny członek zarządu zgodnie ze sposobem reprezentacji). Coraz częściej wnioski składa się online, więc warto posiadać profil zaufany ePUAP lub podpis kwalifikowany – tym podpisem finalnie podpiszesz elektroniczny formularz.
- Napisz wniosek językiem zrozumiałym i przekonującym: Unikaj zbyt wielu ogólników i frazesów. Lepiej podać konkret (np. „W naszej gminie mieszka 150 seniorów powyżej 70 r.ż., z czego 30% deklaruje, że czuje się samotna – ankieta OPS 2023. Projekt zakłada utworzenie klubu seniora, który zwiększy ich aktywność i integrację.”) niż pisać „Seniorzy są bardzo samotni i projekt im pomoże”. Pokaż, że znasz lokalne realia – np. poprzyj dane liczbami lub krótkim opisem problemu. Wskazanie doświadczenia stowarzyszenia też jest ważne: pochwalcie się, co dotąd zrobiliście (nawet wolontariacko czy na małą skalę) – to buduje wiarygodność, że dacie radę projektowi. Pisz jasno, trzymaj się logiki (problem -> rozwiązanie -> korzyści). Dobrze jest, gdy czytelnik wniosku czuje entuzjazm i profesjonalizm – że dla Was ten projekt to ważna misja, a zarazem macie kompetencje by go rozliczyć. Oczywiście unikaj błędów ortograficznych, chaosu – wniosek to wizytówka organizacji. Poproś kogoś z zespołu lub zaprzyjaźnionego o przeczytanie na świeżo i feedback – czasem my możemy być nieobiektywni po długim pisaniu.
- Pilnuj terminów i formalności przy złożeniu: Nawet najlepszy wniosek przepadnie, jeśli zostanie złożony po terminie lub nie we właściwy sposób. Dlatego upewnij się, do kiedy jest deadline (czy np. do godz. 16:00 konkretnego dnia, czy do 23:59 – bywa różnie). Jeśli wymagane jest złożenie przez jakiś generator, zarejestruj się tam wcześniej i przetestuj jak działa. Nie zostawiaj wysyłania na ostatnią chwilę – serwery czasem się zawieszają od ruchu tuż przed terminem. Po złożeniu zachowaj potwierdzenie (zrzut ekranu, e-mail z systemu itp.). Jeśli konkurs wymaga wersji papierowej, wyślij pocztą poleconą z potwierdzeniem nadania (i data stempla musi być do terminu) albo złóż osobiście z pieczątką wpływu. Dopilnuj, by komplet załączników był dołączony, a podpisy złożone tam, gdzie trzeba.
- Bądź gotów na ewentualne poprawki lub dodatkowe informacje: Czasem organizator prosi o uzupełnienie braków formalnych po złożeniu (np. brakujący podpis, oczywista omyłka). Jeśli dostaniesz taką prośbę – reaguj od razu, masz zwykle tylko parę dni na dosłanie/poprawę. Po zakończeniu naboru warto też śledzić ogłoszenia o wynikach. Jeśli się uda – gratulacje, zaczyna się ciężka praca nad projektem! Jeśli nie – nie zrażaj się. Konkurencja jest wszędzie spora i wiele dobrych projektów odpada. W miarę możliwości postaraj się zdobyć informację zwrotną, dlaczego się nie udało. Czasem organizator publikuje listy rankingowe z punktacją lub nawet protokół z uwagami – przeanalizuj to. Może zabrakło punktów za doświadczenie (zachęta, by następnym razem mieć partnera z większym). Może słabo opisaliście rezultaty lub budżet był za mało przekonujący. Wyciągnij wnioski i próbuj ponownie – poprawiony pomysł możesz zgłosić do innego konkursu.
- Przygotuj organizację na realizację (jeśli dotację zdobędziecie): Warto już na etapie planowania wiedzieć, jak będziecie realizować projekt organizacyjnie. Czy macie ludzi do zarządzania finansami? Czy zarząd stowarzyszenia jest świadomy zobowiązań (np. umowa dotacji to odpowiedzialność za środki publiczne)? Czy macie konto bankowe stowarzyszenia (koniecznie, jeżeli nie, załóżcie – bo dotacji nie można przelać na prywatne konto członka)? Jak będziecie prowadzić księgowość projektu – we własnym zakresie czy zlecicie? Lepiej pomyśleć o tym zawczasu, żeby potem start nie był chaotyczny. Jeśli projekt wymaga jakichś pozwoleń (np. zgłoszenie zgromadzenia publicznego, pozwolenie kuratorium na działania w szkołach) – zorientuj się, ile to trwa, by urealnić harmonogram.
Kilka porad końcowych – pierwsze wnioski
- Zaczynaj od mniejszych grantów, jeśli dopiero startujesz. Jeśli Wasze stowarzyszenie istnieje krótko i nie ma jeszcze dokonań, lepiej na początek aplikować o małe kwoty lokalnie niż od razu pisać wniosek o 100 tys. na poziom krajowy. Małe sukcesy zbudują doświadczenie i portfolio.
- Buduj relacje w sektorze. Uczestnicz w szkoleniach dla NGO (wiele jest darmowych), poznawaj ludzi z innych organizacji. Często cenne wskazówki o grantach i konkursach przechodzą drogą nieformalną – ktoś Ci powie „ej, słyszałeś o tym programie? spróbujcie”.
- Profesjonalizuj się stopniowo. Gdy zaczną spływać dotacje, rośnie biurokracja – pomyśl o przeszkoleniu kogoś z księgowości NGO, o programie do księgowania projektów, o procedurach wewnętrznych. Im lepiej uporządkowane zaplecze, tym łatwiej pisać wnioski (bo np. masz gotowe opisy organizacji, CV kadry, bazę pomysłów).
- Nie zrażaj się porażkami. W świecie grantów nawet doświadczeni graczy mają skuteczność na poziomie 20-50%. To znaczy, że kilka na 10 złożonych wniosków wygrywa, a reszta odpada z różnych przyczyn. Trzeba to wkalkulować i próbować dalej. Ucz się i udoskonalaj projekty – często po poprawkach i złożeniu do innego programu udaje się zdobyć finansowanie za drugim czy trzecim razem.
