Jak prowadzić księgowość w fundacji lub stowarzyszeniu? Poradnik dla początkujących
Księgowość to jeden z fundamentów sprawnego funkcjonowania każdej organizacji pozarządowej. Zarówno fundacje, jak i stowarzyszenia zobowiązane są do przejrzystego rozliczania przychodów i kosztów, zwłaszcza gdy korzystają z dotacji publicznych czy darowizn. Poniższy poradnik kierujemy do osób rozpoczynających swoją przygodę z księgowością w NGO, omawiając najważniejsze zasady i systemy księgowe.
Krok 1: Wybór formy księgowości
W zależności od wysokości przychodów i rodzaju działalności, organizacja może prowadzić:
- Pełną księgowość – wymagane dla podmiotów przekraczających określony próg przychodów (aktualne limity określa ustawa o rachunkowości) lub np. dla fundacji prowadzącej działalność gospodarczą.
- Uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów (UEPiK) – możliwa dla organizacji, które spełniają warunki wymienione w odrębnych przepisach i nie prowadzą działalności gospodarczej na dużą skalę.
Aby sprawdzić, która forma jest właściwa, warto zapoznać się z ustawą o rachunkowości oraz poradnikami publikowanymi przez Ministerstwo Finansów i Portalu NGO.pl.
Krok 2: Dokumentacja finansowa – co jest niezbędne?
1. Faktury, rachunki, paragony
Każdy wydatek (np. zakup materiałów biurowych, opłata za wynajem sali) musi być udokumentowany i opisany, by można go było przypisać do konkretnego działania projektowego lub kosztu administracyjnego. W przypadku dotacji wymagane jest szczegółowe rozdzielenie kosztów kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych.
2. Umowy z wolontariuszami i pracownikami
Zarówno wynagrodzenie pracowników etatowych, jak i praca wolontariuszy (jako wkład osobowy) powinny być skrupulatnie rejestrowane. W fundacji lub stowarzyszeniu standardem jest zawieranie umów (zlecenie, o dzieło, wolontariat) i prowadzenie list obecności.
Krok 3: Systemy księgowe – przegląd narzędzi
Na rynku dostępne są liczne programy do obsługi NGO. Niektóre z nich oferują funkcje dedykowane do rozliczania projektów czy współpracy z wolontariuszami. Przykłady obejmują:
- ERP-y chmurowe (np. enova365, Comarch ERP Optima), często jednak zbyt rozbudowane dla małych organizacji,
- Aplikacje dla NGO (księgowość dedykowana stowarzyszeniom, np. systemy tworzone przez Fanimani.pl czy darowizny.pl),
- Darmowe arkusze kalkulacyjne (jeśli przychody są niewielkie i przepisy dopuszczają uproszczoną ewidencję).
Krok 4: Obowiązek sprawozdań i rozliczeń
Fundacje i stowarzyszenia zobowiązane są do składania corocznego sprawozdania finansowego. Dokument ten zawiera bilans, rachunek wyników oraz informację dodatkową. Dla organizacji objętych pełną księgowością to bardzo istotny obowiązek – opóźnienia czy błędy mogą skutkować odpowiedzialnością członków zarządu. W przypadku korzystania z dotacji publicznych warto również pamiętać o sprawozdaniach projektowych, które wymagają rzetelnego wykazania, jak wykorzystano środki.
Księgowość w NGO – obowiązek!
Księgowość w fundacji lub stowarzyszeniu wymaga staranności i znajomości przepisów, ale prawidłowe prowadzenie ewidencji finansowej to podstawa trwałości i reputacji NGO. Przy mniejszych przychodach można stosować uproszczone formy rozliczania, jednak wraz ze wzrostem skali działań zwykle konieczne jest przejście na pełną księgowość. Kluczowe jest też regularne monitorowanie zmian w prawie oraz edukacja członków zarządu i księgowych, aby prowadzić organizację w sposób transparentny i z poszanowaniem zasad.
