Rejestracja fundacji w Polsce to proces wymagający staranności i dokładności. Niestety, wiele osób popełnia błędy, które opóźniają lub uniemożliwiają skuteczne założenie organizacji. Poniżej przedstawiamy 10 najczęstszych błędów popełnianych podczas rejestracji fundacji oraz wskazówki, jak ich unikać.
1. Nieprecyzyjne określenie celów fundacji
Błąd: Cele fundacji sformułowane zbyt ogólnie lub niezgodnie z wymogami prawnymi.
Jak unikać: Cele fundacji powinny być jasno określone i zgodne z przepisami prawa. Powinny odnosić się do działań społecznie lub gospodarczo użytecznych, takich jak ochrona zdrowia, rozwój nauki czy kultura. Przed ich sformułowaniem warto zapoznać się z Ustawą o fundacjach oraz skonsultować się z prawnikiem.
2. Błędy w statucie fundacji
Błąd: Statut zawiera niekompletne lub sprzeczne zapisy.
Jak unikać: Statut jest kluczowym dokumentem fundacji, określającym jej strukturę i zasady działania. Powinien zawierać informacje o nazwie, siedzibie, celach, majątku, organach fundacji oraz sposobie reprezentacji. Warto skorzystać z wzorów statutów dostępnych online i dostosować je do specyfiki swojej organizacji.
3. Niewłaściwe przygotowanie aktu fundacyjnego
Błąd: Akt fundacyjny nie spełnia wymogów formalnych lub nie został sporządzony w formie aktu notarialnego.
Jak unikać: Akt fundacyjny musi być sporządzony w formie aktu notarialnego i zawierać m.in. oświadczenie o ustanowieniu fundacji, jej cele oraz wysokość funduszu założycielskiego. Przed jego sporządzeniem warto skonsultować się z notariuszem i upewnić się, że dokument spełnia wszystkie wymogi prawne.
4. Nieodpowiedni fundusz założycielski
Błąd: Fundusz założycielski jest niewystarczający do realizacji celów fundacji lub niezgodny z przepisami.
Jak unikać: Wysokość funduszu założycielskiego powinna być adekwatna do planowanej działalności fundacji. Jeśli fundacja zamierza prowadzić działalność gospodarczą, minimalny fundusz wynosi 1000 zł. Warto dokładnie zaplanować budżet i upewnić się, że fundusz pozwoli na realizację statutowych celów.
5. Brak wymaganych załączników do wniosku
Błąd: Wniosek o rejestrację w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) nie zawiera wszystkich wymaganych dokumentów.
Jak unikać: Do wniosku o rejestrację należy dołączyć m.in. akt fundacyjny, statut, oświadczenia członków zarządu o zgodzie na pełnienie funkcji oraz ich adresy do doręczeń. Przed złożeniem wniosku warto skorzystać z listy kontrolnej wymaganych dokumentów dostępnej na stronach rządowych.
6. Błędy w formularzach rejestracyjnych
Błąd: Formularze rejestracyjne zawierają błędy formalne, takie jak nieczytelne pismo czy niewłaściwe dane.
Jak unikać: Formularze należy wypełniać czytelnie, najlepiej komputerowo lub drukowanymi literami. Warto dokładnie sprawdzić wszystkie dane przed złożeniem wniosku i upewnić się, że są one zgodne z dokumentami załączonymi do wniosku.
7. Nieuregulowane kwestie podatkowe
Błąd: Brak zgłoszenia fundacji do urzędu skarbowego lub nieuzyskanie numeru NIP.
Jak unikać: Po rejestracji w KRS fundacja powinna uzyskać numer NIP oraz zgłosić się jako podatnik VAT, jeśli planuje prowadzić działalność gospodarczą. Warto skonsultować się z doradcą podatkowym w celu prawidłowego wypełnienia obowiązków podatkowych.
8. Nieprawidłowe zgłoszenie do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)
Błąd: Brak zgłoszenia fundacji do CRBR lub podanie nieprawidłowych danych.
Jak unikać: Fundacja ma obowiązek zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych do CRBR w terminie 7 dni od rejestracji w KRS. Należy upewnić się, że dane są aktualne i zgodne z rzeczywistością.
9. Brak konta bankowego
Błąd: Fundacja nie posiada odrębnego konta bankowego do prowadzenia działalności.
Jak unikać: Posiadanie konta bankowego jest niezbędne do prowadzenia operacji finansowych fundacji. Warto wybrać bank oferujący korzystne warunki dla organizacji pozarządowych i założyć konto zaraz po rejestracji w KRS.
10. Nieznajomość obowiązków sprawozdawczych
Błąd: Fundacja nie składa wymaganych sprawozdań finansowych i merytorycznych.
Jak unikać:
Każda fundacja musi co roku składać sprawozdania do odpowiedniego organu nadzorczego, np. ministerstwa właściwego dla jej działalności lub Krajowego Rejestru Sądowego. Sprawozdania obejmują:
- Sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek wyników itp.).
- Sprawozdanie merytoryczne z działalności.
Fundacja zarejestrowana jako Organizacja Pożytku Publicznego (OPP) ma dodatkowe obowiązki sprawozdawcze. Szczegółowe informacje można znaleźć w artykule Jak przygotować sprawozdanie dla fundacji?.
Baza przydatnych linków
- Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) – rejestracja fundacji i dostęp do formularzy.
- Poradnik NGO: Jak założyć fundację – przewodnik po procesie zakładania fundacji.
- Lista formularzy do rejestracji fundacji – wzory dokumentów do pobrania.
- Ustawa o fundacjach – podstawy prawne dotyczące fundacji.
- Fundacje a obowiązki podatkowe – poradnik dla NGO.
- Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) – zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych.
