Czy da się założyć fundację lub stowarzyszenie on-line? Poradnik na 2025

W dobie cyfryzacji coraz więcej usług administracyjnych przenosi się do internetu, co pozwala obywatelom załatwiać sprawy urzędowe szybciej i wygodniej. Jednak w przypadku założenia fundacji czy stowarzyszenia – mimo szeregu ułatwień – procedura nadal wymaga przynajmniej częściowego kontaktu z urzędami w formie tradycyjnej. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jak w 2025 roku wygląda proces rejestracji nowej organizacji pozarządowej i co da się zrobić on-line, a co wciąż wymaga osobistej wizyty.

Co można zrobić on-line?

W polskim prawie kluczowy jest wymóg aktu notarialnego przy tworzeniu fundacji (oświadczenie o ustanowieniu fundacji sporządzane przez notariusza). Natomiast w przypadku stowarzyszenia:

1. Akt notarialny (wymagany):
   • Nadal musisz udać się do notariusza (osobiście bądź reprezentując współfundatorów). Notariusz sporządza akt założycielski i statut.
   • Po otrzymaniu wypisu aktu notarialnego masz wersję papierową, ale notariusz może również udostępnić wypis w formie elektronicznej (z podpisem kwalifikowanym).
2. Wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS):
   • Możliwy jest do złożenia poprzez Portal Rejestrów Sądowych lub system S24, o ile posiadasz podpis kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP.
   • Załączniki (m.in. statut, akt notarialny) w formacie PDF z e-podpisem mogą być dołączane do wniosku.
3. NIP i REGON:
   • System „Jedno Okienko” w większości przypadków automatycznie przesyła dane do urzędu skarbowego i GUS. Jeśli tak się nie stanie, możesz przez ePUAP dosłać zgłoszenia uzupełniające.

Zatem – proces zakładania fundacji w 2025 roku jest mieszany: trzeba stawić się u notariusza, ale rejestrację w KRS i dalsze formalności (NIP, REGON) można w dużej mierze załatwić on-line.

Proces zakładania stowarzyszenia – czy da się w pełni on-line?

1. Zebranie założycielskie:
   • Ustawa o stowarzyszeniach wymaga co najmniej siedmiu osób fizycznych w przypadku stowarzyszenia rejestrowego. Teoretycznie można próbować zebrać podpisy członków w sposób zdalny (np. kwalifikowane e-podpisy), jednak w praktyce najczęściej odbywa się to w formie klasycznego spotkania (lub hybrydowego, jeśli statuty i przepisy wewnętrzne to umożliwiają).
2. Protokół z zebrania i podpisy członków:
   • Wymagane jest protokołowanie uchwały o powołaniu stowarzyszenia oraz uchwaleniu statutu. Jeśli wszyscy członkowie mają profil zaufany lub podpis kwalifikowany, można sporządzić dokument elektronicznie.
3. Wniosek do KRS:
   • Podobnie jak w przypadku fundacji, możesz składać wniosek (KRS-W20 + załączniki) on-line, przy zachowaniu podpisów elektronicznych.

Wnioski: Pełna rejestracja stowarzyszenia bez żadnego spotkania jest trudna, jednak część dokumentów (np. protokoły, listy założycieli) można przygotować we współpracy on-line i ostatecznie przesłać do KRS cyfrowo.

Narzędzia ułatwiające proces rejestracji on-line

1. Profil zaufany (ePUAP)
   • Umożliwia podpisywanie wniosków do KRS, urzędu skarbowego i GUS, co eliminuje papierową korespondencję.
2. Podpis kwalifikowany
   • Droższy i wymagający zakupu certyfikatu, ale daje najwyższy poziom bezpieczeństwa i jest uznawany przez wszystkie instytucje.
3. System S24 lub Portal Rejestrów Sądowych (PRS)
   • Oferuje możliwość składania wniosków do KRS (np. KRS-W20, KRS-W21) razem z załącznikami w formie PDF.

Po rejestracji: co dalej?

1. Uzyskanie wpisu w KRS – Organizacja uzyskuje osobowość prawną.
2. Weryfikacja NIP i REGON – Sprawdzenie, czy nastąpiła automatyczna rejestracja przez Jedno Okienko.
3. Konto bankowe – Najlepiej w banku oferującym preferencyjne warunki dla NGO.
4. Działalność statutowa – Realizacja projektów, pozyskiwanie darowizn, organizacja wydarzeń.
5. Obowiązki sprawozdawcze – Deklaracja CIT-8 (nawet zerowa), coroczne sprawozdanie finansowe, ewentualnie sprawozdania merytoryczne.

Zestawienie: zalety i ograniczenia rejestracji on-line

Zalety

• Oszczędność czasu: Mniej wizyt w urzędach, brak konieczności wysyłania listów poleconych.
• Brak papierowych formularzy: Pliki PDF z podpisem elektronicznym to wygodne rozwiązanie.
• Łatwiejsze korygowanie błędów (korekta wniosku on-line).

Ograniczenia

• Akt notarialny w fundacji: Nadal wymaga wizyty u notariusza.
• Zebranie założycielskie w stowarzyszeniu: Wymaga podpisów co najmniej 7 założycieli, co w pełni zdalnie jest trudniejsze (konieczność kwalifikowanego e-podpisu lub spotkań hybrydowych).
• E-podpis lub profil zaufany: Wszyscy zaangażowani muszą posiadać odpowiednie narzędzia elektroniczne.

Podsumowanie

Czy da się założyć fundację lub stowarzyszenie on-line w 2025 roku? – W znacznym stopniu tak. Choć część procedur (zwłaszcza akt notarialny dla fundacji oraz zebranie założycielskie dla stowarzyszenia) wymaga obecności osobistej, to już sama rejestracja w Krajowym Rejestrze Sądowym i dalej w urzędzie skarbowym czy GUS może odbywać się zdalnie (poprzez system S24, ePUAP, podpis kwalifikowany). Warto więc przygotować się merytorycznie, skonsultować statut z ekspertem i sprawdzić narzędzia do e-podpisu, by proces założenia NGO był możliwie szybki i wygodny w cyfrowej rzeczywistości 2025 roku.